Χρήση τμήματος Web "Συνήθεις ερωτήσεις" στο SharePoint

Αυτό το άρθρο περιγράφει το τμήμα Web συνήθεις ερωτήσεις που παρέχεται από το Microsoft 365 Copilot (Δημόσια προεπισκόπηση), το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε συνήθεις ερωτήσεις στο SharePoint με την ισχύ του Microsoft 365 Copilot.

Επισκόπηση

Τι είναι το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" στο SharePoint;

Το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" είναι μια δυνατότητα που υποστηρίζεται από τεχνητή νοημοσύνη (AI) η οποία βοηθά τους κατόχους περιεχομένου του SharePoint να δημιουργούν και να διατηρούν ενημερωμένες ενότητες με συνήθεις ερωτήσεις στις σελίδες και τις ειδήσεις του SharePoint. Βοηθά τους συντάκτες σε όλο το ταξίδι της γενιάς, της επιμέλειας και της τελειοποίησης των συνήθων ερωτήσεων, αξιοποιώντας πηγές γείωσης (όπως Word, PowerPoint, PDF, Loop και συσκέψεις Teams) για τη δημιουργία σχετικών κατηγοριών, ερωτήσεων και απαντήσεων.

Σε υψηλό επίπεδο, η δυνατότητα λαμβάνει δομημένο και μη δομημένο περιεχόμενο ως είσοδο, εφαρμόζει επεξεργασία βάσει τεχνητής νοημοσύνης για την εξαγωγή και προτείνει χαρακτηριστικές καταχωρήσεις στις συνήθεις ερωτήσεις και παράγει οργανωμένες, κατηγοριοποιημένες ενότητες συνήθων ερωτημάτων ως αποτέλεσμα. Οι συντάκτες μπορούν να βελτιώσουν με μη αυτόματο τρόπο αυτές τις καταχωρήσεις, εξασφαλίζοντας υψηλής ποιότητας και αξιόπιστο περιεχόμενο.

Τι μπορεί να κάνει το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις";

Το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" προσφέρει διάφορες δυνατότητες:

AI-Assisted Δημιουργία συνήθων ερωτήσεων: Δημιουργεί αυτόματα κατηγορίες, ερωτήσεις και απαντήσεις με βάση επιλεγμένα αρχεία.
Επεξεργασία από άτομα σε Loop: Οι συντάκτες περιεχομένου μπορούν να αναθεωρήσουν, να επεξεργαστούν, να καταργήσουν και να αναδιατάσουν κατηγορίες, ερωτήσεις και απαντήσεις πριν από τη δημοσίευση της σελίδας.
Γείωση πολλαπλών πηγών: Υποστηρίζει πολλούς τύπους περιεχομένου (Word, PowerPoint, PDF, Loop και συσκέψεις Teams) για βελτίωση της ακρίβειας και της συνάφειας.
Επιλογές εμφάνισης με δυνατότητα ρύθμισης: Υποστηρίζει διαφορετικές διατάξεις (Chevron, Plus/Minus) και επιτρέπει στους χρήστες να προσαρμόσουν τη συμπεριφορά επέκτασης.

Ποιες είναι οι απαιτήσεις άδειας χρήσης του Copilot για αυτήν τη δυνατότητα;

- Θεατές: Δεν απαιτείται άδεια χρήσης Copilot.

- Δημιουργοί & Επιμελητές: Μια άδεια χρήσης Του Microsoft 365 Copilot που απαιτείται για τη δημιουργία και την επεξεργασία τμήματος Web συνήθων ερωτημάτων.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς αυτή η νέα εμπειρία απλοποιεί και βελτιώνει τη δημιουργία συνήθων ερωτημάτων στο SharePoint.

Τι είναι οι προβλεπόμενες χρήσεις του Τμήματος Web συνήθεις ερωτήσεις;

Το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τους οργανισμούς να δημιουργούν εύκολα ακριβείς και προσβάσιμες ενότητες με συνήθεις ερωτήσεις στις σελίδες τους στο SharePoint.

