Δημιουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Publisher

Χρήση υπάρχουσας λίστας

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας.

   Από προεπιλογή, ο Publisher αποθηκεύει προελεύσεις δεδομένων στο φάκελο Οι προελεύσεις δεδομένων μου . Ίσως χρειαστεί να κάνετε αναζήτηση για να εντοπίσετε την προέλευση δεδομένων σας.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην προέλευση δεδομένων που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

   Ανάλογα με τον τύπο της προέλευσης δεδομένων που επιλέγετε, ενδέχεται να εμφανιστούν άλλα παράθυρα διαλόγου που ζητούν συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν η προέλευση δεδομένων σας είναι ένα βιβλίο εργασίας του Excel με πληροφορίες σε πολλά φύλλα εργασίας, θα πρέπει να επιλέξετε το φύλλο εργασίας που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε.

Επιλογή από τις επαφές του Outlook

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών > Επιλογή από τις επαφές του Outlook.

   Εάν σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα προφίλ αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο προφίλ που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή επαφών , κάντε κλικ στη λίστα επαφών που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Όλες οι επαφές στο φάκελο εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας , όπου μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών που θα συμπεριληφθούν στη συγχώνευση.

Πληκτρολόγηση νέας λίστας

Εάν δεν έχετε μια υπάρχουσα λίστα για να συνδεθείτε, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα λίστα.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία αλληλογραφίας > Επιλογή παραληπτών > πληκτρολογήστε νέα λίστα.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων , πληκτρολογήστε τις πληροφορίες για την πρώτη καταχώρηση στα πεδία που σχετίζονται με την αλληλογραφία σας.

   Σημείωση: Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή στηλών και προσθέστε, διαγράψτε, μετονομάστε και αναδιατάξτε τις στήλες στη λίστα.

3. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών για την πρώτη καταχώρηση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση.

4. Επαναλάβετε το βήμα 2 και το βήμα 3 μέχρι να ολοκληρώσετε την προσθήκη καταχωρήσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

5. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και αποθηκεύστε το.

   Σημείωση: Από προεπιλογή, ο Publisher αποθηκεύει λίστες διευθύνσεων στο φάκελο Οι προελεύσεις δεδομένων μου . Είναι καλύτερα να διατηρήσετε τη λίστα διευθύνσεων εδώ, επειδή αυτός είναι επίσης ο προεπιλεγμένος φάκελος όπου ο Publisher αναζητά προελεύσεις δεδομένων.

   Όλες οι επαφές στη νέα λίστα εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας , όπου μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών που θα συμπεριληφθούν στη συγχώνευση.

Επιλογή παραληπτών

Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας , μπορείτε να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου δίπλα στους παραλήπτες που θέλετε να εξαιρέσετε.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μόνο συγκεκριμένες καταχωρήσεις στη λίστα σας, μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα σας με βάση ένα συγκεκριμένο πεδίο ή κριτήριο. Αφού φιλτράρετε τη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου για να συμπεριλάβετε και να εξαιρέσετε εγγραφές.

Φιλτράρισμα στοιχείων στη λίστα:

1. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου με βάση το οποίο θέλετε να φιλτράρετε.

2. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα εξής:

   • (Κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές στις οποίες το αντίστοιχο πεδίο είναι κενό.

   • (Μη κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές στις οποίες το αντίστοιχο πεδίο περιέχει πληροφορίες.

   • (Για προχωρημένους) ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Φιλτράρισμα και ταξινόμηση , το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε με βάση πολλά κριτήρια. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Φίλτρο στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Φιλτράρισμα και ταξινόμηση .

   • Για να επιλέξετε ή να καταργήσετε γρήγορα όλα τα στοιχεία, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από την επικεφαλίδα στήλης του πλαισίου ελέγχου.

     Συμβουλή: Εάν η προέλευση δεδομένων περιέχει εγγραφές που έχουν τις ίδιες πληροφορίες και υπάρχουν δέκα ή λιγότερες μοναδικές τιμές στη στήλη, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις που παρατίθενται στην Αυστραλία ως χώρα/περιοχή, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την Αυστραλία.

