Μια ηλεκτρονική αρχειοθήκη (που ονομάζεται επίσης γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης) είναι ένα σημείο όπου μπορείτε να αποθηκεύετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μην καταλαμβάνουν χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας. Ένα γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης είναι ένα εξειδικευμένο γραμματοκιβώτιο που εμφανίζεται μαζί με τους κύριους φακέλους γραμματοκιβωτίου στο Outlook για Mac. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην αρχειοθήκη σας με τον ίδιο τρόπο που αποκτάτε πρόσβαση στα κύρια γραμματοκιβώτιά σας. Ο διαχειριστής IT ή Microsoft 365 ενεργοποιεί το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για εσάς.
Εάν είστε διαχειριστής, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίων αρχειοθέτησης στο κέντρο συμμόρφωσης για περισσότερες πληροφορίες.
Σημαντικό: Για να λειτουργήσει το ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης με Outlook για Mac, το γραμματοκιβώτιό σας θα πρέπει να βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft365.
-
Για εύκολη πρόσβαση στο Internet, μπορείτε απλώς να σύρετε και να αποθέσετε μηνύματα από το κύριο γραμματοκιβώτιο στην αρχειοθήκη σας.
-
Για να μειώσετε το μέγεθος και να βελτιώσετε τις επιδόσεις του κύριου γραμματοκιβωτίου σας, μπορείτε να ορίσετε πολιτικές αρχειοθέτησης που μετακινούν αυτόματα τα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κύριο γραμματοκιβώτιο στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης.
-
Ο διαχειριστής IT ή Microsoft 365 ορίζει τις πολιτικές αρχειοθέτησης και διατήρησης. Οι πολιτικές αρχειοθέτησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα παραμονής των μηνυμάτων σε έναν φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μετακίνησή τους σε αρχειοθήκη. Οι πολιτικές διατήρησης ελέγχουν το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα αποθηκεύονται τα μηνύματά σας. Παρόλο που οι διαχειριστές ορίζουν αυτές τις πολιτικές για ολόκληρο τον οργανισμό, μπορείτε να παρακάμψετε τις πολιτικές ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές διατήρησης και αρχειοθέτησης στο Outlook Web App.
Τρόπος πρόσβασης στην Ηλεκτρονική αρχειοθήκη στο Outlook για Mac
Εάν έχετε ένα λογαριασμό Microsoft 365 και ο διαχειριστής IT ή Microsoft 365 έχει ενεργοποιήσει το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης για εσάς, ο φάκελος Ηλεκτρονική αρχειοθήκη θα εμφανιστεί στο παράθυρο φακέλων του Outlook.
-
Ανοίξτε Outlook για Mac.
-
Στο παράθυρο φακέλων του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βρείτε και αναπτύξτε το φάκελο Ηλεκτρονική αρχειοθήκη .
-
Εξερευνήστε τους φακέλους ηλεκτρονικής αρχειοθήκης .
Σημείωση: Προς το παρόν, Outlook για Mac υποστηρίζει μόνο τη λειτουργική μονάδα Αλληλογραφία. Εάν μετακινήσατε φακέλους, στοιχεία ημερολογίου, επαφές, εργασίες ή σημειώσεις στην αρχειοθήκη σας σε οποιαδήποτε άλλη έκδοση του Outlook, όπως το Outlook για Windows, δεν θα μπορείτε να τα προβάλετε στο ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης χρησιμοποιώντας Outlook για Mac.
Γνωστά προβλήματα
-
Το πλήθος των μη αναγνωσμένων δεν συγχρονίζεται σε όλα τα προγράμματα-πελάτες.
-
Δεν είναι δυνατή η επιτυχής αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την προσπάθεια των λειτουργιών Απάντηση, Απάντηση σε όλους ή Προώθηση.