Στις βασικές περιπτώσεις χρήσης περιλαμβάνονται οι εξής:

Συμβάν - Για παράδειγμα: Λεπτομέρειες συμβάντος, χρονοδιαγράμματα και υλικοτεχνική υποστήριξη

Σύνοψη λεπτομερειών συμβάντος για επερχόμενες διασκέψεις, εκπαιδευτικά προγράμματα ή συσκέψεις σε ολόκληρη την εταιρεία.
Παράσχετε χρονοδιαγράμματα, βιογραφικά ομιλητή, επισκοπήσεις περιόδων λειτουργίας και πληροφορίες υλικοτεχνικής υποστήριξης για τους συμμετέχοντες.
Επιλύστε συνήθεις ερωτήσεις συμμετεχόντων πριν από την εκδήλωση για να μειώσετε τα επαναλαμβανόμενα ερωτήματα.

Προϊόν - Για παράδειγμα: Ανακοινώσεις προϊόντων, ενημερώσεις δυνατοτήτων και οδηγοί χρήστη

Δημιουργήστε συνήθεις ερωτήσεις για την κυκλοφορία των προϊόντων απευθείας από τα ενημερωτικά καταστρώματα, τις σημειώσεις έκδοσης ή την τεχνική τεκμηρίωση.
Υποστήριξη εσωτερικής ενεργοποίησης πωλήσεων ή πυλών πελατών με ενημερωμένες πληροφορίες προϊόντος.
Δημιουργήστε οδηγούς δυνατοτήτων και συνήθεις ερωτήσεις αντιμετώπισης προβλημάτων για τη βελτίωση της υιοθέτησης από τους χρήστες και τη μείωση των δελτίων υποστήριξης.

Πολιτική - Για παράδειγμα: HR, IT, συμμόρφωση και τυπικές πολιτικές λειτουργίας

Δημιουργήστε συνήθεις ερωτήσεις πολιτικής ανθρώπινου δυναμικού για θέματα όπως η άδεια, τα πλεονεκτήματα, η προσθήκη λογαριασμών και η υβριδική εργασία.
Δημιουργήστε συνήθεις ερωτήσεις αυτοεξυπηρέτησης IT για να καθοδηγήσετε τους υπαλλήλους σχετικά με την εγκατάσταση λογισμικού, τα πρωτόκολλα ασφαλείας και την αντιμετώπιση προβλημάτων συσκευών.
Διαδικασίες συμμόρφωσης εγγράφων, εταιρικές πολιτικές και λειτουργικές οδηγίες για τη διασφάλιση της συνέπειας.

Προσθήκη τμήματος Web "Συνήθεις ερωτήσεις" σε μια σελίδα του SharePoint

Βήμα 1: Εισαγωγή τμήματος Web συνήθεις ερωτήσεις

Ανοίξτε την Εργαλειοθήκη σε καμβά ή στο Παράθυρο περιεχομένου.
Κάντε αναζήτηση για "Συνήθεις ερωτήσεις" στην κατηγορία AI.
Κάντε κλικ για να προσθέσετε το τμήμα Web Συνήθεις ερωτήσεις στη σελίδα σας.

Συνήθεις ερωτήσεις 1

Βήμα 2: Ρύθμιση τμήματος Web συνήθων ερωτημάτων

Αφού προστεθεί το τμήμα Web συνήθεις ερωτήσεις, ρυθμίστε τις παραμέτρους του χρησιμοποιώντας το Παράθυρο περιεχομένου:

Επιλέξτε Τα αρχεία προέλευσης - Κάντε κλικ στο 'Add+' για να επιλέξετε τα αρχεία γείωσης. Μπορείτε να επιλέξετε πολλά αρχεία (υποστηριζόμενοι τύποι: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Σύσκεψη). Περισσότεροι τύποι αρχείων θα υποστηρίζονται στο μέλλον.

Επιλέξτε το στοιχείο Σκοπός των Συνήθων ερωτήσεις - Επιλέξτε τον πιο σχετικό τύπο συνήθων συνήθων ερωτήσεις από τις παρακάτω επιλογές:

Συμβάν – για συνήθεις ερωτήσεις που σχετίζονται με λεπτομέρειες συμβάντων, χρονοδιαγράμματα, υλικοτεχνική υποστήριξη κ.λπ.
Προϊόν – για ανακοινώσεις προϊόντων, ενημερώσεις δυνατοτήτων, οδηγούς χρήστη κ.λπ.
Πολιτική – για τις πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού, IT, συμμόρφωσης και τις τυπικές πολιτικές λειτουργίας κ.λπ.
Άλλα – για τυχόν άλλους τύπους συνήθων ερωτημάτων.