     Το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας εμφανίζει μόνο τις καθορισμένες εγγραφές. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή (Όλες).

Εάν θέλετε να βλέπετε στοιχεία με αλφαβητική σειρά, μπορείτε να ταξινομήσετε τα στοιχεία στη λίστα σας.

Ταξινόμηση στοιχείων στη λίστα:

• Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου σύμφωνα με το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίζεται η λίστα με αλφαβητική σειρά κατά επώνυμο, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης Επώνυμο .

• Για να ταξινομήσετε χρησιμοποιώντας πολλά κριτήρια, στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση. Στο παράθυρο διαλόγου Φιλτράρισμα και ταξινόμηση που εμφανίζεται, επιλέξτε τα κριτήρια σύμφωνα με τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή πλαισίου κειμένου

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή > Σχεδίαση πλαισίου κειμένου .

2. Στη δημοσίευσή σας, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται μια γωνία του πλαισίου κειμένου και, στη συνέχεια, σύρετε διαγώνια μέχρι να έχετε το μέγεθος του πλαισίου κειμένου που θέλετε.

Προσθέστε το κείμενο που θέλετε σε κάθε έκδοση

• Κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε έκδοση της δημοσίευσης συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Προσθήκη πεδίων δεδομένων στη δημοσίευσή σας

1. Στη δημοσίευση συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ μέσα στο πλαίσιο κειμένου όπου θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο δεδομένων.

2. Εισαγάγετε οποιοδήποτε από τα εξής:

   • Μπλοκ διεύθυνσης με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες:

     1. Στην ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων , κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης.

     2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης , κάντε κλικ στα στοιχεία διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στην προέλευση δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Εκδότης για το μπλοκ διεύθυνσης, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης . Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων , χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχούν στα πεδία του Publisher.

   • Γραμμή χαιρετισμού

     1. Στην ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων , κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή χαιρετισμού.

     2. Στο παράθυρο διαλόγου Γραμμή χαιρετισμού , επιλέξτε τη μορφή γραμμής χαιρετισμού, η οποία περιλαμβάνει το χαιρετισμό, τη μορφή ονόματος και τα ακόλουθα σημεία στίξης.

     3. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε περιπτώσεις όπου ο Publisher δεν μπορεί να ερμηνεύσει το όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, όταν η προέλευση δεδομένων δεν περιέχει όνομα ή επώνυμο για έναν παραλήπτη, αλλά μόνο επωνυμία εταιρείας και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Σημείωση: Εάν τα ονόματα των πεδίων δεδομένων στην προέλευση δεδομένων δεν ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων που χρησιμοποιεί ο Publisher για τη γραμμή χαιρετισμού, ίσως χρειαστεί να κάνετε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων στο παράθυρο διαλόγου Γραμμή χαιρετισμού . Στο παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων , χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες για να επιλέξετε τα πεδία από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχούν στα πεδία του Publisher.

   • Εικόνα

     1. Στην ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων , κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου εικόνας.

     2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου εικόνας , επιλέξτε το πεδίο εικόνας που θέλετε να εισαγάγετε.

     3. Σημείωση: Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε εικόνες στις σελίδες της δημοσίευσής σας, η προέλευση δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνει είτε ονόματα αρχείων είτε διαδρομές για τα αρχεία εικόνας που θέλετε να συγχωνεύσετε. Μην συμπεριλάβετε τις πραγματικές εικόνες ή εικόνες στην προέλευση δεδομένων σας.

   • Μεμονωμένα πεδία πληροφοριών

     • Στην ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων , επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στο πλαίσιο κειμένου.

