Project Online: Βέλτιστες πρακτικές για τη Διαχείριση κινδύνων

Προσδιορίστε τους κινδύνους

Οι παρακάτω είναι τρόποι ότι εσείς και η ομάδα σας να αναγνωρίσετε τους κινδύνους του έργου. Να θυμάστε ότι πρέπει να λάβετε υπόψη τους κινδύνους θετικές ή ευκαιρίες, που μπορεί να προκύψουν.

• Κλήση μαζί στην ομάδα έργου για την αναγνώριση των κινδύνων. Έχετε ένα μέσο διευκόλυνσης και μια καταγραφή, έτσι ώστε όλοι έχουν μια φωνή και καταγραφή όλων των κινδύνων.

• Αναθεωρήστε τις κύριες φάσεις του σχεδίου έργου με μια ματιών προς τους κινδύνους.

• Αναθεώρηση γνώση που αποκτήθηκε από προηγούμενα έργα παρόμοια, εξετάζοντας τι δεν πήγε καλά σε αυτά τα έργα και τον καθορισμό εάν που μπορεί να συμβαίνει στο τρέχον έργο σας. Επίσης εξετάσουμε είναι ιδιαίτερα καλά και δείτε εάν οποιαδήποτε από αυτές έχουν εκπλήξεις που ενδέχεται να είναι θετικές κινδύνου για το έργο σας.

• Κάνετε μια ανάλυση SWOT να εξετάσετε θραύσης, μειονεκτήματα, ευκαιρίες και κίνδυνο για το έργο. Αυτό είναι ένας άλλος καλός τρόπος για να δείτε τις θετικές, καθώς και αρνητική κινδύνων.

• Εξετάστε το ενδεχόμενο κατηγορίες κινδύνου όπως τεχνικής, εξωτερικού, εταιρικό, και παράγοντες διαχείρισης έργου. Τεχνικές πτυχές ενδέχεται να περιλαμβάνουν απαιτήσεις έργου και την πολυπλοκότητα ή την αξιοπιστία της τεχνολογίας που χρησιμοποιείται στο έργο. Εξωτερικοί παράγοντες ενδέχεται να περιλαμβάνουν υπεργολάβων και προμηθευτών, καιρού, ανάγκες των πελατών, την αγορά και ρυθμιστικές αλλαγές. Εταιρικό τους κινδύνους ενδέχεται να περιλαμβάνουν εξάρτηση από άλλα έργα, πολλές απαιτήσεις για τους ίδιους πόρους με διαφορετικά έργα, ανταγωνισμό για χρηματοδότηση ή αλλαγή στρατηγική προτεραιότητες. Κίνδυνοι διαχείρισης έργου μπορεί να περιλαμβάνει την ακρίβεια της εργασίας και εκτιμήσεις κόστους ή μεθόδους για τη συλλογή κατάσταση και την παρακολούθηση κόστους.

• Εξετάστε το ενδεχόμενο τρίγωνο έργου (εύρος, χρόνο και χρήμα) μαζί με άλλα προγράμματα οδήγησης έργου για τους κινδύνους. Τι μπορεί να επηρεάσει την εμβέλεια και δραστηριότητες; Τι μπορεί να συμβεί κλειδιού ορόσημα και την ημερομηνία λήξης του έργου; Η τον προϋπολογισμό του έργου και έξοδα; Διαθεσιμότητα πόρων και επιδόσεων; Ποιότητα;

Βαθμολογία τους κινδύνους

Αφού έχετε καταγράψει τους κινδύνους, είναι ώρα για τη βαθμολογία τους ως προς την πιθανότητα και την επίδραση. Για κάθε κίνδυνο, πληκτρολογήστε έναν αριθμό ή ποσοστό που αντιπροσωπεύει την πιθανότητα αυτός ο κίνδυνος για να πραγματοποιηθεί.

Επίσης για κάθε κίνδυνο, εισαγάγετε έναν αριθμό που αντιπροσωπεύει τη σπουδαιότητα ή επίδραση αυτόν τον κίνδυνο να έχουν εάν το συνέβη. Μπορείτε να κάνετε την κλίμακα είναι ό, τι φαίνεται πολύ χρήσιμη, με την προϋπόθεση ότι εφαρμόζετε το με συνέπεια σε όλους τους κινδύνους.

Πολλαπλασιασμός δύο αριθμών και έχετε βαθμολογία σας κινδύνου.

