Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.
Ένα από τα πρώτα βήματα για τη διαχείριση ενός έργου είναι να προσθέσετε τις εργασίες με τις οποίες θα ολοκληρωθεί το έργο σας. Η λίστα εργασιών μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια λίστα ελέγχου με πράγματα που πρέπει να γίνουν ή κάπως πιο περίπλοκη, με ημερομηνίες έναρξης και λήξης, σχέσεις με άλλες εργασίες και άλλες συσχετισμένες πληροφορίες εργασιών. Μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών και μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών χρησιμοποιούν την ίδια λίστα στην τοποθεσία σας, επομένως μπορείτε να ξεκινήσετε με μια απλή λίστα ελέγχου και να προσθέσετε αργότερα λεπτομέρειες για εργασίες, εξελίσσοντάς την σε μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών.
Προσθήκη απλής λίστας ελέγχου εργασιών
Εάν ξεκινάτε τώρα τον προγραμματισμό του έργου σας ή εάν θεωρείτε ότι αυτό το έργο δεν πρόκειται να είναι ιδιαίτερα περίπλοκο, μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών ίσως επαρκεί για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου. Η λίστα ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνει προθεσμίες για τις εργασίες του έργου και αναθέσεις σε μέλη της ομάδας έργου.
Για να προσθέσετε μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση της τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες.
-
Στη σελίδα Εργασίες, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία.
-
Στη στήλη Όνομα εργασίας, πληκτρολογήστε ένα όνομα για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί στο έργο σας. Μετά την προσθήκη μιας εργασίας, πατήστε το πλήκτρο Enter για να μετακινηθείτε στην επόμενη γραμμή.
Συμβουλή: Θέλετε να προσθέσετε μια νέα εργασία ανάμεσα σε δύο εργασίες που υπάρχουν ήδη στη λίστα; Κάντε κλικ στο κενό διάστημα αριστερά από το πλαίσιο ελέγχου μιας υπάρχουσας εργασίας και πατήστε το πλήκτρο Insert. Προστίθεται μια νέα γραμμή επάνω από την υπάρχουσα εργασία που έχετε επιλέξει. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή στην ομάδα Ιεραρχία από την καρτέλα Εργασίες.
-
Στη στήλη Προθεσμία, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε μια ημερομηνία ολοκλήρωσης για κάθε εργασία της λίστας. Εάν δεν είστε βέβαιοι σχετικά με την ημερομηνία ολοκλήρωσης κάποιας εργασίας, αφήστε αυτήν τη στήλη κενή για τη συγκεκριμένη εργασία.
-
Στη στήλη Ανάθεση σε, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα κάθε ατόμου που θα εργαστεί σε κάθε εργασία της λίστας.
Συμβουλή: Η καλύτερη πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε ένα άτομο σε κάθε εργασία. Εάν χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα άτομα, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα, με επισήμανση εργασιών ως ολοκληρωμένων. Εάν, για παράδειγμα, η Άννα ολοκληρώσει την εργασία της στο έργο, είναι λογικό να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη στη σελίδα της "Οι εργασίες μου". Ωστόσο, με τον τρόπο αυτό η εργασία επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη για όλα τα άτομα στα οποία έχει ανατεθεί, όχι μόνο για την Άννα. Η εργασία κάποιου άλλου άτομου στο έργο ίσως να μην έχει ολοκληρωθεί ακόμη. Εάν αποφασίσετε ότι πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε περισσότερα από ένα άτομα, μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα με ελληνικό ερωτηματικό (;).
-
Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη της απλής λίστας ελέγχου των εργασιών σας, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε γρήγορα μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών, επικολλώντας μια λίστα από ένα φύλλο εργασίας του Excel. Από τη στιγμή που οι στήλες που χρησιμοποιείτε στο φύλλο εργασίας αντιστοιχούν στις στήλες που εμφανίζονται στη σελίδα Εργασίες, μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στη λίστα εργασιών και να επικολλήσετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας. Τα ονόματα θα αντιστοιχιστούν με λογαριασμούς στη στήλη Ανάθεση σε, εάν αυτό είναι εφικτό.
Καθώς εργάζεστε στο έργο σας, μπορείτε να επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα κάθε εργασίας, μόλις αυτή ολοκληρωθεί.
Εάν χρειάζεστε περισσότερες δυνατότητες ελέγχου για τις εργασίες στην απλή λίστα ελέγχου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βήματα που παρουσιάζονται στην επόμενη ενότητα για να προσθέσετε λεπτομέρειες στις εργασίες, δημιουργώντας μια πιο ισχυρή προγραμματισμένη λίστα.
Προσθήκη προγραμματισμένης λίστας εργασιών
Εάν το έργο σας είναι κάπως περίπλοκο, μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε καλύτερα τις εργασίες.
Για να προσθέσετε μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών:
-
Στη Γρήγορη εκκίνηση της τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες.
-
Στη σελίδα Εργασίες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα εργασία. Διαφορετικά, από την καρτέλα Εργασίες της Κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο στοιχείο.