(Προαιρετικό) Παροχή πρόσθετων λεπτομερειών - Προσθέστε οποιονδήποτε σκοπό, ακροατήριο προορισμού ή βασικές λεπτομέρειες στο παρεχόμενο πεδίο. Αυτό βοηθά την τεχνητή νοημοσύνη να κατανοήσει καλύτερα και να δημιουργήσει σχετικές συνήθεις ερωτήσεις που ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας.

Δημιουργία των συνήθων ερωτήσεών σας - Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση, κάντε κλικ στο κουμπί "Έναρξη" για να δημιουργήσετε το περιεχόμενο με τις Συνήθεις ερωτήσεις.

Συνήθεις ερωτήσεις 2

Βήμα 3: Περιορισμός και οργάνωση κατηγοριών

Όταν το AI δημιουργήσει τις αρχικές κατηγορίες με συνήθεις ερωτήσεις στον καμβά, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Περιορίστε με μη αυτόματο τρόπο τις κατηγορίες ώστε να ευθυγραμμίζονται καλύτερα με το περιεχόμενό σας.
Προσθέστε νέες κατηγορίες, εάν χρειάζεται.
Καταργήστε ανεπιθύμητες κατηγορίες για να διατηρήσετε εστιασμένες τις Συνήθεις ερωτήσεις.
Αναδιάταξη κατηγοριών με την προτιμώμενη ακολουθία.

Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τη ρύθμιση της κατηγορίας, κάντε κλικ στην επιλογή "Πρόχειρες ερωτήσεις" για να συνεχίσετε.

Συνήθεις ερωτήσεις 3

Βήμα 4: Δημιουργία και βελτίωση ερωτήσεων

Όταν το AI δημιουργήσει τις ερωτήσεις κάτω από κάθε κατηγορία, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Περιορίστε με μη αυτόματο τρόπο τις ερωτήσεις για να βελτιώσετε τη σαφήνεια και τη συνάφεια.
Προσθέστε νέες ερωτήσεις, εάν χρειάζεται.
Καταργήστε ανεπιθύμητες ερωτήσεις για απλοποίηση των συνήθων ερωτήσεων.
Αναδιάταξη ερωτήσεων στην προτιμώμενη ακολουθία.
Μετακίνηση ερωτήσεων σε άλλη κατηγορία.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Πρόχειρες απαντήσεις" για να επιτρέψετε στην τεχνητή νοημοσύνη να δημιουργεί απαντήσεις για κάθε ερώτηση ή κάντε κλικ στο κουμπί "Πίσω" στο προηγούμενο βήμα.

Συνήθεις ερωτήσεις 4

Βήμα 5: Εξέταση απαντήσεων και παροχή σχολίων

Όταν το AI δημιουργήσει τις απαντήσεις για κάθε ερώτηση, έχετε ολοκληρώσει όλα τα βήματα, κάντε κλικ στην επιλογή "Διατήρηση" και οι συνήθεις ερωτήσεις είναι όλες ρυθμισμένες!

Μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο "👍/👎" και να προσθέσετε τα σχόλιά σας για να μας βοηθήσετε να βελτιώσουμε τις απαντήσεις του Copilot και να αναβαθμίσουμε την εμπειρία.

Συνήθεις ερωτήσεις 6

Βήμα 6: Βελτιώστε ακόμη περισσότερο τις συνήθεις ερωτήσεις

Όταν έχετε προσθέσει τις συνήθεις ερωτήσεις σας στο Canvas, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Τροποποιήστε τις απαντήσεις για να βελτιώσετε την ακρίβεια ή τον τόνο χρησιμοποιώντας την επιλογή Επανεγγραφή με το Copilot.
Προσθέστε νέα κατηγορία και ερώτηση, ανάλογα με τις ανάγκες.
Προσαρμόστε τη διάταξη των Συνήθων ερωτήσεις.
Κάντε κοινή χρήση της σελίδας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Λάβετε σχόλια και πρόσθετες ερωτήσεις από τους θεατές με συνήθεις ερωτήσεις

Ως κάτοχος περιεχομένου με συνήθεις ερωτήσεις, τώρα μπορείτε να συλλέγετε σχόλια απευθείας από τους θεατές με συνήθεις ερωτήσεις. Ένα νέο πεδίο κάτω από κάθε τμήμα Web συνήθων ερωτήσεων επιτρέπει στους θεατές να υποβάλουν πρόσθετες ερωτήσεις εάν δεν μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που αναζητούν στην τρέχουσα λίστα συνήθων ερωτήσεων.

