Όταν ταξινομείτε τα δεδομένα σε έναν πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση της Access, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη σειρά ταξινόμησης με το αντικείμενο. Εάν ταξινομήσετε τα δεδομένα σε ένα από αυτά τα αντικείμενα και, στη συνέχεια, αποθηκεύσετε το αντικείμενο, η σειρά ταξινόμησης που εφαρμόζεται όταν αποθηκεύετε το αντικείμενο αποθηκεύεται αυτόματα μαζί με το αντικείμενο. Μπορείτε να καθορίσετε εάν η αποθηκευμένη σειρά ταξινόμησης θα εφαρμοστεί κατά το επόμενο άνοιγμα του αντικειμένου.
Για ερωτήματα και αναφορές, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης. Η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης εφαρμόζεται στα δεδομένα του ερωτήματος ή της αναφοράς όταν δεν έχει καθοριστεί άλλη σειρά ταξινόμησης.
Τι θέλετε να κάνετε;
Κατανόηση αποθηκευμένων παραγγελιών ταξινόμησης
Υπάρχουν δύο είδη αποθηκευμένων παραγγελιών ταξινόμησης:
-
Τελευταία εφαρμογή Η σειρά ταξινόμησης που εφαρμόστηκε τελευταία είναι η σειρά ταξινόμησης που ίσχυε κατά την τελευταία αποθήκευση του αντικειμένου. Οι πίνακες, τα ερωτήματα, οι φόρμες και οι αναφορές μπορούν να έχουν όλες τις τελευταίες εντολές ταξινόμησης.
-
Προεπιλογή Μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης είναι ενσωματωμένη στη σχεδίαση ενός ερωτήματος ή μιας αναφοράς. Όταν δεν έχει καθοριστεί άλλη σειρά ταξινόμησης, εφαρμόζεται μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης.
Σειρά ταξινόμησης που εφαρμόστηκε τελευταία
Όταν αποθηκεύετε έναν πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή αναφορά κατά την ταξινόμηση των δεδομένων, η σειρά ταξινόμησης αποθηκεύεται αυτόματα κατά την αποθήκευση του αντικειμένου. Αυτή ονομάζεται σειρά ταξινόμησης τελευταίας εφαρμογής. Όταν δημιουργείτε μια σειρά ταξινόμησης, στην πραγματικότητα αλλάζετε τη σχεδίαση του αντικειμένου.
Εάν θέλετε η σειρά ταξινόμησης που εφαρμόστηκε τελευταία να εφαρμοστεί αυτόματα την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το αντικείμενο, ορίστε την ιδιότητα Σειρά κατά με τη φόρτωση του αντικειμένου σε Ναι. Για να ορίσετε αυτή την ιδιότητα, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα ενώ το αντικείμενο είναι ανοιχτό σε προβολή σχεδίασης.
-
Πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανίσετε το φύλλο ιδιοτήτων.
Αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο εάν το φύλλο ιδιοτήτων εμφανίζεται ήδη.
-
Κάντε ένα από τα εξής:
-
Εάν το αντικείμενο είναι πίνακας ή ερώτημα, στην καρτέλα Γενικά του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Order By On Load σε Ναι.
-
Εάν το αντικείμενο είναι μια φόρμα ή μια έκθεση, στην καρτέλα Δεδομένα του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Σειρά κατά με τη φόρτωση σε Ναι.
-
Σημείωση: Μπορείτε να αποτρέψετε την εφαρμογή της τελευταίας σειράς ταξινόμησης, ορίζοντας την ιδιότητα Order By On Load σε Όχι.
Προεπιλεγμένες παραγγελίες ταξινόμησης
Επειδή η σειρά ταξινόμησης που εφαρμόστηκε τελευταία μπορεί να αλλάζει κάθε φορά που κάποιος ταξινομεί ένα αντικείμενο και, στη συνέχεια, το αποθηκεύει, μπορείτε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης. Η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης είναι μέρος της σχεδίασης του αντικειμένου και δεν αλλάζει όταν εφαρμόζεται διαφορετική σειρά ταξινόμησης.
Μπορείτε να καθορίσετε μόνο μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης για ένα ερώτημα ή μια αναφορά. Παρόλο που η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης δεν αντικατασταθεί από την τρέχουσα ή την τελευταία σειρά ταξινόμησης, τίθεται σε ισχύ μόνο όταν καταργηθεί η τρέχουσα ή η τελευταία σειρά ταξινόμησης.
