Τα αναγνωριστικά εγγράφων βοηθούν στη διαχείριση των εγγράφων σας παρέχοντας έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης στοιχείων, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Για παράδειγμα, εάν ένα νομικό συμβόλαιο μετακινηθεί από μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη αρχειοθήκης σε άλλη τοποθεσία, το συμβόλαιο διατηρεί το αναγνωριστικό του. Χρησιμοποιήστε το αναγνωριστικό εγγράφου για να εντοπίσετε εύκολα το αρχειοθετημένο συμβόλαιο. Τα αναγνωριστικά εγγράφων εκχωρούνται αυτόματα σε απεσταλμένα έγγραφα και ακολουθούν τα στοιχεία σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους. Τα αναγνωριστικά εγγράφων μπορούν να εκχωρηθούν και σε σύνολα εγγράφων.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων
Για να χρησιμοποιήσετε τα αναγνωριστικά εγγράφων που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε έγγραφα ή εγγραφές, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη σχετική δυνατότητα στη συλλογή τοποθεσιών.
Ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αναγνωριστικών εγγράφων πρέπει να είστε διαχειριστής μιας συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στην τοποθεσία ανώτατου επιπέδου ή στη συλλογή τοποθεσιών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις
Σε μια τοποθεσία ομάδας SharePoint, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις
-
Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση, δίπλα στην υπηρεσία αναγνωριστικών εγγράφων. Ένα εικονίδιο ενεργοποίησης εμφανίζεται δίπλα στο στοιχείο και η δυνατότητα ενεργοποιείται για την τρέχουσα συλλογή τοποθεσιών.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών
Με την ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου για μια δεδομένη συλλογή τοποθεσιών, εκχωρείται αυτόματα ένα αναγνωριστικό εγγράφου σε όλα τα έγγραφα της συλλογής. Ο αριθμός των εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών επηρεάζει τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας...
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού εγγράφου, πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στην τοποθεσία ανώτατου επιπέδου ή στη συλλογή τοποθεσιών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις
Σε μια τοποθεσία ομάδας SharePoint, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις
-
Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου.
-
Στη σελίδα ρυθμίσεων αναγνωριστικού εγγράφου, στην ενότητα "Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου", βεβαιωθείτε ότι υπάρχει σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο ελέγχου Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου.
Σημείωση: Όταν ενεργοποιείτε τα αναγνωριστικά εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζεται το ακόλουθο μήνυμα: Η ολοκλήρωση της ρύθμισης παραμέτρων της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου έχει προγραμματιστεί από μια αυτόματη διεργασία. Ο χρόνος που θα χρειαστεί για αυτήν τη διεργασία εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών.
-
Για να ρυθμίσετε μια προσαρμοσμένη συμβολοσειρά χαρακτήρων ή αριθμών που θα προσαρτώνται αυτόματα στην αρχή κάθε αναγνωριστικού εγγράφου, εισαγάγετε τη συμβολοσειρά στην περιοχή Αρχή αναγνωριστικού με τους ακόλουθους χαρακτήρες.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επαναφορά όλων των αναγνωριστικών εγγράφων…, εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα το πρόθημα σε όλα τα υπάρχοντα αναγνωριστικά εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.
-
Στις ενότητες εύρους αναζήτησης για την αναζήτηση αναγνωριστικών εγγράφων, επιλέξτε τις τοποθεσίες που θα χρησιμοποιηθούν ως εμβέλεια αναζήτησης για την αναζήτηση αναγνωριστικών εγγράφων.
-
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Όταν ενεργοποιείτε τα αναγνωριστικά εγγράφων για μια συλλογή τοποθεσιών, προστίθεται μια στήλη στους τύπους περιεχομένου "Έγγραφο" και "Σύνολα εγγράφων" σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Το αναγνωριστικό που έχει εκχωρηθεί σε ένα στοιχείο εμφανίζεται στη στήλη αναγνωριστικών εγγράφων. Βρείτε το αναγνωριστικό εγγράφου στο παράθυρο λεπτομερειών της βιβλιοθήκης εγγράφων.
Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε
Ήταν χρήσιμο αυτό το άρθρο; Εάν ναι, ενημερώστε μας στο κάτω μέρος της σελίδας. Εάν δεν ήταν χρήσιμο, πείτε μας τι προκάλεσε σύγχυση ή τι λείπει. Παρακαλείσθε να συμπεριλάβετε τις εκδόσεις του SharePoint, του λειτουργικού συστήματος και του προγράμματος περιήγησης που χρησιμοποιείτε. Θα χρησιμοποιήσουμε τα σχόλιά σας για να ελέγξτε ξανά τα γεγονότα, να προσθέσετε πληροφορίες και να ενημερώσετε αυτό το άρθρο.
