Εάν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό Microsoft 365 ή Microsoft Exchange με το Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού και την Εύρεση αίθουσας για να προγραμματίσετε τις συσκέψεις σας.
Σημείωση
Η νέα Εύρεση αίθουσας ήταν διαθέσιμη για πρώτη φορά το Outlook για Microsoft 365 ξεκινώντας από την Έκδοση 2012 (Δομή 13530.20316). Το Room Finder εξαρτάται από το WebView2, το οποίο άρχισε να κυκλοφορεί σε εφαρμογές Microsoft 365 την 1η Απριλίου 2021, έκδοση 2101 (Δομή 13628.20274) και νεότερες εκδόσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το WebView2, ανατρέξτε στην τεκμηρίωση διαχειριστή: Microsoft Edge WebView2 και Εφαρμογές Microsoft 365.
Σε μια νέα σύσκεψη, προσθέστε τους απαιτούμενους συμμετέχοντες, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί "Εύρεση αίθουσας " στο τέλος του πεδίου "Τοποθεσία ".
Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε στο πεδίο Τοποθεσία και να επιλέξετε Περιήγηση με το Room Finder στο κάτω μέρος της λίστας προτεινόμενων τοποθεσιών.
Επιλέξτε τις λεπτομέρειες της αίθουσας στην Εύρεση αίθουσας. Αυτές οι αίθουσες διασκέψεων έχουν ρυθμιστεί από τον διαχειριστή του Microsoft Exchange ή του Microsoft 365.
Εάν η σύσκεψη έχει πολλούς συμμετέχοντες και πολυάσχολες αίθουσες διασκέψεων, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε μια ώρα που βολεύει όλους. Για να βρείτε διαθεσιμότητα για άτομα και αίθουσες, επιλέξτε το κουμπί " Βοηθός προγραμματισμού " στην κορδέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε " Αυτόματη επιλογή " και επιλέξτε τα κατάλληλα κριτήρια.
Σημείωση
Αυτή η δυνατότητα αντικαθιστά τη δυνατότητα Προτεινόμενες ώρες των προηγούμενων εκδόσεων του Outlook.
Αφού βρείτε την κατάλληλη χρονική περίοδο και προσθέσετε μια αίθουσα διασκέψεων στη σύσκεψη, επιλέξτε "Σύσκεψη " στην κορδέλα. Στη συνέχεια, μπορείτε να κλείσετε την Εύρεση αίθουσας. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της σύσκεψής σας, επιλέξτε Αποστολή.
Χρήση της λειτουργίας "Βοηθός προγραμματισμού"
- Από τα Εισερχόμενα, επιλέξτε Νέα στοιχεία>σύσκεψης ή, στο Calendar, επιλέξτε Νέα σύσκεψη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+Shift+Q για να δημιουργήσετε μια νέα πρόσκληση σε σύσκεψη.
- Προσθήκη συμμετεχόντων στο πεδίο "Απαιτείται/Προαιρετικό ".
- Στο πλαίσιο Θέμα , πληκτρολογήστε μια περιγραφή της σύσκεψης ή του συμβάντος.
-
Επιλέξτε "Βοηθός προγραμματισμού" από την κορδέλα. Θα δείτε μια γραμμή για κάθε παραλήπτη που εισαγάγατε στο πλαίσιο "Προς". Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερους συμμετέχοντες, μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομά τους σε οποιαδήποτε κενή γραμμή στο Βοηθό προγραμματισμού.
- Οι ώρες που οι συμμετέχοντες είναι απασχολημένοι εμφανίζονται με σκούρο μπλε. Οι ώρες κατά τις οποίες οι συμμετέχοντες έχουν μια δοκιμαστική συνάντηση εμφανίζονται σε ανοιχτό μπλε κατακερματισμένο μπλοκ και οι ώρες εκτός των ωρών εργασίας των συμμετεχόντων εμφανίζονται με ανοιχτό γκρι. Επιλέξτε μια διαθέσιμη ώρα για όλους τους συμμετέχοντες.
