Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να δημιουργήσετε παραστάσεις υπό όρους (γνωστές και ως δυαδικές) στην Access. Μια παράσταση υπό όρους επιστρέφει τιμή true ή false και, στη συνέχεια, επιστρέφει ένα αποτέλεσμα που ικανοποιεί τη συνθήκη που καθορίζετε. Εάν χρησιμοποιείτε συναρτήσεις στις παραστάσεις υπό όρους, μπορείτε επίσης να καθορίσετε μια ενέργεια για τιμές που πληρούν και δεν πληρούν τη συνθήκη στην παράσταση. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια παράσταση που βρίσκει όλες τις πωλήσεις με περιθώριο κέρδους 10 τοις εκατό ή λιγότερο και, στη συνέχεια, να καθορίσετε ότι αυτοί οι αριθμοί εμφανίζονται σε κόκκινο τύπο ή να αντικαταστήσετε τις τιμές με ένα μήνυμα.
Σε αυτό το άρθρο
Κατανόηση των παραστάσεων υπό όρους
Μια παράσταση υπό όρους είναι ένας τύπος παράστασης που ελέγχει τα δεδομένα σας για να δει εάν πληροί μια συνθήκη και, στη συνέχεια, πραγματοποιεί μια ενέργεια ανάλογα με το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, μια παράσταση μπορεί να αναζητήσει τιμές ημερομηνίας μεταγενέστερες μιας δεδομένης ημερομηνίας έναρξης και, στη συνέχεια, να εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία προγενέστερη της καθορισμένης ημερομηνίας έναρξης.
Οι παραστάσεις υπό όρους έχουν την ίδια φόρμα και χρησιμοποιούν την ίδια βασική σύνταξη με άλλες παραστάσεις και μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε με τους ίδιους τρόπους που χρησιμοποιείτε και με άλλες παραστάσεις:
-
Για τα πεδία πίνακα, μπορείτε να προσθέσετε την παράσταση στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης του πεδίου. Στη συνέχεια, οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τιμές στο πεδίο που ικανοποιούν τις συνθήκες στην παράσταση. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσετε μια παράσταση όπως >=#1/1/2000# σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, οι χρήστες πρέπει να εισαγάγουν τιμές ίσες ή μεταγενέστερες της 1ης Ιανουαρίου 2000.
-
Για στοιχεία ελέγχου σε φόρμες, μπορείτε να προσθέσετε την παράσταση στην ιδιότητα Προέλευση στοιχείου ελέγχου ή Κανόνας επικύρωσης του στοιχείου ελέγχου. Συνήθως, προσθέτετε παραστάσεις υπό όρους στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης και προσθέτετε παραστάσεις που υπολογίζουν τιμές στην ιδιότητα Προέλευση στοιχείου ελέγχου . Για παράδειγμα, η χρήση του>=#1/1/2000# στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης ενός στοιχείου ελέγχου δεν επιτρέπει στους χρήστες να καταχωρούν μη έγκυρη ημερομηνία. Η χρήση μιας παράστασης όπως Date() στην ιδιότητα Προέλευση στοιχείου ελέγχου εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία ως προεπιλεγμένη τιμή.
-
Για ερωτήματα, μπορείτε να προσθέσετε παραστάσεις υπό όρους σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παράσταση στη γραμμή Κριτήρια του ερωτήματος. Όταν χρησιμοποιείτε μια παράσταση στη γραμμή Πεδίο , τα αποτελέσματα εμφανίζονται ως στήλη στα αποτελέσματα του ερωτήματος. Όταν χρησιμοποιείτε μια παράσταση ως κριτήρια για ένα υπάρχον πεδίο, η παράσταση λειτουργεί ως φίλτρο και περιορίζει τις εγγραφές που επιστρέφει το ερώτημα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την παράσταση στη γραμμή Πεδίο ενός ερωτήματος: =IIf([Ημερομηνία παραγγελίας]<=#01/04/2018#,[Ημερομηνία παραγγελίας],"Η παραγγελία καταχωρήθηκε μετά την 1 Απριλίου"). Η παράσταση καθορίζει ένα κριτήριο ημερομηνίας (<=#01/04/2018#). Όταν εκτελείται το ερώτημα, εμφανίζει όλες τις τιμές ημερομηνίας που ικανοποιούν το κριτήριο και τυχόν τιμές ημερομηνίας που δεν πληρούν το κριτήριο αντικαθίστανται με το μήνυμα "Η παραγγελία καταχωρήθηκε μετά την 1η Απριλίου". Τα βήματα στην ενότητα Προσθήκη παράστασης σε ερώτημα εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την παράσταση σε ένα ερώτημα.
