Όταν ένα αρχείο προστατεύεται με ετικέτα ευαισθησίας χρησιμοποιώντας προστασία διαχείρισης δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM), εφαρμόζεται κρυπτογράφηση στο αρχείο για την προστασία του περιεχομένου από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Για τα περισσότερα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint Online ή στο OneDrive, η κρυπτογράφηση γίνεται από το SharePoint ή το OneDrive του οργανισμού του οποίου την ετικέτα έχει.
Σε αυτή την περίπτωση, το αρχείο ανήκει σε διαφορετικό οργανισμό, ωστόσο, και αυτός ο οργανισμός δεν μπορεί να διαχειριστεί μια ετικέτα που ανήκει στον οργανισμό σας.
Είναι σαν να βάζεις τη δική σου κλειδαριά στην πόρτα κάποιου άλλου.
Σημείωση: Εάν το αρχείο δεν διαθέτει δυνατότητα σύνταξης από κοινού, τότε η διαχείριση της προστασίας δεν γίνεται από το SharePoint ή το OneDrive και η προστασία μπορεί να εφαρμοστεί με ετικέτες από άλλους οργανισμούς.
Τι μπορώ να κάνω;
Χρήση ετικέτας που δεν αλλάζει την προστασία
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μια ετικέτα από τον οργανισμό σας σε αρχεία που βρίσκονται σε άλλους οργανισμούς, επιλέξτε μια ετικέτα ευαισθησίας από την πολιτική του οργανισμού σας που δεν εφαρμόζει ή δεν καταργεί την προστασία.
Δημιουργία του δικού σας αντιγράφου του αρχείου
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μια προστατευμένη ετικέτα από τον οργανισμό σας και έχετε επαρκή δικαιώματα, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο στη συσκευή σας ή στο δικό σας SharePoint ή OneDrive και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε την ετικέτα από τον οργανισμό σας.
Σημαντικό: Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο αντίγραφο του αρχείου που δεν έχει τεθεί σε κοινή χρήση με τον αρχικό οργανισμό. Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, θα πρέπει πρώτα να βεβαιωθείτε ότι αυτή η ενέργεια είναι συνεπής με τις πολιτικές και τις συμβάσεις για πληροφορίες που περιέχονται στο αρχείο.
Ζητήστε από κάποιον από τον άλλο οργανισμό να εφαρμόσει μία από τις ετικέτες του
Μπορείτε να ρωτήσετε κάποιον από την εταιρεία πού βρίσκεται το αρχείο για να επισημάνετε σωστά το αρχείο. Θα βλέπετε πληροφορίες μόνο σχετικά με τα δικαιώματα και όχι την ετικέτα που εφαρμόζεται στο Office, καθώς αυτή η ετικέτα θα προέρχεται από διαφορετικό οργανισμό από τον δικό σας.
Σημαντικό: Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να χάσετε τα δικαιώματά σας για το αρχείο, εάν η ετικέτα ευαισθησίας που εφαρμόζεται περιορίζει τα δικαιώματα με τρόπο που σας εξαιρεί.
Είσοδος με χρήση λογαριασμού στον άλλο οργανισμό
Εάν έχετε ένα λογαριασμό στον οργανισμό όπου βρίσκεται το αρχείο και αυτός ο λογαριασμός χρήστη διαθέτει άδεια χρήσης για ετικέτες ευαισθησίας, μπορείτε να πραγματοποιήσετε είσοδο με αυτόν το λογαριασμό και να εφαρμόσετε μια ετικέτα από αυτόν τον οργανισμό στο αρχείο.
Σημαντικό: Εάν το κάνετε αυτό, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τον άλλο λογαριασμό για να προβάλετε το αρχείο στο μέλλον, καθώς ο λογαριασμός σας στον οικιακό οργανισμό σας ενδέχεται να μην έχει πρόσβαση όταν εφαρμοστούν τα μέτρα προστασίας.
Να μην εφαρμοστεί ετικέτα
Μπορείτε να αποφασίσετε να αφήσετε το αρχείο ως έχει χωρίς ετικέτες.