Χρήση της Εύρεσης αίθουσας
Σε μια νέα σύσκεψη, επιλέξτε το κουμπί "Βοηθός προγραμματισμού " στην κορδέλα. Επιλέξτε το κουμπί "Εύρεση αίθουσας " στα δεξιά του πεδίου "Τοποθεσία " ή επιλέξτε "Περιήγηση με την "Εύρεση αίθουσας " στο κάτω μέρος της λίστας προτεινόμενων τοποθεσιών.
Στη συνέχεια, αναζητήστε ένα κτίριο στην πόλη όπου θέλετε να κάνετε σύσκεψη, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στο πεδίο Κτήριο ή κάντε αναζήτηση πληκτρολογώντας στο πεδίο Κτήριο .
Αφού επιλέξετε ένα κτίριο, μπορείτε να περιηγηθείτε και να φιλτράρετε τις αίθουσες σε αυτό το κτίριο κατά τύπο, χωρητικότητα, όροφο και χαρακτηριστικά. Αυτές οι λίστες έχουν ρυθμιστεί από τον διαχειριστή του Microsoft Exchange ή του Microsoft 365.
Επιλέξτε μια διαθέσιμη αίθουσα για να προσθέσετε την αίθουσα στον Βοηθό προγραμματισμού και στη σύσκεψη ως παραλήπτη.
Εάν θέλετε να επαναλαμβάνεται η σύσκεψη, στο μενού "Σύσκεψη", στην ομάδα "Επιλογές ", επιλέξτε " Περιοδικότητα", επιλέξτε το μοτίβο περιοδικότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Όταν προσθέτετε ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, το μενού "Σύσκεψη" αλλάζει σε "Περιοδική σύσκεψη".
Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της σύσκεψής σας, επιλέξτε Αποστολή.
Εύρεση αίθουσας
Σε μια νέα σύσκεψη, επιλέξτε Περιήγηση με Places στο κάτω μέρος των Προτεινόμενων τοποθεσιών.
Στη συνέχεια, αναζητήστε ένα κτίριο στην πόλη όπου θέλετε να κάνετε σύσκεψη, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στο πεδίο Κτήριο ή κάντε αναζήτηση πληκτρολογώντας στο πεδίο Κτήριο .
Αφού επιλέξετε ένα κτίριο, μπορείτε να περιηγηθείτε και να φιλτράρετε τις αίθουσες σε αυτό το κτίριο κατά τύπο, χωρητικότητα, όροφο και χαρακτηριστικά.
Χρήση της Εύρεσης αίθουσας
Σε μια νέα σύσκεψη, επιλέξτε "Αναζήτηση με την Εύρεση αίθουσας " στην ενότητα " Προσθήκη θέσης " και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εύρεση αίθουσας".
Στη συνέχεια, αναζητήστε ένα κτίριο στην πόλη όπου θέλετε να κάνετε σύσκεψη, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στο πεδίο Κτήριο ή κάντε αναζήτηση πληκτρολογώντας στο πεδίο Κτήριο .
Αφού επιλέξετε ένα κτίριο, μπορείτε να περιηγηθείτε και να φιλτράρετε τα δωμάτια σε αυτό το κτίριο κατά όροφο, χωρητικότητα, χαρακτηριστικά και δωμάτιο.
Χρήση της Εύρεσης αίθουσας
Αναζητήστε και κλείστε αίθουσες διασκέψεων από την οθόνη " Νέο συμβάν " με την επιλογή "Αναζήτηση σε αίθουσες διασκέψεων".
Στη συνέχεια, αναζητήστε ένα κτίριο στην πόλη όπου θέλετε να πραγματοποιήσετε σύσκεψη, πληκτρολογώντας το στο πεδίο Κτήριο .
Αρχή της σελίδας
