Εάν θέλετε να αλλάξετε ένα αρχείο που βρίσκεται σε μια βιβλιοθήκη SharePoint και δεν θέλετε άλλα άτομα να έχουν πρόσβαση σε αυτό, μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε βέβαιοι ότι κανένας άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο ενώ εργάζεστε σε αυτό. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές και μεταβιβάσετε πάλι τον έλεγχο του αρχείου στη βιβλιοθήκη του SharePoint, οι άλλοι χρήστες θα έχουν τη δυνατότητα να δουν τις αλλαγές σας. Επίσης, θα έχουν δυνατότητα ανάληψης του ελέγχου του, εφόσον έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα. Εάν αποφασίσετε να μην κάνετε αλλαγές ή να μην διατηρήσετε τις αλλαγές που κάνατε στο αρχείο, μπορείτε να απορρίψετε την ανάληψη ελέγχου, ώστε να μην επηρεάσετε το ιστορικό εκδόσεων.
Σημαντικό: Μπορείτε να αποθηκεύσετε σε οποιοδήποτε διακομιστή που έχει Microsoft Office SharePoint Server 2007 ή Microsoft SharePoint Server 2010. Για να εργαστείτε με το SharePoint στο Office για Mac, πρέπει να έχετε το Microsoft Office για Mac 2011 Έκδοση για οικιακή χρήση και μικρές επιχειρήσεις, το Microsoft Office για Mac Academic 2011 ή το Microsoft Office για Mac Standard 2011.
Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:
Μεταβίβαση ελέγχου των αλλαγών σε ένα αρχείο
Ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού σας, η βιβλιοθήκη σας μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί μόνο τις κύριες εκδόσεις. Μπορεί επίσης να παρακολουθεί τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Εάν τα άτομα της ομάδας σας δεν εργάζονται συχνά σε πολλές αναθεωρήσεις, ο οργανισμός σας μπορεί να θέλει να παρακολουθεί μόνο τις κύριες εκδόσεις. Εάν πολλά άτομα συνεργάζονται σε αρχεία και συνήθως δημιουργούν πολλές εκδόσεις, ο οργανισμός σας μπορεί να παρακολουθεί τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις. Η παροχή δύο ειδών εκδόσεων μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να διαχειρίζεται καλύτερα το περιεχόμενό τους. Τα άτομα που εργάζονται με το περιεχόμενο μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα την τρέχουσα κατάσταση ενός αρχείου. Για παράδειγμα, μια κύρια έκδοση είναι συνήθως κάποια που είναι έτοιμη για εμφάνιση και αναθεώρηση από μια μεγαλύτερη ομάδα, ενώ μια δευτερεύουσα έκδοση είναι μια πρόχειρη έκδοση στην οποία εξακολουθεί να εργάζεται κάποιο άτομο.
-
Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Μεταβίβαση ελέγχου.
-
Εάν σας ζητηθεί να επιλέξετε ποια είδους έκδοση θα μεταβιβάσετε, τότε, η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί τόσο τις κύριες όσο και τις δευτερεύουσες εκδόσεις αρχείων και μπορείτε να κάνετε ένα από τα εξής:
|
Για να ενημερώσετε το αρχείο στο διακομιστή και να |
Κάντε το εξής |
|---|---|
|
Επιτρέψετε στους χρήστες να προβάλουν και να εγκρίνουν αλλαγές |
Κάντε κλικ στην επιλογή Κύρια έκδοση (ορατή από οποιονδήποτε). |
|
Δημιουργήσετε ένα πρόχειρο αντίγραφο του αρχείου |
Κάντε κλικ στην επιλογή Δευτερεύουσα έκδοση (ορατή σε άτομα με δικαιώματα ανάγνωσης). |
|
Αντικαταστήσετε την τρέχουσα δευτερεύουσα έκδοση |
Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση υπάρχουσας (αντικατάσταση του αρχείου στο διακομιστή). |
-
Σημείωση: Οι επιλογές εκδόσεων αντιστοιχίζουν επίσης έναν αριθμό στην έκδοση της οποίας μεταβιβάζετε τον έλεγχο. Για παράδειγμα, 2.3 είναι η τρίτη δευτερεύουσα έκδοση ενός αρχείου που δημοσιεύτηκε δύο φορές ως κύρια έκδοση και 3.0 είναι η επόμενη κύρια έκδοση αυτού του αρχείου.
-
Για να μεταβιβάσετε τον έλεγχο των αλλαγών σας, αλλά να διατηρήσετε τον έλεγχο ενός αρχείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση ανάληψης ελέγχου του αρχείου μετά την μεταβίβαση του ελέγχου αυτής της έκδοσης.
Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν το έγγραφο βρίσκεται σε Μορφή Open XML.
-
Στην περιοχή Σχόλια έκδοσης, πληκτρολογήστε μια περιγραφή των αλλαγών που κάνατε στο αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μεταβίβαση ελέγχου.
Απόρριψη ανάληψης ελέγχου
Εάν αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου από μια βιβλιοθήκη που βρίσκεται σε κάποια τοποθεσία, κάνετε τις αλλαγές και, στη συνέχεια, αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να διατηρήσετε τις αλλαγές που κάνατε, μπορείτε να αναιρέσετε την ανάληψη ελέγχου. Οι αλλαγές που κάνατε στο αρχείο μετά την ανάληψη ελέγχου απορρίπτονται και το αρχείο γίνεται ξανά διαθέσιμο για επεξεργασία από άλλους χρήστες.
-
Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Απόρριψη ανάληψης ελέγχου.
