Δημιουργία και διαχείριση της λίστας ενδιαφερόμενων για το έργο

Της Τζέιν Σάγια, PMP

Τι ακριβώς είναι ο ενδιαφερόμενος ενός έργου;     Υπάρχουν πολλοί ορισμοί και διαφέρουν από προέλευση σε προέλευση και από εταιρεία σε εταιρεία. Όλα δείχνουν ότι οι ενδιαφερόμενοι είναι άτομα ή ομάδες που έχουν έννομο συμφέρον για το αποτέλεσμα ενός έργου. Η διαχείριση ενδιαφερόμενων μερών είναι συνώνυμη με τη διαχείριση σχέσεων: στόχος είναι η απόκτηση και η διατήρηση της δέσμευσης για το έργο σας.

Στο παρόν, οι ενδιαφερόμενοι είναι άτομα ή ομάδες στον οργανισμό που ενδιαφέρονται ή θα επηρεαστούν από το αποτέλεσμα του έργου. Ωστόσο, πριν ξεκινήσετε την άσκηση δημιουργίας και διαχείρισης της λίστας ενδιαφερομένων, βεβαιωθείτε ότι ο ορισμός σας για έναν ενδιαφερόμενο ευθυγραμμίζεται με αυτόν του οργανισμού σας.

Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση των ενδιαφερομένων;

Όσο και αν θα θέλαμε να πιστεύουμε ότι αυτό δεν συμβαίνει, πρέπει να αντιμετωπίσουμε το γεγονός ότι δεν θα είναι όλοι 100 τοις εκατό ενθουσιώδεις για το έργο. Οι ενδιαφερόμενοι ενδέχεται να χρειαστεί να μάθουν νέα εργαλεία ή διαδικασίες, να παραιτηθούν από τον έλεγχο ή, σε ορισμένες ακραίες περιπτώσεις, να χάσουν τη δουλειά τους. Το βάρος πέφτει στον διαχειριστή έργου και τους χορηγούς για να διευκολύνει τις ανησυχίες των ενδιαφερόμενων και είναι απίθανο να είστε σε θέση να κάνετε όλους τους ανθρώπους ευτυχισμένους, όλη την ώρα. Μερικοί θα πρέπει να αντιμετωπιστούν με τέτοιο τρόπο ώστε να μην μπορούν να σαμποτάρουν τις προσπάθειές σας.

Η κατανόηση των κινήτρων θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε τις ανησυχίες και να αποφύγετε αρνητικές συμπεριφορές και τακτικές, όπως:

• Καθυστέρηση των απαραίτητων εισόδων ή εγκρίσεων.

• Ξεκινήστε ένα ανταγωνιστικό έργο.

• Εκ νέου εκχώρηση πόρων σε άλλα έργα.

• Συμμετέχοντας στην πολιτική στο πίσω μέρος για να υπονομεύσει το έργο.

Τα οφέλη της αποτελεσματικής διαχείρισης των ενδιαφερομένων είναι τα εξής:

• Μείωση του χρόνου του κύκλου του έργου, απορρίπτοντάς τον από το να εγκλωβιστεί στην πολιτική.

• Απλοποίηση της διαδικασίας έγκρισης.

• Βοήθεια για να εξασφαλίσετε ότι οι πόροι του έργου είναι διαθέσιμοι και παραμένουν συγκεντρωμένοι.

• Διατήρηση ροής πληροφοριών.

Αρχή της σελίδας

Ανάπτυξη λίστας ενδιαφερομένων

Στις αρχές του έργου, συνεργαστείτε με το χορηγό του έργου σας για να δημιουργήσετε μια λίστα με όλους τους πιθανούς ενδιαφερόμενους. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο καθορίζετε αυτόν το ρόλο και την επίδραση που θα έχει το έργο σας στην εταιρεία, αυτή η λίστα μπορεί να είναι μεγάλη.

Η λίστα ενδιαφερόμενων μερών είναι ένα εργαλείο για το διαχειριστή έργου και μια βασική συνεισφορά για το σχέδιο επικοινωνίας του έργου. Με βάση την αξιολόγηση της λίστας σας, μπορείτε να σχεδιάσετε μια ισχυρή στρατηγική επικοινωνίας. Επίσης, δεν χρειάζεται να μοιραστείτε τις λεπτομέρειες της λίστας πέρα από το χορηγό του έργου.

Με τα περισσότερα έργα έρχονται η πολιτική, οπότε περιμένετε να σκοντάψετε σε κάποια θολά νερά όταν αξιολογείτε τους ενδιαφερόμενους.

