Δημιουργία και χρήση ευρετηρίου για βελτίωση της απόδοσης

Σε αυτό το άρθρο

• Τι είναι το ευρετήριο;

• Αποφασίστε ποια πεδία πρέπει να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο

• Δημιουργία ευρετηρίου

• Διαγραφή ευρετηρίου

• Προβολή και επεξεργασία ευρετηρίων

• Αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου

Τι είναι το ευρετήριο;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ευρετήριο για να βοηθήσει την Access στην ταχύτερη εύρεση και ταξινόμηση εγγραφών. Το ευρετήριο αποθηκεύει τη θέση των εγγραφών με βάση το πεδίο ή τα πεδία που επιλέγετε για να δημιουργήσετε ευρετήριο. Μόλις η Access λάβει τη θέση από το ευρετήριο, μπορεί να ανακτήσει τα δεδομένα, μεταβαίνοντας απευθείας στη σωστή θέση. Με αυτόν τον τρόπο, η χρήση ευρετηρίου μπορεί να είναι πολύ ταχύτερη από τη σάρωση όλων των εγγραφών για την εύρεση των δεδομένων.

Αποφασίστε ποια πεδία πρέπει να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο

Μπορείτε να δημιουργήσετε ευρετήρια που βασίζονται σε ένα μόνο πεδίο ή σε πολλά πεδία. Πιθανώς θα θέλετε ευρετήρια σε πεδία που αναζητάτε συχνά, σε πεδία που ταξινομείτε και σε πεδία που συνενώνετε με πεδία σε άλλους πίνακες σε ερωτήματα πολλαπλών πινάκων. Τα ευρετήρια μπορούν να επιταχύνουν τις αναζητήσεις και τα ερωτήματα, αλλά μπορούν να επιβραδύνουν τις επιδόσεις κατά την προσθήκη ή την ενημέρωση δεδομένων. Όταν καταχωρείτε δεδομένα σε έναν πίνακα που περιέχει ένα ή περισσότερα πεδία με ευρετήριο, η Access πρέπει να ενημερώνει τα ευρετήρια κάθε φορά που προστίθεται ή αλλάζει μια εγγραφή. Η προσθήκη εγγραφών με ένα ερώτημα προσάρτησης ή με προσάρτηση εγγραφών από εισαγωγή είναι επίσης πιθανό να είναι πιο αργή εάν ο πίνακας προορισμού περιέχει ευρετήρια.

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ευρετήριο για ένα πεδίο του οποίου ο τύπος δεδομένων είναι "Αντικείμενο OLE", "Υπολογιζόμενο" ή "Συνημμένο". Για άλλα πεδία, εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ευρετηρίου για ένα πεδίο εάν ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• Ο τύπος δεδομένων του πεδίου είναι "Σύντομο κείμενο", "Μεγάλο κείμενο", "Αριθμός", "Ημερομηνία/Ώρα", "Αυτόματη Αρίθμηση", "Νομισματική μονάδα", "Ναι/Όχι" ή "Υπερ-σύνδεση".

• Σκοπεύετε να αναζητάτε τιμές που είναι αποθηκευμένες στο πεδίο.

• Σκοπεύετε να ταξινομείτε τιμές στο πεδίο.

• Σκοπεύετε να αποθηκεύετε πολλές διαφορετικές τιμές στο πεδίο. Εάν πολλές από τις τιμές του πεδίου είναι οι ίδιες, το ευρετήριο μπορεί να μην επιταχύνει ιδιαίτερα τα ερωτήματα.

Δημιουργία ευρετηρίου

Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο, πρώτα αποφασίζετε αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για ένα πεδίο ή για πολλαπλά πεδία. Δημιουργείτε ένα ευρετήριο σε ένα πεδίο ρυθμίζοντας την ιδιότητα Με ευρετήριο. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τις πιθανές ρυθμίσεις για την ιδιότητα Με ευρετήριο.

Εάν δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο, η Access δεν σας επιτρέπει να εισαγάγετε μια νέα τιμή στο πεδίο εάν η τιμή αυτή υπάρχει ήδη στο ίδιο πεδίο σε άλλη εγγραφή. Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα μοναδικό ευρετήριο για πρωτεύοντα κλειδιά, αλλά μπορεί επίσης να θέλετε να αποτρέψετε την εμφάνιση διπλότυπων τιμών σε άλλα πεδία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο σε ένα πεδίο που αποθηκεύει αριθμούς παραγωγής, ώστε να μην είναι δυνατόν δύο προϊόντα να έχουν τον ίδιο αριθμό παραγωγής.

Δημιουργία ευρετηρίου ενός πεδίου    

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Επιλέξτε το Όνομα πεδίου, για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ευρετήριο.

3. Στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικές.

4. Στην ιδιότητα Με ευρετήριο, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) εάν θέλετε να επιτρέπονται διπλότυπες τιμές ή στην επιλογή Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα) για να δημιουργήσετε ένα μοναδικό ευρετήριο.

5. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

Δημιουργία ευρετηρίου πολλαπλών πεδίων    

Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο πολλαπλών πεδίων για έναν πίνακα, συμπεριλαμβάνετε μια γραμμή για κάθε πεδίο στο ευρετήριο και συμπεριλαμβάνετε το όνομα του ευρετηρίου μόνο στην πρώτη γραμμή. Η Access αντιμετωπίζει όλες τις γραμμές ως τμήμα του ίδιου ευρετηρίου έως ότου φτάσει σε κάποια γραμμή που περιέχει διαφορετικό όνομα ευρετηρίου. Για να εισαγάγετε μια γραμμή, κάντε δεξί κλικ στη θέση όπου θέλετε να την εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή γραμμών στο μενού συντόμευσης.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

   Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

3. Στην πρώτη κενή γραμμή της στήλης Όνομα ευρετηρίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ευρετήριο. Μπορείτε να δώσετε στο ευρετήριο το όνομα ενός από τα πεδία του ευρετηρίου ή να χρησιμοποιήσετε άλλο όνομα.

