Χρήση λιστών επαναλαμβανόμενων εργασιών

Σε αυτό το άρθρο 

Επισκόπηση

Ορισμός λίστας εργασιών ως περιοδικής

Δημοσίευση περιοδικής λίστας εργασιών

Επαναπρογραμματισμός μιας εμφάνισης

Παράλειψη εμφάνισης

Επεξεργασία περιοδικότητας για μια σειρά λίστας εργασιών

Ακύρωση περιοδικότητας για μια σειρά λίστας εργασιών

Κατάργηση δημοσίευσης μιας σειράς λίστας εργασιών

Κατάργηση δημοσίευσης λίστας σε μια σειρά λίστας εργασιών

Επισκόπηση

Η δημοσίευση μιας περιοδικής λίστας εργασιών είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εργαστείτε με εργασίες ρουτίνας που πρέπει να ολοκληρωθούν. Ακολουθεί μια επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του.

• Μπορείτε να προσθέσετε περιοδικότητα σε μια τυπική λίστα εργασιών στην περιοχή Πρόχειρα , ορίζοντας τις ρυθμίσεις περιοδικότητας και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Αυτό αλλάζει τη λίστα από μια εφάπαξ λίστα εργασιών σε μια σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών. Όταν είστε έτοιμοι, μπορείτε να δημοσιεύσετε τη σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών.

• Όταν δημοσιευτεί, η πρώτη εμφάνιση της περιοδικής σειράς εμφανίζεται στην περιοχή Προγραμματισμένη μέχρι τη στιγμή της δημοσίευσής της. Όταν δημοσιεύεται μια προγραμματισμένη εμφάνιση, δημιουργείται αυτόματα η επόμενη εμφάνιση.

• Όταν δημιουργείται μια νέα εμφάνιση, οι προθεσμίες των εργασιών ενημερώνονται αυτόματα με βάση το πόσο μακριά βρίσκονται μετά την ημερομηνία έναρξης της σειράς που επιλέξατε. Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι δημιουργήσατε μια μηνιαία σειρά επαναλαμβανόμενων την 15η ημέρα κάθε μήνα. Εάν επιλέξετε μια ημερομηνία έναρξης σειράς της 15ης Ιανουαρίου και συμπεριλάβετε μια εργασία με παράδοση στις 17 Ιανουαρίου, η δεύτερη εμφάνιση που έχει προγραμματιστεί για τις 15 Φεβρουαρίου έχει επίσης απόκλιση δύο ημερών. Η εργασία θα λήξει στις 17 Φεβρουαρίου. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία λίστας εργασιών ως περιοδικής σε αυτό το άρθρο.

• Μετά τη δημοσίευση της πρώτης εμφάνισης της σειράς, η σειρά λίστας εργασιών εμφανίζεται στην περιοχή Δημοσίευση. Μπορείτε να την αναπτύξετε για να εμφανίσετε όλες τις δημοσιευμένες εμφανίσεις της λίστας εργασιών.

• Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εργασίες της σειράς ή μια προγραμματισμένη εμφάνιση. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις εργασίες σε μια δημοσιευμένη εμφάνιση της σειράς λίστας εργασιών.

• (Σύντομα διαθέσιμο) Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ομάδες παραληπτών για τη σειρά ή μια προγραμματισμένη εμφάνιση. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ομάδες παραληπτών για μια εμφάνιση που έχει ήδη δημοσιευτεί.

• Για να κάνετε αλλαγές στις εργασίες ή τους παραλήπτες μιας σειράς όπου η πρώτη εμφάνιση δεν έχει δημοσιευτεί ακόμα, μπορείτε να ακυρώσετε τη σειρά. Εάν δεν έχουν δημοσιευτεί ακόμη εμφανίσεις, η σειρά θα επιστρέψει στα Πρόχειρα.

• Μπορείτε να δείτε αναφορές για εμφανίσεις λίστας εργασιών μετά τη δημοσίευσή τους, όπως ακριβώς και με τις μη επαναλαμβανόμενες λίστες εργασιών.

• Μπορείτε επίσης να καταργήσετε τη δημοσίευση εμφανίσεων λίστας εργασιών ή της σειράς λίστας εργασιών όταν δεν είναι πλέον απαραίτητες ή εάν κάνετε κάποιο λάθος.

Ορισμός λίστας εργασιών ως περιοδικής

Εφαρμόστε ένα χρονικό διάστημα περιοδικότητας σε μια λίστα εργασιών με δυνατότητα δημοσίευσης, ώστε να δημοσιεύεται αυτόματα σε ένα επαναλαμβανόμενο χρονοδιάγραμμα, όπως ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια.

1. Στη σελίδα Δημοσίευση της εφαρμογής Planner, επιλέξτε μια λίστα στην περιοχή Πρόχειρα ή δημιουργήστε μια νέα λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δεν επαναλαμβάνεται.
   