Πώς λειτουργεί

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση υποβολών προβολών

Ως συντάκτης συνήθων ερωτημάτων, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα στο παράθυρο ιδιοτήτων στα δεξιά, χρησιμοποιώντας τη ρύθμιση εναλλαγής.

Εναλλαγή

Οι θεατές υποβάλλουν πρόσθετες ερωτήσεις

Μόλις ενεργοποιηθεί αυτή η δυνατότητα, οι θεατές μπορούν να πληκτρολογήσουν την ερώτησή τους στο παρεχόμενο πεδίο και να κάνουν κλικ στην επιλογή "Αποστολή στο συντάκτη".

Εισαγωγή ερώτησης

Εξέταση σχετικών ερωτήσεων

Όταν ο συντάκτης των Συνήθων ερωτήσεων εισέλθει σε λειτουργία επεξεργασίας και επιλέξει Προσθήκη ερώτησης, όλες οι ερωτήσεις που υποβάλλονται από το πρόγραμμα προβολής θα εμφανίζονται σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Οι ερωτήσεις που δεν σχετίζονται φιλτράρονται αυτόματα βάσει σχεδίασης.

προσθήκη επιπλέον ερώτησης

Υπεύθυνες σημειώσεις AI

Πώς αξιολογήθηκε το τμήμα Web συνήθεις ερωτήσεις; Ποια μετρικά χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση της απόδοσης;

Οι βασικές μέθοδοι αξιολόγησης περιλάμβαναν:

Μη αυτόματες και αυτοματοποιημένες δοκιμές – Το σύστημα υποβλήθηκε σε εκτεταμένες μη αυτόματες κριτικές και αυτοματοποιημένες δοκιμές σε διάφορα σενάρια συνήθων ερωτημάτων, αξιοποιώντας εσωτερικά δεδομένα της Microsoft και περιπτώσεις πραγματικής χρήσης.

Αυτοματοποιημένα μετρικά ποιότητας – Η απόδοση αξιολογήθηκε με τη χρήση βασικών μετρήσεων, όπως:

Ρυθμός διατήρησης – Το ποσοστό των προτεινόμενων με τεχνητή νοημοσύνη συνήθεις ερωτήσεις που διατηρούν ή δημοσιεύουν οι χρήστες.
Μετρικά δέσμευσης – Παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι χρήστες αλληλεπιδρούν με τις Συνήθεις ερωτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των προβολών, των κλικ και των σχολίων.

Σχόλια χρηστών & επαναληπτικές βελτιώσεις – Το τμήμα Web δοκιμάστηκε με πραγματικούς χρήστες, συλλέγοντας σχόλια σχετικά με την ακρίβεια, την αναγνωσιμότητα και τη χρηστικότητα, οδηγώντας σε συνεχείς βελτιώσεις.

Παρόλο που το σύστημα έχει καλά αποτελέσματα σε συνήθεις περιπτώσεις χρήσης συνήθων συνήθων εργασιών, οι επιδόσεις ενδέχεται να ποικίλλουν για ιδιαίτερα εξειδικευμένα θέματα. Οι συντάκτες ενθαρρύνονται να αναθεωρούν περιεχόμενο που δημιουργείται με τεχνητή νοημοσύνη πριν από τη δημοσίευση.

Ποιοι είναι οι περιορισμοί του τμήματος Web συνήθεις ερωτήσεις; Πώς μπορούν οι χρήστες να ελαχιστοποιήσουν την επίδραση των περιορισμών του τμήματος Web συνήθεις ερωτήσεις κατά τη χρήση του συστήματος;

Ενώ το τμήμα Web συνήθεις ερωτήσεις βελτιώνει τη διαχείριση συνήθων ερωτημάτων με αυτοματοποίηση που υποστηρίζεται από τεχνητή νοημοσύνη, πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένοι περιορισμοί:

Εξάρτηση περιβάλλοντος – Η τεχνητή νοημοσύνη βασίζεται στα απεσταλμένα έγγραφα και τις απομαγνητοφωνήσεις συσκέψεων ως πηγές γείωσης.

