Αυτόματος επαναπρογραμματισμός συμβάντων με το Copilot στο Microsoft Outlook και το Microsoft Teams

Ενεργοποίηση της επιλογής Αυτόματος επαναπρογραμματισμός με Copilot

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Copilot για την αυτόματη επαναπρογραμματισμό συμβάντων ή σειρών κατά τη χρήση του νέου Outlook για Windows, του Outlook στο web ή του Calendar Microsoft 365 στο Microsoft Teams.

1. Δημιουργήστε ένα νέο συμβάν ή σειρά ή ανοίξτε ένα υπάρχον συμβάν ή σειρά.

2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Εάν προκύψουν διενέξεις, αφήστε το Copilot να επαναπρογραμματιστεί για αυτό το συμβάν. 

   

3. Επιλέξτε τις αποδεκτές ημέρες και ώρες για να βρείτε τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις εάν το Copilot πρέπει να επαναπρογραμματιστεί για εσάς (αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά θα έχετε καλύτερα αποτελέσματα εάν επιλέξετε ημέρες και ώρες).
   

Ορισμένα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον αυτόματο προγραμματισμό και τις σειρές

Εάν δημιουργήσετε μια νέα σειρά και η επιλογή Αυτόματος επαναπρογραμματισμός με το Copilot είναι απενεργοποιημένη, δεν μπορείτε να την ενεργοποιήσετε για μία μόνο παρουσία της σειράς αργότερα.

Εάν δημιουργήσετε μια νέα σειρά και ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματος επαναπρογραμματισμός με το Copilot, η επιλογή μπορεί να απενεργοποιηθεί για μία μόνο παρουσία αργότερα, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε τις αποδεκτές ημέρες και ώρες για μία μόνο παρουσία.

Το Copilot θα επαναπρογραμματιστεί μόνο εάν προκύψουν διενέξεις αργότερα

Το Copilot θα επαναπρογραμματιστεί αυτόματα το συμβάν με βάση τις αποδεκτές ημέρες και ώρες σας μόνο εάν:

• Αποδέχεστε ένα νέο συμβάν που παρουσιάζεται ταυτόχρονα.

• Προγραμματίστε ή επαναπρογραμματισμό ενός νέου συμβάντος ώστε να συμβεί ταυτόχρονα.

Διαφορετικά, το συμβάν θα παραμείνει στις αρχικές ημέρες και ώρες.

Για να δείτε τι έχει επαναπρογραμματιστεί από το Copilot, ελέγξτε το παράθυρο ειδοποιήσεων του Outlook

Οι ειδοποιήσεις σχετικά με τις αλλαγές στα συμβάντα σας θα εμφανιστούν στο παράθυρο ειδοποιήσεων του Outlook και θα περιλαμβάνουν τα εξής: 

• Η εκδήλωση προγραμματίστηκε εκ νέου με επιτυχία.

• Δεν ήταν δυνατή η επαναπρογραμματισμός του συμβάντος εντός των προτιμήσεων σας.

• Το συμβάν έχει αλλάξει και δεν μπορεί πλέον να επαναπρογραμματισθεί αυτόματα (για παράδειγμα, εάν προστεθούν περισσότερα άτομα σε ένα συμβάν αργότερα).

Στο μέλλον, το Copilot θα στέλνει επίσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για σημαντικές ειδοποιήσεις.

Μπορείτε να διαχειριστείτε τις προτιμήσεις ειδοποιήσεων από τις ρυθμίσεις του Outlook.

Σενάρια που επηρεάζουν τον αυτόματο επαναπρογραμματισμό

Εάν συμβεί κάτι από αυτά, το Copilot δεν θα είναι σε θέση να επαναπρογραμματιστεί για εσάς. Εάν ο αυτόματος προγραμματισμός ήταν ήδη ενεργοποιημένος, το Copilot θα σας ειδοποιήσει ότι δεν διαχειρίζεται πλέον τη σύσκεψη για εσάς.