   

2. Στο παράθυρο διαλόγου Περιοδικότητα λίστας , επιλέξτε τις ρυθμίσεις περιοδικότητας για τη λίστα.
   
   

   • Διάστημα περιοδικότητας. Από προεπιλογή, οι τιμές Ημέρα, Εβδομάδα και Μήνας έχουν ημερομηνία λήξης δύο ετών από την ημερομηνία έναρξης. Όλα τα χρονικά διαστήματα περιοδικότητας έχουν μέγιστη ημερομηνία λήξης πέντε ετών από την ημερομηνία έναρξης.

   • Δημοσίευση ώρας και ζώνης ώρας.

   • Ημερομηνίες έναρξης και λήξης. Οι εμφανίσεις δημοσιεύονται μόνο όταν πραγματοποιούνται την ημερομηνία έναρξης ή μετά την ημερομηνία έναρξης και την ή πριν από την ημερομηνία λήξης.

     Σημείωση: Συνιστάται να ορίσετε την ημερομηνία έναρξης στην ημερομηνία κατά την οποία θα δημοσιευτεί η πρώτη εμφάνιση. Εάν η ημερομηνία έναρξης της σειράς και η ημερομηνία δημοσίευσης της πρώτης εμφάνισης είναι διαφορετικές, οι αυτόματες προσαρμογές ημερομηνίας θα βασίζονται στην ημερομηνία έναρξης της σειράς.
     
     Για παράδειγμα, μια σειρά επαναλαμβάνεται τη δέκατη κάθε μήνα με ημερομηνία έναρξης την 1η Ιανουαρίου και περιέχει μια εργασία που αναμένεται στις 12 Ιανουαρίου. Σε αυτό το παράδειγμα, η εργασία θα πρέπει να λήγει 11 ημέρες μετά την ημερομηνία δημοσίευσης κάθε μελλοντικής εμφάνισης, αντί για δύο ημέρες μετά. Αυτό συμβαίνει επειδή οι αυτόματες προσαρμογές ημερομηνίας βασίζονται στην ημερομηνία έναρξης (1 Ιανουαρίου) και όχι στην ημερομηνία κατά την οποία θα δημοσιευτεί η πρώτη εμφάνιση (10 Ιανουαρίου). 
     
     Το σύστημα χρησιμοποιεί την ημερομηνία έναρξης για αυτόν τον υπολογισμό, επειδή είναι μια τιμή που ορίζετε απευθείας, παρέχοντάς σας πιο άμεσο έλεγχο στη συμπεριφορά της προθεσμίας. 

Δημοσίευση περιοδικής λίστας εργασιών

Όταν η λίστα εργασιών σας είναι έτοιμη για χρήση, δημοσιεύστε την στις ομάδες των οποίων τα μέλη θα εκτελέσουν την εργασία. 

1. Στην περιοχή Πρόχειρα, επιλέξτε την περιοδική λίστα εργασιών και, στη συνέχεια, στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε Δημοσίευση σειράς.

2. Επιλέξτε τις ομάδες που θα λάβουν τη λίστα εργασιών. 
   
   Η επιλογή αυτών των ομάδων λειτουργεί το ίδιο για επαναλαμβανόμενες λίστες και μη επαναλαμβανόμενες λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε ομάδες από μια ιεραρχία και να χρησιμοποιήσετε την κύρια λίστα teams ή/και τυχόν διαθέσιμα φίλτρα για να εντοπίσετε τις ομάδες που θα συμπεριληφθούν. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποστείλετε μια προσαρμοσμένη λίστα ομάδων.

3. Επιλέξτε εάν θέλετε να ειδοποιηθούν οι ομάδες παραληπτών.

4. Επιλέξτε Επόμενο και, στη συνέχεια, εξετάστε το σχέδιο δημοσίευσής σας. Για να κάνετε αλλαγές, επιλέξτε Πίσω.

5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έτοιμα, όλα φαίνονται εντάξει εδώ και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημοσίευση. 
   
   Η προετοιμασία της λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών μπορεί να διαρκέσει αρκετό χρόνο. Ενδέχεται να δείτε ένα μήνυμα που αναφέρει ότι η λίστα εργασιών προγραμματίζεται.

6. Θα δείτε τη λίστα εργασιών να εμφανίζεται στην περιοχή Προγραμματισμένη όταν ολοκληρωθεί η ενέργεια. Η επόμενη εμφάνιση της περιοδικής λίστας εμφανίζεται στην περιοχή Προγραμματισμένη και θα δημοσιευτεί στην προγραμματισμένη ημερομηνία και ώρα.

   Σημαντικό: Εάν εμφανιστούν εικονίδια ειδοποίησης, επιλέξτε Προβολή λεπτομερειών για να βοηθήσετε στην επίλυση των προβλημάτων.

   
   
   Μετά τη δημοσίευση της πρώτης εμφάνισης, θα δείτε επίσης τη λίστα εργασιών να εμφανίζεται στην περιοχή Δημοσίευση, όπου αντιπροσωπεύει τη σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών. Μπορείτε να το αναπτύξετε για να προβάλετε τις δημοσιευμένες εμφανίσεις της σειράς. Κατά τη δημοσίευση μιας εμφάνισης, δημιουργείται η επόμενη εμφάνιση της σειράς στην περιοχή Προγραμματισμένη.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημοσίευση λιστών εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Δημοσίευση λίστας εργασιών.

Επαναπρογραμματισμός μιας εμφάνισης

Μπορείτε να επαναπρογραμματισμό της επερχόμενης εμφάνισης μιας περιοδικής λίστας εργασιών. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να το κάνετε εάν η επόμενη ημερομηνία δημοσίευσης πέσει σε εταιρική αργία. 

Μπορείτε να επαναπρογραμματίσετε οποιαδήποτε στιγμή μέχρι την ημερομηνία της επόμενης προγραμματισμένης εμφάνισης.

1. Στην περιοχή Προγραμματισμένη, μεταβείτε στη λίστα εργασιών που θέλετε να επαναπρογραμματίσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Επεξεργασία εμφάνισης.
   
   

2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού χρονικού διαστήματος περιοδικότητας (για παράδειγμα, Κάθε Δευτέρα) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επαναπρογραμματισμός αυτής της εμφάνισης.
   
   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Επαναπρογραμματισμός αυτής της εμφάνισης , επιλέξτε μια νέα ημερομηνία δημοσίευσης, ώρα δημοσίευσης ή/και ζώνη ώρας, ανάλογα με τις ανάγκες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

Παράλειψη εμφάνισης

Μπορείτε να παραλείψετε μια επερχόμενη εμφάνιση μιας περιοδικής λίστας εργασιών. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να το κάνετε εάν όλο το προσωπικό είναι εκτός εργασίας, επειδή η επόμενη ημερομηνία δημοσίευσης βρίσκεται σε εταιρική αργία.

1. Στην περιοχή Προγραμματισμένη, μεταβείτε στη λίστα εργασιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Επεξεργασία εμφάνισης.

2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού χρονικού διαστήματος περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Παράλειψη αυτής της εμφάνισης.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Παράλειψη εμφάνισης , εξετάστε τις πληροφορίες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Παράλειψη εμφάνισης.
   
   Η εμφάνιση που παραλείφθηκε δεν εμφανίζεται πλέον στην περιοχή Προγραμματισμένη και δεν θα δημοσιευτεί.

Επεξεργασία περιοδικότητας για μια σειρά λίστας εργασιών

Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρονικό διάστημα περιοδικότητας ή οποιεσδήποτε άλλες ρυθμίσεις περιοδικότητας, επεξεργαστείτε την περιοδικότητα για τη σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών. Οι αλλαγές εφαρμόζονται στην επόμενη εμφάνιση και σε όλες τις μελλοντικές εμφανίσεις.

1. Εάν τουλάχιστον μία εμφάνιση έχει ήδη δημοσιευτεί, βρείτε τη σειρά λίστας εργασιών στην περιοχή Δημοσίευση, επιλέξτε τη σειρά λίστας εργασιών που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Επεξεργασία σειράς. Φροντίστε να επιλέξετε τη σειρά αντί για μία από τις δημοσιευμένες εμφανίσεις της σειράς.
   
   

2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού χρονικού διαστήματος περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία περιοδικότητας.
   
   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Περιοδικότητα λίστας, κάντε τις αλλαγές που θέλετε για τη σειρά λίστας εργασιών.

4. Ελέγξτε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση. Όταν δημοσιευτεί η λίστα, οι αλλαγές εφαρμόζονται σε όλες τις μελλοντικές εμφανίσεις της περιοδικής λίστας εργασιών.

Ακύρωση περιοδικότητας για μια σειρά λίστας εργασιών

Όταν δεν θέλετε πλέον να συνεχίζεται η δημοσίευση μιας σειράς περιοδικών λών εργασιών, μπορείτε να διακόψετε (ακυρώσετε) την περιοδικότητα.  Όλες οι μελλοντικές εμφανίσεις της λίστας εργασιών δεν θα δημοσιευτούν.

1. Στην περιοχή Δημοσίευση, μεταβείτε στη σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Επεξεργασία σειράς.

2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού χρονικού διαστήματος περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ακύρωση σειράς.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Ακύρωση σειράς, βεβαιωθείτε ότι θέλετε να ακυρώσετε τη σειρά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ναι.