4. Στη στήλη Όνομα πεδίου, κάντε κλικ στο βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρώτο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το ευρετήριο.

5. Στην επόμενη γραμμή, αφήστε τη στήλη Όνομα ευρετηρίου κενή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο δεύτερο πεδίο για το ευρετήριο στη στήλη Όνομα πεδίου. Επαναλάβετε τη διαδικασία αυτή μέχρι να επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.

6. Για να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης των τιμών του πεδίου, στη στήλη Σειρά ταξινόμησης του παραθύρου "Ευρετήρια", κάντε κλικ στην επιλογή Αύξουσα ή Φθίνουσα. Η προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης είναι "Αύξουσα".

7. Στο παράθυρο Ευρετήρια, στην περιοχή Ιδιότητες ευρετηρίου, ορίστε τις ιδιότητες για τη γραμμή στη στήλη Όνομα ευρετηρίου που περιέχει το όνομα του ευρετηρίου. Ορίστε τις ιδιότητες σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα.

   Ετικέτα	Τιμή
   Πρωτεύον	Εάν επιλέξετε Ναι, το ευρετήριο είναι το πρωτεύον κλειδί.
   Μοναδικό	Εάν επιλέξετε Ναι, κάθε τιμή στο ευρετήριο πρέπει να είναι μοναδική.
   Παράβλεψη κενών	Εάν επιλέξετε Ναι, οι εγγραφές με τιμή null στα πεδία με ευρετήριο εξαιρούνται από το ευρετήριο.

8. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

9. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Διαγραφή ευρετηρίου

Εάν κάποιο ευρετήριο είναι πλέον περιττό ή επηρεάζει πολύ τις επιδόσεις, μπορείτε να το διαγράψετε. Όταν διαγράφετε ένα ευρετήριο, καταργείτε μόνο το ευρετήριο και όχι το πεδίο ή τα πεδία στα οποία έχει δημιουργηθεί.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα, από τον οποίο θέλετε να διαγράψετε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

   Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

3. Στο παράθυρο "Ευρετήρια", επιλέξτε τη γραμμή ή τις γραμμές που περιέχουν το ευρετήριο που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

4. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

5. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Προβολή και επεξεργασία ευρετηρίων

Ίσως θέλετε να δείτε τα ευρετήρια ενός πίνακα για να αξιολογήσετε τις επιπτώσεις τους στις επιδόσεις ή για να βεβαιωθείτε ότι έχουν συμπεριληφθεί συγκεκριμένα πεδία.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του πίνακα στον οποίο θέλετε να επεξεργαστείτε το ευρετήριο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευρετήρια.

   Ανοίγει το παράθυρο "Ευρετήρια". Αλλάξτε το μέγεθος του παραθύρου έτσι, ώστε να εμφανίζονται μερικές κενές γραμμές και να είναι ορατές οι ιδιότητες ευρετηρίου.

3. Προβάλετε ή επεξεργαστείτε τα ευρετήρια και τις ιδιότητες των ευρετηρίων ανάλογα με τις ανάγκες σας.

4. Για να αποθηκεύετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

5. Κλείστε το παράθυρο Ευρετήρια.

Αυτόματη δημιουργία ευρετηρίου

Σε ορισμένες περιστάσεις, η Access δημιουργεί αυτόματα ευρετήρια για εσάς. Για παράδειγμα, ένα ευρετήριο δημιουργείται αυτόματα για οποιοδήποτε πεδίο ή πεδία ορίσετε ως πρωτεύον κλειδί του πίνακα.

Άλλη μια πηγή δημιουργίας αυτόματου ευρετηρίου είναι η επιλογή Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access. Η Access δημιουργεί αυτόματα ευρετήρια για οποιαδήποτε πεδία με ονόματα που αρχίζουν ή τελειώνουν με τους χαρακτήρες που έχουν εισαχθεί στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία, όπως Αναγνωριστικό, κλειδί, κωδικός ή αριθμός. Για να δείτε ή να αλλάξετε την τρέχουσα ρύθμιση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές. 

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση αντικειμένων και, στη συνέχεια, στην περιοχή Προβολή σχεδίασης πίνακα, προσθέστε, επεξεργαστείτε ή καταργήστε τις τιμές στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία. Χρησιμοποιήστε ελληνικό ερωτηματικό (;) για να διαχωρίσετε τις τιμές.

   Σημείωση: Εάν το όνομα ενός πεδίου ξεκινάει ή τελειώνει με μια τιμή που εμφανίζεται στο πλαίσιο, το πεδίο συμπεριλαμβάνεται αυτόματα στο ευρετήριο.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Καθώς για όλα τα επιπλέον ευρετήρια η Access κάνει πρόσθετη εργασία, οι επιδόσεις μειώνονται κατά την προσθήκη ή την ενημέρωση δεδομένων. Μπορεί, συνεπώς, να θέλετε να τροποποιήσετε τις τιμές που εμφανίζονται στο πλαίσιο Αυτόματο ευρετήριο κατά την Εισαγωγή/Δημιουργία ή να μειώσετε τον αριθμό των τιμών για να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των ευρετηρίων που δημιουργούνται.

Αρχή της σελίδας