Αντίθετα, η χρήση αυτής της παράστασης στο πεδίο Κριτήρια ενός ερωτήματος επιστρέφει μόνο τις εγγραφές με ημερομηνίες που ικανοποιούν το κριτήριο: Between #01/04/2018# AND #05/15/2018#.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση παραστάσεων, ανατρέξτε στο άρθρο Μάθετε πώς να δημιουργείτε μια παράσταση.
Δημιουργία παράστασης υπό όρους
Τα βήματα σε αυτή την ενότητα εξηγούν πώς μπορείτε να προσθέσετε μια παράσταση υπό όρους σε έναν πίνακα, ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ή αναφορά και ένα ερώτημα. Κάθε σύνολο βημάτων χρησιμοποιεί μια ελαφρώς διαφορετική παράσταση για να ελέγξει τις τιμές σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας και να προβεί σε κάποια ενέργεια, με βάση το εάν οι τιμές ημερομηνίας πληρούν την καθορισμένη συνθήκη.
Προσθήκη παράστασης σε πεδίο πίνακα
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης από το μενού συντόμευσης.
-
Στη στήλη Τύπος δεδομένων , κάντε κλικ στο πεδίο Ημερομηνία/Ώρα.
-
Στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, στην καρτέλα Γενικά , κάντε κλικ στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης και πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:
>=#01/01/2000#
Σημείωση: Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τη μορφή ημερομηνίας Η.Π.Α. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή ημερομηνίας για τη χώρα/περιοχή ή τις τοπικές ρυθμίσεις σας. Ωστόσο, πρέπει να περικλείετε την τιμή ημερομηνίας με σύμβολα δίεσης (#), όπως φαίνεται.
-
Κάντε κλικ στη στήλη δίπλα στην επιλογή Κείμενο επικύρωσης και πληκτρολογήστε αυτήν τη συμβολοσειρά κειμένου:
Η ημερομηνία πρέπει να είναι μεγαλύτερη από την 1η Ιανουαρίου 2000.
Και πάλι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τοπική μορφή ημερομηνίας.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για τον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων στο μενού συντόμευσης.
-
Πληκτρολογήστε μια τιμή ημερομηνίας στο πεδίο Ημερομηνία/Ώρα πριν από την 1η Ιανουαρίου 2000. Η Access εμφανίζει το μήνυμα που καθορίζεται στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης και δεν μπορείτε να κλείσετε το πεδίο, εκτός εάν εισαγάγετε μια τιμή που η παράταξή σας αξιολογείται ως αληθής.
Προσθήκη παράστασης σε ένα στοιχείο ελέγχου
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στη φόρμα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
-
Κάντε δεξί κλικ σε ένα στοιχείο ελέγχου που είναι δεσμευμένο σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες στο μενού συντόμευσης.
Εμφανίζεται το φύλλο ιδιοτήτων για το στοιχείο ελέγχου.
-
Στην καρτέλα Δεδομένα ή στην καρτέλα Όλα , κάντε κλικ στο πεδίο δίπλα στην επιλογή Κανόνας επικύρωσης και πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:
>=#01/01/2000#
Σημείωση: Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τη μορφή ημερομηνίας Η.Π.Α. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή ημερομηνίας για τη χώρα/περιοχή ή τις τοπικές ρυθμίσεις σας. Ωστόσο, πρέπει να περικλείετε την τιμή ημερομηνίας με σύμβολα δίεσης (#), όπως φαίνεται.
-
Κάντε κλικ στη στήλη δίπλα στην επιλογή Κείμενο επικύρωσης και πληκτρολογήστε αυτήν τη συμβολοσειρά κειμένου:
Η ημερομηνία πρέπει να είναι μεγαλύτερη από την 1η Ιανουαρίου 2000.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και επιστρέψτε στην προβολή φόρμας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για τη φόρμα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φόρμας στο μενού συντόμευσης.
Προσθήκη παράστασης σε ερώτημα
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα που θέλετε να αλλάξετε και κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.
-
Κάντε κλικ σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο του πλέγματος σχεδίασης και πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:
=IIf([Field_Name]<=#01/04/2018# , [Field_Name] , "Ημερομηνία μεταγενέστερη της 1ης Απριλίου 2018")
Καθώς πληκτρολογείτε την παράσταση, βεβαιωθείτε ότι αντικαθιστάτε και τις δύο εμφανίσεις του Field_Name με το όνομα του πεδίου "Ημερομηνία/Ώρα". Επίσης, εάν ο πίνακας δεν περιέχει ημερομηνίες πριν από την 1η Απριλίου 2018, αλλάξτε τις ημερομηνίες στην παράσταση για να εργαστείτε με τα δεδομένα σας.
