Όλοι έχουμε πάει εκεί, σωστά; Μετά από συναρπαστικές διακοπές, θα επιστρέψεις στη δουλειά, θα ανοίξεις Outlook και θα βρείτε δύο χιλιάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα που σας περιμένουν. Είναι αρκετό για να σας κάνει να θέλετε να πάτε πίσω στις διακοπές σας. Ή μην ξαναφάτε διακοπές.
Ωστόσο Outlook είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα και μπορεί να σας βοηθήσει να δαμάσατε γρήγορα αυτά τα εισερχόμενα — πιθανότατα πολύ πιο γρήγορα από όσο θα μπορούσατε να φανταστείτε.
Προετοιμασία για διακοπές
Ας παρακολουθήσουμε μαζί με τη Ραχήλ καθώς προετοιμάζεται να φύγει για διακοπές δέκα ημερών.
Η Ραχήλ χειρίζεται την επικοινωνία και το συντονισμό για πέντε ξεχωριστά έργα, είναι μέλος είκοσι διαφορετικών λιστών αλληλογραφίας και λαμβάνει επίσης έναν μικρό αριθμό προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα.
Ενώ η Ραχήλ είναι εκτός γραφείου, ο Τσέστερ θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τρία από τα έργα της και η Σέριλ θα χειρίζεται τα άλλα δύο.
Την τελευταία φορά που η Ραχήλ πήγε διακοπές, ορίστε τις Αυτόματες απαντήσεις της για να ενημερώσουν όλους ότι θα επιστρέψει σε δέκα ημέρες, αλλά δεν έκανε τίποτα άλλο. Όταν επέστρεψε, τα Εισερχόμενά της είχαν αυξηθεί από 50 μηνύματα σε 500 μηνύματα.
Αυτή τη φορά, η Ραχήλ δαπανά λίγα λεπτά την ημέρα πριν αποχωρήσει με αρκετές από τις βασικές δυνατότητες της Outlook για να την βοηθήσει να επιστρέψει από διακοπές χωρίς άγχος.
Η Ραχήλ γνωρίζει ότι η ρύθμιση μιας Αυτόματης απάντησης μπορεί να προκαλέσει πολλές ερωτήσεις και σύγχυση στους συναδέλφους της. Εφόσον έχει Microsoft 365, επιλέγει "Αρχείο" > "Αυτόματες απαντήσεις"και τύπους στο ακόλουθο κείμενο.
Γεια σου
Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας. Είμαι εκτός γραφείου μεταξύ 1 Μαΐου 2019 και 10 Μαΐου 2019. Δεν θα ελέγχω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ λείπω.
Για βοήθεια σχετικά με τα έργα Contoso, Fourth Coffee και Tailspin Toys, επικοινωνήστε με το Chester Beane.
Για βοήθεια σχετικά με το έργο Northwind, επικοινωνήστε με τη Cheryl Jenkins.
—Ραχήλ
Μπορεί να ρυθμίσει τις αυτόματες απαντήσεις της για να ενεργοποιεί την ημέρα που φεύγει και να απενεργοποιήσει την ημέρα που επιστρέφει. Αυτό είναι ένα εξαιρετικό βήμα 1. Ωστόσο, η Outlook έχει άλλες δυνατότητες που μπορεί να χρησιμοποιήσει για να την βοηθήσει να διατηρεί τα εισερχόμενά της υπό έλεγχο.
Για να ρυθμίσετε τις δικές σας αυτόματες απαντήσεις, ανατρέξτε στο θέμα Αποστολή αυτόματων απαντήσεωνεκτός γραφείου από Outlook.
Τώρα, η Ραχήλ μπορεί να προχωρήσει στο Βήμα 2: Δημιουργία κανόνων.
Οι κανόνες είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να διαχειρίζεστε τα μηνύματά σας, τόσο όταν είστε στο γραφείο όσο και εκτός γραφείου. Η δυνατότητα "Αυτόματες απαντήσεις" έχει τους δικούς της ενσωματωμένους κανόνες που θα ενεργοποιείται μόνο όταν είστε εκτός γραφείου.
Από το παράθυρο διαλόγου "Κανόνες" στο κάτω μέρος του παραθύρου "Αυτόματες απαντήσεις", η Ραχήλ επιλέγει "Προσθήκη κανόνα".
Στη συνέχεια, προσθέτει advertisements@contoso.com στο πεδίο "Από". Λαμβάνει ένα ημερήσιο μήνυμα από αυτή τη διεύθυνση, το οποίο περιέχει πληροφορίες με χρονικά ευαίσθητα στοιχεία που δεν θα χρειαστεί όταν επιστρέψει από τις διακοπές της.
Στην ενότητα "Εκτέλεση αυτών των ενεργειών", η Ραχήλ ελέγχει το πλαίσιο για να διαγράψει όλα τα μηνύματα από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί να δημιουργήσει πολλούς κανόνες που μετακινούν ή διαγράφουν ή ακόμη και προβιβάουν μηνύματα σε άλλα άτομα στον οργανισμό της με βάση λέξεις στο θέμα ή το σώμα του μηνύματος ή από ποιον αποστέλλεται ή λαμβάνεται το μήνυμα.
Όταν τελειώσει τη δημιουργία κανόνων, μπορεί να αποθηκεύσει την αυτόματη απάντησή της και να φύγει για τις διακοπές της, γνωρίζοντας ότι ένας καλός αριθμός των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της θα προωθηθεί αυτόματα στο σωστό άτομο και μια άλλη ομάδα θα διαγραφεί εντελώς.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη κανόνων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση κανόνων.