Αρχή της σελίδας

Αξιολόγηση της λίστας ενδιαφερόμενων

Προσδιορίστε την επιρροή κάθε ενδιαφερόμενου και κατηγοριοποιήστε τις ανά επίπεδο επιρροής. Ορισμένοι θα έχουν τη δύναμη να διατηρήσουν ένα έργο προς τα εμπρός. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το χορηγό του έργου ή ανώτερα διοικητικά στελέχη. Λόγω των θέσεων και των ρόλων λήψης αποφάσεων, θα θέλετε να παρακολουθείτε στενά αυτούς τους ενδιαφερόμενους. Άλλοι μπορεί να είναι άνθρωποι που, αν και δεν μπορούν να τραβήξουν την πρίζα σε ένα έργο, μπορεί να εργαστούν στο παρασκήνιο για να το υπονομεύσουν και ενδεχομένως ακόμη και να το τερματίσουν.

Ένα άλλο επίπεδο ενδιαφερομένων είναι αυτά που θα ζήσουν με το προϊόν — μερικές φορές σε καθημερινή βάση. Αυτή η ομάδα παρέχει στοιχεία με τη μορφή επιχειρηματικών απαιτήσεων που πρέπει να πληρούνται. Έχουν τα περισσότερα να κερδίσουν εάν το έργο είναι επιτυχές, επειδή θα τους επηρεάσει άμεσα. Αν και συχνά δεν μπορούν να τερματίσουν άμεσα ή έμμεσα ένα έργο, είναι ωστόσο ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του. Εάν οι ανάγκες ή οι ανησυχίες τους δεν ικανοποιηθούν, θα μεταβούν γρήγορα από τους μεγαλύτερους υποστηρικτές σας στο μεγαλύτερο πρόβλημά σας.

Ένας άλλος τρόπος οργάνωσης των ενδιαφερομένων είναι η ομαδοποίησή τους ανά επίπεδο συμμετοχής και ευθύνης. Μια ομάδα μπορεί να συμμετέχει ενεργά στο έργο και να εργάζεται, μια άλλη μπορεί να συμμετέχει κάποια στιγμή και μια άλλη μπορεί να είναι οι ενδιαφερόμενοι που δεν συμμετέχουν ενεργά, αλλά πρέπει να λαμβάνουν επικοινωνίες σχετικά με το έργο.

Αρχή της σελίδας

Χρήση της δυνατότητας RACI για την κατηγοριοποίηση των ενδιαφερόμενων

Η ευθύνη, η λογοδοσία, η διαβούλευση και η ενημέρωση (RACI) είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στον οργανωτικό σχεδιασμό για την ανάθεση και τον καθορισμό των ενδιαφερόμενων ανά επίπεδο συμμετοχής και ευθύνης του έργου. Είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε τους ενδιαφερόμενους, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε την πιο αποτελεσματική στρατηγική επικοινωνίας για κάθε άτομο ή ομάδα. Αυτοί οι ενδιαφερόμενοι ορίζονται ως εξής:

• Υπεύθυνη    Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.

• Υπόλογη    Αυτό το άτομο θα κληθεί στο λογαριασμό εάν η εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί και μπορεί να διαχειριστεί το άτομο που είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωση της εργασίας. Οι διαχειριστές έργων συχνά έχουν αυτόν το ρόλο.

• Διαβούλευση    Αν και δεν λογοδοτεί ή είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωση, ζητείται η γνώμη αυτού του ατόμου σχετικά με τις πτυχές της εργασίας.

• Ενημέρωσε    Ο κάτοχος αυτού του παθητικού ρόλου διατηρείται ενημερωμένος, αλλά δεν είναι υπεύθυνος ή υπεύθυνος για τα καθήκοντα.

Αρχή της σελίδας

Μια ουγγιά πρόληψης ...

Η διαχείριση έργων έχει να κάνει με τη διαχείριση των προσδοκιών. Αφιερώστε χρόνο σε αρχικό στάδιο στα έργα σας για να συνεργαστείτε με το χορηγό σας για να προσδιορίσετε και να αξιολογήσετε τους ενδιαφερόμενους. Φροντίστε να ενημερώνετε τη λίστα σας καθ' όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Πρέπει να γνωρίζετε ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι και τα ενδιαφέροντά τους για να τα διαχειριστείτε αποτελεσματικά. Αυτό θα σας εξοικονομήσει από τις δυσκολίες μακροπρόθεσμα και θα εξασφαλίσει ότι το έργο σας είναι επιτυχές.

Αρχή της σελίδας