Από προεπιλογή, μπορείτε να εκτυπώσετε αναφορές που δεν περιέχουν εγγραφές. Για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μια μακροεντολή είτε κώδικα της Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) για να εντοπίσετε την απουσία εγγραφών σε μια αναφορά και, στη συνέχεια, να ακυρώσετε τη λειτουργία εκτύπωσης. Τα βήματα σε αυτό το άρθρο εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις δύο τεχνικές.
Τι θέλετε να κάνετε;
Πιθανότατα θέλετε να ακυρώσετε την εκτύπωση μιας έκθεσης όταν δεν περιέχει εγγραφές. Για παράδειγμα, εάν ξεκινάτε να πουλάτε ένα νέο προϊόν, είναι πιθανό να υπάρχει μια χρονική περίοδος κατά την οποία δεν έχετε ακόμη καταχωρήσει πωλήσεις. Επομένως, θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας την πιθανότητα ορισμένες από τις αναφορές σας να μην περιέχουν αναλυτικές εγγραφές και ότι οι συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως η συνάρτηση Count , ενδέχεται να μην έχουν να μετρήσουν τίποτα. Για να χειριστείτε μια τέτοια εμφάνιση με χάρη, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που ακυρώνει την εργασία εκτύπωσης. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μερικές γραμμές κώδικα VBA που τοποθετούνται προσεκτικά για να κάνετε το ίδιο πράγμα. Η VBA είναι η γλώσσα προγραμματισμού που χρησιμοποιεί Access.
Μπορείτε να προσθέσετε είτε τη μακροεντολή είτε τον κώδικα VBA στη διαδικασία συμβάντος On No Data της αναφοράς. Access ενεργοποιεί το συμβάν "Χωρίς δεδομένα " κάθε φορά που εκτελείτε μια αναφορά που δεν έχει εγγραφές. Η μακροεντολή και ο κώδικας VBA που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο εμφανίζουν ένα κατάλληλο μήνυμα και ακυρώνουν την εκτύπωση της αναφοράς όταν αυτή η αναφορά δεν περιέχει δεδομένα. Όταν προσθέτετε μια μακροεντολή ή κώδικα VBA στη διαδικασία συμβάντος "Χωρίς δεδομένα ", η μακροεντολή ή ο κώδικας VBA εκτελείται κάθε φορά που ανοίγετε μια αναφορά που δεν περιέχει εγγραφές. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε οποιοδήποτε προειδοποιητικό μήνυμα, η μακροεντολή κλείνει επίσης την κενή αναφορά. Όταν προσθέτετε είτε τη μακροεντολή είτε τον κώδικα VBA στην αναφορά, δεν ανοίγει μια κενή έκθεση όταν προσπαθείτε να την εμφανίσετε σε προβολή έκθεσης ή σε προβολή διάταξης — αλλά μπορείτε να ανοίξετε την έκθεση σε προβολή σχεδίασης.
Χρήση μακροεντολής για ακύρωση της εκτύπωσης
Η μακροεντολή που περιγράφεται σε αυτή την ενότητα εμφανίζει ένα μήνυμα ειδοποίησης όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε μια κενή αναφορά. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το πλαίσιο μηνύματος, η μακροεντολή ακυρώνει αυτόματα τη λειτουργία εκτύπωσης. Εάν δεν συμπεριλάβετε ένα μήνυμα ειδοποίησης, θα εμφανίζεται σαν να μην συμβαίνει τίποτα όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε την αναφορά — κάτι που πιθανότατα θα μπερδέψει τους χρήστες της αναφοράς.
Δημιουργία της μακροεντολής
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο ιδιοτήτων.
-ή-
Κάντε διπλό κλικ στο πλαίσιο στην επάνω αριστερή ή τη δεξιά γωνία της αναφοράς, ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις γλώσσας.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Συμβάν και, στο πλαίσιο ιδιότητας Χωρίς δεδομένα , κάντε κλικ στην επιλογή
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή δόμησης .
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δόμηση μακροεντολών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Η σχεδίαση μακροεντολής ξεκινά και εμφανίζει μια κενή μακροεντολή.