-
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να προβάλετε τα αποτελέσματα.
Η παράσταση λειτουργεί ως εξής: Το πρώτο όρισμα (=IIf([Field_Name]<=#01/04/2018#) καθορίζει τη συνθήκη που πρέπει να πληρούν τα δεδομένα — οι ημερομηνίες πρέπει να είναι από την 1 Απριλίου 2018 ή νωρίτερα. Το δεύτερο όρισμα ([Field_Name]) καθορίζει τι βλέπουν οι χρήστες όταν η συνθήκη είναι αληθής — τις ημερομηνίες στο πεδίο. Το τρίτο όρισμα ("Ημερομηνία μεταγενέστερη της 1ης Απριλίου 2018")) καθορίζει το μήνυμα που βλέπουν οι χρήστες όταν τα δεδομένα δεν πληρούν τη συνθήκη.
Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι δεν χρησιμοποιούν όλες οι παραστάσεις υπό όρους τη συνάρτηση IIf . Επίσης, να θυμάστε ότι η συνάρτηση IIf είναι το τμήμα της παράστασης που απαιτεί τα ορίσματα και όχι η ίδια η παράσταση.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις παραστάσεις και τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε, ανατρέξτε στο άρθρο Μάθετε πώς να δημιουργείτε μια παράσταση.
Παραδείγματα παραστάσεων υπό όρους
Οι παραστάσεις στον παρακάτω πίνακα δείχνουν ορισμένους τρόπους για τον υπολογισμό τιμών true και false. Αυτές οι παραστάσεις χρησιμοποιούν τη συνάρτηση IIf (Άμεσο If) για να προσδιορίσουν εάν μια συνθήκη είναι αληθής ή ψευδής και, στη συνέχεια, επιστρέφουν μία τιμή εάν η συνθήκη είναι αληθής και μια άλλη τιμή εάν η συνθήκη είναι ψευδής.
Ανατρέξτε στο άρθρο Συνάρτηση IIf για περισσότερες πληροφορίες.
|
Παράσταση |
Περιγραφή |
|
=IIf([Επιβεβαίωση] = "Ναι", "Η παραγγελία επιβεβαιώθηκε", "Η παραγγελία δεν επιβεβαιώθηκε") |
Εμφανίζει το μήνυμα "Η παραγγελία επιβεβαιώθηκε" εάν η τιμή του πεδίου "Επιβεβαίωση" είναι Ναι. Διαφορετικά, θα εμφανιστεί το μήνυμα "Η παραγγελία δεν επιβεβαιώθηκε". |
|
=IIf(IsNull([Χώρα/περιοχή]);"", [Χώρα/περιοχή]) |
Εμφανίζει μια κενή συμβολοσειρά εάν η τιμή του πεδίου "Χώρα/περιοχή" είναι Null. διαφορετικά, εμφανίζει την τιμή του πεδίου "Χώρα/περιοχή". |
|
=IIf(IsNull([Περιοχή]),[Πόλη]&" "& [Ταχ_Κώδικας], [Πόλη]&" "&[Περιοχή]&" " &[Ταχ_Κώδικας]) |
Εμφανίζει τις τιμές των πεδίων "Πόλη" και "Ταχ_Κώδικας" εάν η τιμή του πεδίου "Περιοχή" είναι Null. διαφορετικά, εμφανίζει τις τιμές των πεδίων "Πόλη", "Περιοχή" και "Ταχ/υκος Κώδικας". |
|
=IIf(IsNull([Ημερομηνία_που_απαιτείται] - [Ημερομηνία_αποστολής]), "Έλεγχος για ημερομηνία που λείπει", [Ημερομηνία_που_απαιτείται] - [Ημερομηνία_αποστολής]) |
Εμφανίζει το μήνυμα "Έλεγχος για ημερομηνία που λείπει" εάν το αποτέλεσμα της αφαίρεσης της τιμής του πεδίου "Ημερομηνία_αποστολής" από το πεδίο "Ημερομηνία_που_απαιτείται" είναι Null. Διαφορετικά, εμφανίζει τη διαφορά μεταξύ των τιμών των πεδίων "Ημερομηνία_που_απαιτείται" και "Ημερομηνία_αποστολής". |