Σημείωση: Εάν είχατε δημιουργήσει αρχικά μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών, αλλά οι απαιτήσεις του έργου αυξήθηκαν, μπορείτε να προσθέσετε εύκολα περισσότερες λεπτομέρειες στις υπάρχουσες εργασίες. Για να επιλέξετε μια εργασία, κάντε κλικ στο κενό διάστημα αριστερά από το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου και, στην καρτέλα Εργασίες της Κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου. Με αυτήν την ενέργεια, ανοίγει η εργασία για να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες προγραμματισμού.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την εργασία σας στο πλαίσιο Όνομα εργασίας.
-
Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε μια ημερομηνία έναρξης και λήξης για την εργασία στα πλαίσια Ημερομηνία έναρξης και Προθεσμία. Εάν δεν είστε βέβαιοι για καμία από αυτές τις ημερομηνίες, αφήστε προς το παρόν κενές αυτές τις πληροφορίες. Μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα και να προσθέσετε πληροφορίες, επιλέγοντας την επεξεργασία της εργασίας.
-
Στο πλαίσιο Ανάθεση σε, πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που θέλετε να εργαστεί στη συγκεκριμένη εργασία.
Συμβουλή: Η καλύτερη πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε ένα άτομο σε κάθε εργασία. Εάν χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα άτομα, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα, με επισήμανση εργασιών ως ολοκληρωμένων. Εάν, για παράδειγμα, η Άννα ολοκληρώσει την εργασία της στο έργο, είναι λογικό να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη στη σελίδα της "Οι εργασίες μου". Ωστόσο, με τον τρόπο αυτό η εργασία επισημαίνεται ως ολοκληρωμένη για όλα τα άτομα στα οποία έχει ανατεθεί, όχι μόνο για την Άννα. Η εργασία κάποιου άλλου άτομου στο έργο ίσως να μην έχει ολοκληρωθεί ακόμη. Εάν αποφασίσετε ότι πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε περισσότερα από ένα άτομα, μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα με ελληνικό ερωτηματικό (;).
-
Εάν έχουν ήδη ξεκινήσει οι εργασίες για αυτήν την εργασία, εισαγάγετε ένα ποσοστό στο πλαίσιο % ολοκλήρωσης για να υποδείξετε περίπου τον όγκο εργασιών που ολοκληρώθηκε και τον υπολειπόμενο όγκο εργασιών.
Συμβουλή: Αυτό το πεδίο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο, ειδικά εάν ενημερώνεται από τα μέλη της ομάδας έργου ανά τακτικά διαστήματα. Θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε την πρόοδο των εργασιών του έργου και να προσδιορίσετε εάν πρόκειται να ολοκληρωθεί εγκαίρως.
-
Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή της εργασίας, εάν θέλετε να δώσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το είδος της συγκεκριμένης εργασίας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για στελέχη ή άλλους ενδιαφερόμενους, που προσπαθούν να κατανοήσουν το έργο σας.
-
Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια και τα κουμπιά δίπλα στο στοιχείο Προαπαιτούμενες εργασίες, για να υποδείξετε ποιες εργασίες του έργου πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από την έναρξη της τρέχουσας εργασίας.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργείτε μια εργασία με το όνομα "Δημοσίευση δελτίου τύπου", η οποία δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου". Επιλέξτε την εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου" από το πλαίσιο στα αριστερά και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, για να τη μετακινήσετε στο πλαίσιο της δεξιάς πλευράς. Αυτό υποδεικνύει ότι η εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου" είναι προαπαιτούμενη (δηλαδή, προηγείται) της εργασίας "Δημοσίευση δελτίου τύπου".
-
Επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο προτεραιότητας από τη λίστα Προτεραιότητα.
-
Επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο κατάστασης από τη λίστα Κατάσταση εργασίας.
Συμβουλή: Αυτό είναι ακόμη ένα χρήσιμο πεδίο που μπορούν να ενημερώνουν τακτικά τα μέλη της ομάδας έργου. Σας βοηθά να παραμένετε ενήμεροι για οποιαδήποτε προβλήματα εργασιών, καθυστερήσεις χρονοδιαγράμματος και άλλα κρίσιμα ζητήματα προγραμματισμού.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Εργασία με τη λίστα εργασιών
Καθώς εργάζεστε με τη λίστα των εργασιών σας, όσες προθεσμίες επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα έχουν καθυστερήσει. Μόλις επισημάνετε μια καθυστερημένη εργασία ως ολοκληρωμένη επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εργασία, η προθεσμία παύει να εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα.
Επίσης, μπορείτε να μεταβαίνετε διαφορετικές προβολές της λίστας εργασιών σας, κάνοντας κλικ στις συνδέσεις προβολή επάνω από τη λίστα. Μπορείτε να επιλέξετε από Όλες τις εργασίες, Ημερολόγιο, ολοκληρώθηκε, γράφημα Gantt, Καθυστερημένες εργασίες, Οι εργασίες μου και προσεχείς ή μπορείτε να τροποποιήσετε μια υπάρχουσα προβολή ή να δημιουργήσετε τη δική σας προβολή της λίστας εργασιών σας. Εάν η προβολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε δεν αναγράφεται παραπάνω τη λίστα εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή κάντε κλικ στην επιλογή για πρόσθετες επιλογές (…) δίπλα στις συνδέσεις προβολή και επιλέξτε την προβολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τη δική σας προβολή, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής σε λίστα ή βιβλιοθήκη.
Μετά την προσθήκη λεπτομερών εργασιών στο έργο, ίσως θέλετε να κάνετε τα εξής:
