Μια ηλεκτρονική αρχειοθήκη (που ονομάζεται επίσης γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης) είναι ένα σημείο όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μην καταλαμβάνουν χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας. Ένα γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης είναι ένα εξειδικευμένο γραμματοκιβώτιο που εμφανίζεται μαζί με τους κύριους φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας στο Outlook για Mac. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην αρχειοθήκη με τον ίδιο τρόπο που αποκτάτε πρόσβαση στα κύρια γραμματοκιβώτιά σας. Ο διαχειριστής ΙΤ ή Microsoft 365 σάς επιτρέπει να ενεργοποιήσετε το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης.
Εάν είστε διαχειριστής, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης στο κέντρο συμμόρφωσης για περισσότερες πληροφορίες.
Σημαντικό: Για να λειτουργεί το γραμματοκιβώτιο ηλεκτρονικής αρχειοθήκης με το νέο Outlook για Mac, το γραμματοκιβώτιό σας θα πρέπει να βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft365.
-
Για εύκολη ηλεκτρονική πρόσβαση, μπορείτε απλώς να σύρετε και να αποθέσετε μηνύματα από το κύριο γραμματοκιβώτιό σας στην αρχειοθήκη σας.
-
Για να μειώσετε το μέγεθος και να βελτιώσετε τις επιδόσεις του κύριου γραμματοκιβωτίου σας, μπορείτε να ορίσετε πολιτικές αρχειοθέτησης που μετακινούν αυτόματα τα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κύριο γραμματοκιβώτιο στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης.
-
Ο διαχειριστής ΙΤ ή Microsoft 365 ορίζει τις πολιτικές αρχειοθέτησης και διατήρησης. Οι πολιτικές αρχειοθέτησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα παραμονής των μηνυμάτων σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μετακίνησαν σε αρχειοθήκη. Οι πολιτικές διατήρησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα αποθηκεύονται τα μηνύματά σας. Παρόλο που οι διαχειριστές ορίζουν αυτές τις πολιτικές για ολόκληρο τον οργανισμό, μπορείτε να παρακάμψετε τις πολιτικές ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές διατήρησης και αρχειοθέτησης στο Outlook Web App.
Τρόπος πρόσβασης στην Ηλεκτρονική αρχειοθήκη με νέα Outlook για Mac
Εάν έχετε ένα λογαριασμό Microsoft 365 και ο διαχειριστής ΙΤ ή Microsoft 365 έχει ενεργοποιήσει το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για εσάς, ο φάκελος Ηλεκτρονική αρχειοθήκη θα εμφανιστεί στο παράθυρο φακέλων Outlook.
-
Ανοίξτε το νέο Outlook για Mac.
-
Στο παράθυρο φακέλων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, βρείτε και αναπτύξτε τον φάκελο Ηλεκτρονική αρχειοθήκη.
-
Εξερευνήστε τους φακέλους της Ηλεκτρονικής αρχειοθήκης.
Σημείωση: Προς το παρόν, η νέα Outlook για Mac υποστηρίζει μόνο τη λειτουργική μονάδα Αλληλογραφία. Εάν μετακινήσατε φακέλους, στοιχεία ημερολογίου, επαφές, εργασίες ή σημειώσεις στην αρχειοθήκη σας σε οποιαδήποτε άλλη έκδοση του Outlook, όπως Outlook για Windows, δεν θα μπορείτε να τα προβάλετε στο γραμματοκιβώτιο ηλεκτρονικής αρχειοθήκης χρησιμοποιώντας το νέο Outlook για Mac.
Γνωστά προβλήματα
-
Το πλήθος μη αναγνωσμένων δεν συγχρονίζεται μεταξύ των υπολογιστών-πελατών.
-
Δεν είναι δυνατή η επιτυχής αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την προσπάθεια για τις λειτουργίες Απάντηση, Απάντηση σε όλους ή Προώθηση.