Μετά τις διακοπές
Τι γίνεται εάν δεν είστε τόσο οργανωμένοι όσο η Ραχήλ πριν από τις διακοπές σας;
Ας παρακολουθήσουμε τον Νέλσον καθώς προσπαθεί να αντιμετωπίσει ένα υπερφορτωμένο φάκελο εισερχομένων μετά από δεκαήμερες διακοπές. Ο Νέλσον είχε ρυθμίσει μια αυτόματη απάντηση, αλλά δεν έδωσε οδηγίες στους συναδέλφους του ενώ έλειπε.
Όταν ο Νέλσον επιστρέφει από τις διακοπές του, έχει 1.243 μηνύματα στα εισερχόμενά του. Ευτυχώς, ο Νέλσον Outlook ως μέρος της συνδρομής του στο Microsoft 365, ώστε να μπορεί γρήγορα και εύκολα να ταξινομεί, να φιλτράρει και να ασχοληθεί με αυτά τα μηνύματα χρησιμοποιώντας μερικές βασικές Outlook δυνατότητες.
Πρώτα, ο Νέλσον ταξινομεί τα μηνύματά του κατά προτεραιότητα. Αυτό τοποθετεί όλα τα μηνύματα υψηλής προτεραιότητας —αυτά με τα οποία θα πρέπει να ασχοληθεί γρήγορα— στο επάνω μέρος των εισερχομένων του.
Για να το κάνει αυτό, επιλέγει την αναπτυσσόμενη λίστα "Κατά ημερομηνία" στο επάνω μέρος της λίστας μηνυμάτων του και επιλέγει "Σπουδαιότητα". Αυτό ταξινομεί τα εισερχόμενά του για αυτόν.
Ο Νέλσον μπορεί πλέον να αφιερώνει δεκαπέντε λεπτά απαντώντας στα πέντε μηνύματα υψηλής σπουδαιότητας, να τα κατανείμει σε φακέλους και, στη συνέχεια, να αλλάξει τη σειρά ταξινόμησης, κάνοντας ξανά κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέγοντας "Χαμηλή" στην κορυφή για να φέρει τα μηνύματα χαμηλής σπουδαιότητας στην κορυφή της λίστας μηνυμάτων του. Αυτά τα μηνύματα κάνουν μόνο μια γρήγορη σάρωση και, στη συνέχεια, διαγράφει όλα τα μηνύματα εκτός από ένα. Οι προσκλήσεις για φαγητό, μια ειδοποίηση για άσκηση πυρός και μια προειδοποίηση σχετικά με διακοπή ρεύματος πριν από τρεις ημέρες δεν είναι μηνύματα στα οποία πρέπει να απαντήσει.
Τώρα που έχει αναλάβει τα πιο σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο Νέλσον μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα άλλο από τα ενσωματωμένα φίλτρα του Outlook, αυτό για @mentions. Χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα "Κατά ημερομηνία" στην επάνω δεξιά πλευρά της λίστας μηνυμάτων του, επιλέγει "Αλληλογραφία που έχει αναφερθεί".
Ο Νέλσον γνωρίζει εάν έχει αναφερθεί σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πιθανό ο αποστολέας να χρειάζεται κάτι ρητά από αυτόν και όχι από κάποιον από τους εργαζομένους του.
Υπάρχουν περίπου πενήντα από αυτά τα μηνύματα και ο Νέλσον μπορεί γρήγορα να σαρώσει στη λίστα, να διαγράψει αυτά που μπορεί να έχουν ήδη χειριστεί ένας από τους συναδέλφους του και, στη συνέχεια, να απαντήσει στους άλλους.
Εάν έχετε μεγάλο αριθμό έργων, ορισμένα μπορεί να έχουν μεγαλύτερη χρονική ευαισθησία από άλλα. Η αναζήτηση μηνυμάτων που σχετίζονται πρώτα με τα πιο ευαίσθητα έργα μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε την κορυφή αυτών των έργων, ενώ αποθηκεύετε τα λιγότερο χρονικά ευαίσθητα έργα για μια άλλη ημέρα.
Για να αναζητήσετε μηνύματα που περιέχουν μια συγκεκριμένη φράση, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος της Outlook μηνυμάτων. Χρησιμοποιήστε εισαγωγικά γύρω από μια φράση πολλών λέξεων για να αναζητήσετε μόνο αυτή τη φράση και όχι κάθε μεμονωμένη λέξη μέσα σε αυτή τη φράση.
Η ομαδοποίηση μηνυμάτων κατά αποστολέα σάς επιτρέπει να βρίσκετε μηνύματα στα οποία μπορεί να μπορείτε να διαγράψετε γρήγορα, για παράδειγμα, ενημερωτικά δελτία ή αυτοματοποιημένα μηνύματα από λογαριασμούς χωρίς εποπτεία ή μηνύματα στα οποία πρέπει να απαντήσετε εγκαίρως, για παράδειγμα, μηνύματα από τον άμεσο προϊστάμενό σας.
Για να ομαδοποιησετε τα μηνύματά σας κατά αποστολέα, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Κατά ημερομηνία" στην επάνω δεξιά γωνία της λίστας μηνυμάτων σας και επιλέξτε "Από".