Δημιουργία προτεραιότητας τους κινδύνους

Διάταξη τους κινδύνους από τον μεγαλύτερο σε μικρότερο κινδύνου βαθμών που θα σας βοηθήσουν να δείτε πού πρέπει περισσότερες της εστίασης στο σχέδιο διαχείρισης κινδύνων. Ακολουθεί ένα παράδειγμα από μια λίστα με τους κινδύνους που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας Project Web App. Παρατηρήστε ότι βρίσκονται σε σειρά από τις υψηλότερες για τις χαμηλότερες βαθμολογίες κινδύνου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα εγγραφή και παρακολούθηση κινδύνων στο Project Online αργότερα σε αυτό το θέμα.

Καθώς εξετάστε τη λίστα των κινδύνων προτεραιότητας, πιθανότατα θα δείτε φυσική ομαδοποιήσεων:

• Κινδύνων με τις υψηλότερες βαθμολογίες κλήσεων για μια προγραμματισμένη απάντηση.

• Καλέστε τους κινδύνους με μέτρια βαθμολογίες για κατά περίπτωση απόφαση για το αν δικαιολογούν την προγραμματισμένη απάντηση.

• Κινδύνων με τις χαμηλές επιδόσεις δεν είναι πιθανό να χρειαστεί προγραμματισμένη απόκριση, αλλά είναι αξίζει επανάληψη επίσκεψης περιστασιακά σε όλη τη διάρκεια του έργου για να δείτε αν έχουν αλλάξει συνθήκες για να τους δώσετε υψηλότερη προτεραιότητα.

Αναπτύξτε το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Σας έχει βαθμολογηθεί και προτεραιότητας κινδύνων, τώρα έχετε βάση για την ανάπτυξη το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων για το έργο σας. Για κάθε έναν από τους κινδύνους που έχετε αποφασίσει ότι πρέπει να διαχειριστείτε την ομάδα σας, προσδιορίστε τις ακόλουθες πιθανές απαντήσεις:

• Αποφυγή του κινδύνου. Εάν δεν τον κίνδυνο που προκύπτει αξίζει τη μέρος του έργου, στη συνέχεια, αποφύγετε την. Για παράδειγμα, ίσως είναι σοφότερος για να αντικαταστήσετε μια εργασία ή πόρο που φέρει μια απαράδεκτα υψηλό κίνδυνο με μια κατάλληλη εναλλακτική λύση.

• Μεταφορά του κινδύνου κάποιου άλλου ευθύνη, για παράδειγμα, ένα άλλο τμήμα ή έναν προμηθευτή. Άλλα παραδείγματα ασφάλισης ή ΕΓΓΥΗΣΗΣ. Το κόστος των μεταφορά του κινδύνου πρέπει να είναι μικρότερος από το τι θα αντιμετωπίσετε εάν διατηρούνται ευθύνη τον κίνδυνο.

• Δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για να αποτρέψετε τον κίνδυνο, ή για να συμβάλει στην αντιμετώπιση ή να ελαχιστοποιήσετε την επίδραση του κινδύνου, εάν συμβαίνει αυτό. Αυτό είναι το τμήμα της το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων που είναι πιθανό να ακολουθήσετε τα περισσότερα προσπάθειας, επειδή δημιουργείτε ένα εναλλακτικό πρόγραμμα μαζί με σημεία έναυσμα που καθορίζουν όταν ενεργοποιείται το σχέδιο έκτακτης ανάγκης.

• Αποδοχή του κινδύνου. Για ορισμένες κίνδυνοι υψηλής προτεραιότητας, είναι πιο αποτελεσματικό να "του κινδύνου" για να αποφύγετε, μεταφορά, ή μετριασμός του.

Σημειώστε ότι το πρόγραμμα για έναν ενιαίο κίνδυνο μπορούν να περιλαμβάνουν μία ή περισσότερες από αυτές τις απαντήσεις. Για παράδειγμα, ενδέχεται να μπορείτε να κάνετε τι μπορείτε να αποτρέψετε τον κίνδυνο, αλλά μπορείτε επίσης να έχετε ένα πρόγραμμα για το τι μπορείτε να κάνετε εάν συμβαίνει αυτό οπωσδήποτε.

Όταν αποφασίζετε για ποιες από τις μεθόδους για να, εξετάστε τις τιμές κόστους όσον αφορά χρήματα, χρόνο και κόπο. Θέλετε να εξισορρόπησης άρτιο αναβάθμισή με το έργο σας και αποφυγή, αποτροπή ή Σχεδιασμός για κινδύνους σημαντικές.