Πώς οι χρήστες μπορούν να μετριάσουν αυτούς τους περιορισμούς:

Επαλήθευση και επεξεργασία συνήθων ερωτημάτων – Ελέγχετε πάντα τις συνήθεις ερωτήσεις που δημιουργούνται με AI πριν από τη δημοσίευση.
Χρήση High-Quality "Υλικό προέλευσης" – Βεβαιωθείτε ότι τα έγγραφα και οι σημειώσεις σύσκεψης είναι ολοκληρωμένα και ενημερωμένα για βελτίωση της ακρίβειας.
Χρήση της Ανθρώπινης εποπτείας για Compliance-Sensitive Topics – Το περιεχόμενο που δημιουργείται από τεχνητή νοημοσύνη θα πρέπει πάντα να επικυρώνεται για κανονιστικά θέματα ή θέματα υψηλού κινδύνου.

Ποιοι λειτουργικοί παράγοντες και ρυθμίσεις επιτρέπουν την αποτελεσματική και υπεύθυνη χρήση του τμήματος Web συνήθων ερωτημάτων;

Το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" παρέχει πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες και στοιχεία ελέγχου που υποστηρίζουν υπεύθυνη χρήση και βοηθούν στη διασφάλιση της ποιότητας του περιεχομένου σε όλη τη διαδικασία σύνταξης:

Εισαγωγή βάσει περιεχομένου για βελτιωμένη συνάφεια: Οι συντάκτες με συνήθεις ερωτήσεις μπορούν να προσθέσουν λεπτομερείς περιγραφές και να επιλέξουν τον κατάλληλο τύπο συνήθων ερωτήσεων για να καθοδηγήσουν το σύστημα στη δημιουργία ερωτήσεων και απαντήσεων που ευθυγραμμίζονται καλύτερα με το προβλεπόμενο σενάριο.
Επαναληπτική βελτίωση και προσαρμογή: Οι συντάκτες μπορούν να επεξεργαστούν, να αναδημιουργήσουν, να προσαρμόσουν κατηγορίες και να βελτιώσουν τόσο τις ερωτήσεις (στο περιβάλλον εργασίας δόμησης) όσο και τις απαντήσεις (στον καμβά) , επιτρέποντας επαναληπτική βελτίωση του συνόλου συνήθων ερωτήσεων πριν από τη δημοσίευση.
AI-Generated υπενθύμιση αναθεώρησης περιεχομένου: Οι συντάκτες υπενθυμίζουν σαφώς ότι "το περιεχόμενο που δημιουργείται με τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να είναι εσφαλμένο" πριν να επιλέξουν να αποδεχτούν και να δημοσιεύσουν μια προτεινόμενη συνήθεις ερωτήσεις, ενθαρρύνοντας τον στοχαστικό έλεγχο και την ανθρώπινη εποπτεία.

Πώς γίνεται παράσχετε σχόλια σχετικά με το Τμήμα Web συνήθων ερωτημάτων;

Το τμήμα Web "Συνήθεις ερωτήσεις" συλλέγει σχόλια από συντάκτες (οι οποίοι δημιουργούν και διαχειρίζονται συνήθεις ερωτήσεις) για να διασφαλιστεί η συνεχής βελτίωση.

Σχόλια & μετρικά από συντάκτες στη Microsoft:

Οι συντάκτες μπορούν να παρέχουν απευθείας σχόλια σχετικά με τις συνήθεις ερωτήσεις που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη (AI) στη Microsoft μέσω διάφορων σημάτων, οι οποίες συμβάλλουν στη βελτίωση της ακρίβειας και της χρηστικότητας του συστήματος:

αξιολογήσεις Εγκρίνεται/μείωσης – Οι συντάκτες μπορούν να αξιολογήσουν το σύνολο συνήθων ερωτημάτων που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη.
Αναφέρετε προβλήματα ή αιτήματα δυνατοτήτων μέσω του Κέντρου Διαχείριση Microsoft 365 ή μέσω των καναλιών υποστήριξης στο SharePoint.