Ορισμός της προεπιλεγμένης σειράς ταξινόμησης για ένα ερώτημα
-
Ανοίξτε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης.
-
Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμηση.
Το πεδίο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου στη γραμμή Εμφάνιση του πεδίου που προσθέσατε.
-
Στη γραμμή Ταξινόμηση , καθορίστε εάν θέλετε να ταξινομήσετε το πεδίο με αύξουσα σειρά (πρώτα οι μικρότερες τιμές, A-to-Z) ή σε φθίνουσα σειρά (οι μεγαλύτερες τιμές πρώτα, Ω προς Α).
-
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε κατά περισσότερα από ένα πεδία, προσθέστε επιπλέον πεδία ταξινόμησης, επαναλαμβάνοντας τα βήματα 2 έως 4.
Σημείωση: Όταν ταξινομείτε κατά περισσότερα από ένα πεδία, τα αποτελέσματα ταξινομούνται αρχικά κατά το πρώτο πεδίο που καθορίσατε, στη συνέχεια κατά το επόμενο πεδίο που καθορίσατε κ.ο.κ. Για παράδειγμα, εάν ταξινομήσετε κατά Επώνυμο και, στη συνέχεια, κατά Ημερομηνία_γέννησης, όλες οι εγγραφές με τιμή "Επώνυμο" εμφανίζονται πριν από τις εγγραφές με την τιμή "Επώνυμο" της συνάρτησης Stevens, ανεξάρτητα από την τιμή της ημερομηνίας γέννησης. Οι εγγραφές μέσα σε κάθε πεδίο "Επώνυμο" ταξινομούνται, στη συνέχεια, σύμφωνα με την τιμή στο πεδίο Ημερομηνία_γέννησης.
-
Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα.
Σημείωση: Για να καταργήσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης από ένα ερώτημα, καταργήστε τα πεδία ταξινόμησης από το πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.
Ορισμός της προεπιλεγμένης σειράς ταξινόμησης για μια αναφορά
-
Ανοίξτε την έκθεση σε Προβολή έκθεσης ή Προβολή διάταξης.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού συντόμευσης.
Εμφανίζεται μια νέα καρτέλα εγγράφου, η οποία περιέχει ένα πλέγμα σχεδίασης και ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο στο οποίο θα γίνει η ταξινόμηση.
-
Στο παράθυρο, κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμηση.
Το πεδίο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης.
-
Στο πλέγμα σχεδίασης, στη γραμμή Ταξινόμηση , καθορίστε εάν θέλετε να ταξινομήσετε το πεδίο με αύξουσα σειρά (οι μικρότερες τιμές πρώτα, A-to-Z) ή σε φθίνουσα σειρά (οι μεγαλύτερες τιμές πρώτα, Ω προς Α).
-
Εάν θέλετε να ταξινομήσετε κατά περισσότερα από ένα πεδία, προσθέστε επιπλέον πεδία ταξινόμησης, επαναλαμβάνοντας τα βήματα 2 έως 4.
Σημείωση: Όταν ταξινομείτε κατά περισσότερα από ένα πεδία, τα αποτελέσματα ταξινομούνται αρχικά κατά το πρώτο πεδίο που καθορίσατε, στη συνέχεια κατά το επόμενο πεδίο που καθορίσατε κ.ο.κ. Για παράδειγμα, εάν ταξινομήσετε κατά Επώνυμο και, στη συνέχεια, κατά Ημερομηνία_γέννησης, όλες οι εγγραφές με τιμή "Επώνυμο" εμφανίζονται πριν από τις εγγραφές με την τιμή "Επώνυμο" της συνάρτησης Stevens, ανεξάρτητα από την τιμή της ημερομηνίας γέννησης. Οι εγγραφές μέσα σε κάθε πεδίο "Επώνυμο" ταξινομούνται, στη συνέχεια, σύμφωνα με την τιμή στο πεδίο Ημερομηνία_γέννησης.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ταξινόμηση & φίλτρο , κάντε κλικ στην επιλογή Εναλλαγή φίλτρου.
Σημείωση: Για να καταργήσετε μια προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης από μια έκθεση, καταργήστε τα πεδία ταξινόμησης από το πλέγμα σχεδίασης.