-
Στην αναπτυσσόμενη λίστα ενεργειών μακροεντολών στο παράθυρο σχεδίασης μακροεντολών, επιλέξτε MessageBox από τη λίστα.
-
στο πλαίσιο Μήνυμα , πληκτρολογήστε το κείμενο για το μήνυμα ειδοποίησης.
Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε τα εξής: Δεν υπάρχουν εγγραφές για αναφορά.
-
Προαιρετικά, αλλάξτε την τιμή του ορίσματος στο πλαίσιο Ηχητικό σήμα από Ναι σε Όχι και, στη λίστα Τύπος , επιλέξτε τον τύπο του εικονιδίου που θέλετε να εμφανίζεται στο μήνυμα ειδοποίησης.
-
Στο πλαίσιο Τίτλος , πληκτρολογήστε τον τίτλο για το μήνυμα ειδοποίησης.
Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε "Χωρίς εγγραφές".
-
Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα ενεργειών μακροεντολών κάτω από την ενέργεια MessageBox και, στη συνέχεια, επιλέξτε CancelEvent.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Κλείσιμο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Κλείσιμο, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο. Εάν εμφανιστεί ένα μήνυμα ειδοποίησης και σας ρωτήσει εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη μακροεντολή και την ιδιότητα της αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι, κλείστε την αναφορά, αποθηκεύστε τις αλλαγές σας εάν σας ζητηθεί και συνεχίστε με τα επόμενα βήματα για να τη δοκιμάσετε.
Δοκιμή της μακροεντολής σας
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που περιέχει τη μακροεντολή και επιλέξτε Εκτύπωση. Ανάλογα με τις επιλογές που επιλέξατε, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα ειδοποίησης.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το μήνυμα, η ενέργεια CancelEvent διακόπτει τη λειτουργία εκτύπωσης. Επειδή δεν έχετε καθορίσει κανένα άλλο συμβάν (όπως το άνοιγμα της αναφοράς για προβολή), η αναφορά κλείνει.
Χρήση κώδικα VBA για ακύρωση της εκτύπωσης
Ο κώδικας VBA που περιγράφεται εδώ μοιάζει πολύ με τη μακροεντολή που περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα — εμφανίζει ένα μήνυμα ειδοποίησης όταν ανοίγετε μια κενή αναφορά και, στη συνέχεια, ακυρώνει τη λειτουργία εκτύπωσης όταν κλείνετε το μήνυμα ειδοποίησης.
Προσθήκη κώδικα VBA
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
Σημείωση: Για να ολοκληρώσετε αυτή τη διαδικασία, χρησιμοποιήστε μια αναφορά που δεν περιέχει εγγραφές.
-
Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο ιδιοτήτων.
-ή-
Κάντε διπλό κλικ στο πλαίσιο στην επάνω αριστερή ή τη δεξιά γωνία της αναφοράς, ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις και τις ρυθμίσεις γλώσσας.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Συμβάν και, στο πλαίσιο ιδιότητας Χωρίς δεδομένα , κάντε κλικ στην επιλογή
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή δόμησης .
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δόμηση κώδικα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Η Επεξεργασία της Visual Basic ξεκινά και εμφανίζει μια κενή διαδικασία συμβάντος.
-
Πληκτρολογήστε τον παρακάτω κώδικα στην Επεξεργασία της Visual Basic, έτσι ώστε η Report_NoData διαδικασία να εμφανίζεται ακριβώς όπως αυτή όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο και επιστροφή στη Microsoft Access.
-
Κλείστε την ανοιχτή αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε την αποθήκευση.
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που μόλις αλλάξατε και επιλέξτε Εκτύπωση. Ανάλογα με τις επιλογές που επιλέξατε, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα ειδοποίησης.
Η διαδικασία Report_NoData χρησιμοποιεί τη συνάρτηση MsgBox για να εμφανίσει το μήνυμα Δεν υπάρχουν εγγραφές για αναφορά και ένα κουμπί OK . Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, η γραμμή "Cancel=True" στη διαδικασία καθοδηγεί την Access να ακυρώσει την αναφορά. Το όρισμα Άκυρο είναι ένα όρισμα που μεταβιβάζεται αυτόματα στη διαδικασία συμβάντος και ελέγχεται πάντα από την Access όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμβάντος.