Ανάθεση διαχείρισης κινδύνου

Επιλέξτε κάποιον εκτός από το διαχειριστή έργου να είναι η διαχείριση κινδύνου υπεύθυνοι για foreseeing τους κινδύνους κατά τη διάρκεια του έργου. Σε αυτό το άτομο πρέπει να είναι κάποιο άτομο που μπορεί να βλέπει το έργο με ένα άρτιο σκεπτικισμό σχετικά με αβεβαιότητες.

Ο διαχειριστής του κινδύνου είναι επίσης ο χρήστης που θα διατηρεί παρακολουθείτε σημείων έναυσμα για σχέδια έκτακτης ανάγκης, παρακολουθεί τους κινδύνους χαμηλότερης προτεραιότητας και εξασφαλίζει ότι το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων που πραγματοποιείται.

Ενθάρρυνση τα μέλη της ομάδας για να τους κινδύνους αναφοράς

Όλα τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να την αναφορά τους κινδύνους που τους προβλεφθεί του έργου. Στο Project Web App, τα μέλη της ομάδας να καταχωρήσετε τους κινδύνους τους έχουν ανατεθεί εργασίες και έργα. Αυτό μπορεί να μια ανώνυμη κινδύνου αναφοράς καναλιού, ακόμα και εάν πιστεύετε ότι αυτό μπορεί να αποκομίσετε καλύτερα αποτελέσματα.

Αρχή της σελίδας

Εγγραφή κινδύνου

1. Στην Project Online αρχική σελίδα, στην περιοχή Παρακολούθηση της εργασίας σας, επιλέξτε έργα.

2. Στη σελίδα " Κέντρο έργων ", κάτω από τη στήλη Όνομα έργου, επιλέξτε το όνομα του έργου για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κινδύνου.

3. Στο αριστερό παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή κίνδυνοι.

4. Στη σελίδα τους κινδύνους, κάντε κλικ στην επιλογή νέο στοιχείο.

5. Συμπληρώστε τη φόρμα που εμφανίζεται. Τα απαιτούμενα πεδία είναι Τίτλος, πιθανότητα και επίδραση. Πρόσθετα πεδία περιλαμβάνουν κάτοχο, Ανάθεση σε, κόστος, Περιγραφή, Σχέδιο μετριασμού, Σχέδιο έκτακτης ανάγκης και έναυσμα. Ολοκληρώστε οποιοδήποτε από τα άλλα πεδία για την οποία έχετε τις πληροφορίες. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες αργότερα.

   

6. Στο κάτω μέρος της σελίδας, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση.

Τροποποιήσετε τις πληροφορίες του κινδύνου

1. Στην Project Online αρχική σελίδα, στην περιοχή Παρακολούθηση της εργασίας σας, επιλέξτε έργα.

2. Στη σελίδα " Κέντρο έργων ", κάτω από τη στήλη Όνομα έργου, επιλέξτε το όνομα του έργου για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κινδύνου.

3. Στο αριστερό παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή κίνδυνοι.

4. Στη σελίδα τους κινδύνους, επιλέξτε το όνομα του κινδύνου που θέλετε να τροποποιήσετε.

5. Επάνω από τη φόρμα που εμφανίζεται, επιλέξτε Επεξεργασία στοιχείου.

6. Αλλαγή ή ολοκληρώστε οποιοδήποτε από τα πεδία.

7. Για να επισυνάψετε ένα αρχείο σε μια εγγραφή κινδύνου, στην καρτέλα Επεξεργασία, στην ομάδα Ενέργειες, επιλέξτε Επισύναψη αρχείου. Επιλέξτε Επιλογή αρχείου, μεταβείτε και επιλέξτε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

8. Στο κάτω μέρος της σελίδας, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση.

Προβάλετε τη λίστα των κινδύνων σε ένα έργο

1. Στην Project Online αρχική σελίδα, στην περιοχή Παρακολούθηση της εργασίας σας, επιλέξτε έργα.

2. Στη σελίδα " Κέντρο έργων ", κάτω από τη στήλη Όνομα έργου, επιλέξτε το όνομα του έργου για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κινδύνου.

3. Στο αριστερό παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή κίνδυνοι.

4. Στη σελίδα τους κινδύνους, εξετάστε τους κινδύνους που πληκτρολογήσατε στο τρέχον έργο.

5. Για να ταξινομήσετε με αύξουσα σειρά κατά ένα πεδίο, για παράδειγμα, Ανάθεση σε, το πεδίο κατάσταση ή έκθεσης (το προϊόν σας πιθανότητα, επίδραση παράγοντες), κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης. Για να ταξινομήσετε με φθίνουσα σειρά, κάντε κλικ στη στήλη δεύτερη φορά στην επικεφαλίδα.

   

Αρχή της σελίδας