• Η επόμενη προγραμματισμένη εμφάνιση και όλες οι μελλοντικές εμφανίσεις δεν εμφανίζονται πλέον στην περιοχή Προγραμματισμένη.

• Το υπάρχον πρότυπο λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών και οι αντίστοιχες δημοσιευμένες εμφανίσεις του εξακολουθούν να παρατίθενται στην περιοχή Δημοσίευση και είναι διαθέσιμα για δημιουργία αναφορών.

• Εάν δεν έχουν δημοσιευτεί ακόμα λίστες για τη σειρά, θα δείτε τη σειρά λίστας επαναλαμβανόμενων εργασιών στην περιοχή Πρόχειρα.

Κατάργηση δημοσίευσης μιας σειράς λίστας εργασιών

Μπορεί να θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας σειράς λίστας εργασιών για να καταργήσετε εργασίες που δεν είναι πλέον απαραίτητες ή για να διορθώσετε ένα λάθος κατά την αποστολή της σειράς. Σε περίπτωση λάθους, έχετε υπόψη ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εργασίες σε μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών ή σε μια δημοσιευμένη λίστα εργασιών, συμπεριλαμβανομένων εμφανίσεων λίστας εργασιών που δημοσιεύονται ως μέρος μιας περιοδικής σειράς. Εάν χρειάζεται να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας λίστας εργασιών λόγω λάθους, είναι καλύτερα να το κάνετε το συντομότερο δυνατό για να μειώσετε την ανάθεση και την ολοκλήρωση των εργασιών που έχουν εξαλειφθεί.

Εάν θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας σειράς λίστας εργασιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. Η σειρά λίστας εργασιών και όλες οι λίστες της θα μετακινηθούν στην ενότητα Μη δημοσιευμένη και μπορούν να αναπαραχθούν, αλλά δεν είναι δυνατή η αναδημοσίευσή τους.  

1. Στην περιοχή Δημοσίευση, δίπλα στη σειρά λίστας εργασιών που θέλετε να καταργήσετε, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Κατάργηση δημοσίευσης σειράς.

2. Επιβεβαιώστε ότι θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση της σειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση δημοσίευσης σειράς.

3. Αφού εμφανιστούν οι σειρές λίστας και οι συσχετισμένες λίστες στην περιοχή Μη δημοσιευμένες, μπορείτε να τις διαγράψετε ή να τις αντιγράψετε, να επεξεργαστείτε το αντίγραφο και να δημοσιεύσετε το επεξεργασμένο αντίγραφο.  

Κατάργηση δημοσίευσης λίστας σε μια σειρά λίστας εργασιών

Μπορεί να θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας συγκεκριμένης εμφάνισης λίστας εργασιών σε μια σειρά λίστας εργασιών για να καταργήσετε εργασίες που δεν είναι πλέον απαραίτητες ή για να διορθώσετε ένα λάθος κατά την αποστολή της λίστας εργασιών. Σε περίπτωση λάθους, έχετε υπόψη ότι μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εργασίες σε μια δημοσιευμένη λίστα εργασιών, συμπεριλαμβανομένης μιας εμφάνισης λίστας εργασιών που δημοσιεύεται ως μέρος μιας περιοδικής σειράς. Εάν χρειάζεται να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας λίστας εργασιών λόγω λάθους, είναι καλύτερα να το κάνετε το συντομότερο δυνατό για να μειώσετε την ανάθεση και την ολοκλήρωση των εργασιών που έχουν εξαλειφθεί.

Εάν θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση μιας λίστας σε μια σειρά λίστας εργασιών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα. Η λίστα εργασιών θα μετακινηθεί στην ενότητα Μη δημοσιευμένη και μπορεί να αντιγραφεί, αλλά δεν είναι δυνατή η αναδημοσίευση.  

1. Στην περιοχή Δημοσίευση, αναπτύξτε τη σειρά λίστας εργασιών, μεταβείτε στη λίστα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Κατάργηση δημοσίευσης.

2. Επιβεβαιώστε ότι θέλετε να καταργήσετε τη δημοσίευση της λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάργηση δημοσίευσης.

3. Αφού εμφανιστεί η λίστα στην περιοχή Μη δημοσιευμένη, μπορείτε να τη διαγράψετε ή να την αντιγράψετε, να επεξεργαστείτε το αντίγραφο και να δημοσιεύσετε το επεξεργασμένο αντίγραφο.

Δείτε επίσης

Δημοσίευση λιστών εργασιών για τον ορισμό και την παρακολούθηση εργασιών στην εταιρεία σας

Ορισμός απαιτήσεων για την ολοκλήρωση μιας εργασίας σε μια λίστα εργασιών