• Προστίθενται περισσότεροι από ένας συμμετέχοντες ή η σύσκεψη προωθείται σε επιπλέον συμμετέχοντες. Οι αίθουσες διασκέψεων δεν υπολογίζονται ως συμμετέχοντες.

• Ένα συμβάν είναι μεγαλύτερο από 5 ώρες, συμπεριλαμβανομένων ολοήμερων συμβάντων.

• Μια σειρά προγραμματίζεται με περιοδικότητα λιγότερο συχνά από τη μηνιαία (για παράδειγμα, κάθε 2 μήνες).

• Μια σειρά προγραμματίζεται σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία του μήνα (για παράδειγμα, την 3η κάθε μήνα).

• Ένα συμβάν ή μια σειρά προγραμματίζεται σε ένα δευτερεύον ή κοινόχρηστο ημερολόγιο.

• Ένα συμβάν ή μια σειρά έχει οριστεί να εμφανίζεται ως "Εκτός γραφείου"

• Ο συμμετέχων απορρίπτει τη σύσκεψη 1:1. Το Copilot δεν γνωρίζει εάν η απόρριψη του συμμετέχοντα υποδεικνύει ότι η σύσκεψη πρέπει να ακυρωθεί ή να επαναπρογραμματιστεί. Στο μέλλον, το Copilot θα δέχεται αυτόματα προτάσεις νέας ώρας από τους συμμετέχοντες.

• Το συμβάν ή η σειρά δεν ταιριάζει, επειδή:

  • Δεν υπάρχουν διαθέσιμες ώρες (το Copilot προσπάθησε 5 φορές να βρει μια ώρα και δεν μπόρεσε).

  • Έχει συμπληρωθεί το όριο επαναπρογραμματισμού (το συμβάν έχει επαναπρογραμμαιστεί αυτόματα 5 φορές ήδη, υποδεικνύοντας ότι μάλλον δεν αποτελεί προτεραιότητα και η συνέχιση του επαναπρογραμματισμού ενδέχεται να μην είναι η σωστή λύση).​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Συνήθεις ερωτήσεις

Τι βλέπουν οι συμμετέχοντες όταν επαναπρογραμματιστεί αυτόματα το Copilot;

Προς το παρόν, οι συμμετέχοντες δεν θα γνωρίζουν ότι το Copilot επαναπρογραμματίστηκε τη σύσκεψη.  Λαμβάνουν ένα μήνυμα ενημέρωσης της σύσκεψης σαν να είχατε αλλάξει την ώρα της σύσκεψης.  Σκεφτόμαστε συνεχώς πώς να το βελτιώσουμε αυτό, επομένως στείλτε προτάσεις μέσω της Βοήθειας > σχολίων.

Πώς επιλέγει το Copilot πότε θα επαναπρογραμματιστεί, αν υπάρχουν πολλές ελεύθερες ώρες;

Το Copilot θα επιλέξει τη διαθέσιμη ώρα που είναι πλησιέστερη στην αρχική ώρα της σύσκεψης εντός των ημερών και των ωρών που έχετε υποδείξει ως αποδεκτές εναλλακτικές λύσεις.

Εάν ενεργοποιήσω αυτήν τη δυνατότητα για μια σύσκεψη, αλλά δεν αλλάξω κάτι άλλο, ο συμμετέχων θα λάβει μια ενημέρωση;

Εάν ενεργοποιήσετε την αυτόματη επαναπρογραμματισμό με το Copilot για μια υπάρχουσα σύσκεψη και δεν κάνετε άλλες αλλαγές, ο συμμετέχων δεν θα λάβει μήνυμα ενημέρωσης σύσκεψης. Θα ενημερώσουμε την εμπειρία, έτσι ώστε το κουμπί της φόρμας συμβάντος να έχει την ετικέτα "Αποθήκευση" σε αυτό το σενάριο, αντί για την τρέχουσα ετικέτα "Αποστολή".