Μορφοποίηση των πεδίων δεδομένων

Μπορείτε να εφαρμόσετε μορφές στα πεδία δεδομένων και σε οποιοδήποτε άλλο κείμενο που έχετε προσθέσει (όπως ένα χαιρετισμό του Hello ή ένα χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ..."), για να αλλάξετε την εμφάνιση των συγχωνευμένων δεδομένων. Για να μορφοποιήσετε τα συγχωνευμένα δεδομένα, θα πρέπει να μορφοποιήσετε τα πεδία δεδομένων στη δημοσίευση συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Στη δημοσίευση συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε το πεδίο που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να μορφοποιήσετε.

• Εάν το πεδίο είναι ένα μπλοκ διεύθυνσης ή μια γραμμή χαιρετισμού, στην ομάδα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων επιλέξτε Μορφή.

• Εάν το πεδίο είναι ένα μεμονωμένο πεδίο δεδομένων, στο μενού Εργαλεία πλαισίου κειμένου/Μορφοποίηση , κάντε κλικ στην επιλογή Γραμματοσειρά και, στη συνέχεια, ορίστε τις επιλογές που θέλετε.

• Εάν το επιλεγμένο πεδίο αναγνωρίζεται από τον Publisher ως αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία ή ώρα, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση και αλλάξτε τη μορφοποίηση του τρόπου εμφάνισης αυτών των ειδών πεδίων.

Προεπισκόπηση δεδομένων παραλήπτη στα πεδία δεδομένων της δημοσίευσής σας

Μπορείτε να δείτε πώς θα εμφανίζεται η δημοσίευσή σας με πραγματικά δεδομένα στα συγχωνευμένα πεδία.

Για να κάνετε προεπισκόπηση της δημοσίευσής σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

• Για να κάνετε προεπισκόπηση των καταχωρήσεων με τη σειρά, κάντε κλικ στα κουμπιά περιήγησης για να δείτε πώς θα εμφανίζεται κάθε καταχώρηση στη συγχωνευμένη δημοσίευσή σας.

  Οι πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή της προέλευσης δεδομένων συμπληρώνουν τα πεδία συγχώνευσης. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τις καταχωρήσεις της προέλευσης δεδομένων στις σελίδες της δημοσίευσής σας, αλλά μπορείτε να μορφοποιήσετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε πεδία δεδομένων εκεί.

• Για να βρείτε και να κάνετε προεπισκόπηση μιας συγκεκριμένης καταχώρησης στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση παραλήπτη και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τα κριτήρια αναζήτησης στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταχώρησης .

Εάν χρειάζεται, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στη λίστα παραληπτών. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

• Για να αποκλείσετε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη από τη συγχώνευση, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαίρεση αυτού του παραλήπτη.

• Για να αλλάξετε τη λίστα παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών και, στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές σας στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας .

Αφού ολοκληρώσετε τη δημοσίευση συγχώνευσης αλληλογραφίας και εισαγάγετε όλα τα πεδία συγχώνευσης, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο > κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως, ονομάστε τη δημοσίευσή σας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Εκτύπωση της συγχωνευμένης δημοσίευσης

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση στον εκτυπωτή.

2. Στο χώρο εκτύπωσης , ορίστε τις επιλογές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Σημαντικό: Για να εκτυπώσετε διαφορετικά σύνολα δεδομένων συγχώνευσης —για παράδειγμα, διαφορετικά ονόματα και διευθύνσεις— σε κάθε φύλλο χαρτιού, κάντε κλικ στην επιλογή Πολλές σελίδες ανά φύλλο στην ενότητα Επιλογές εκτύπωσης . Εάν επιλέξετε Πολλά αντίγραφα ανά φύλλο, κάθε φύλλο χαρτιού θα περιέχει πολλά αντίγραφα των ίδιων δεδομένων.

   

Αποθήκευση της συγχωνευμένης δημοσίευσης για αργότερα

Εάν θέλετε να επεξεργαστείτε τις συγχωνευμένες σελίδες, να τις αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση ή να τις εκτυπώσετε αργότερα, μπορείτε να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε όλες τις συγχωνευμένες σελίδες σας ως μία νέα συγχωνευμένη δημοσίευση που περιέχει τα πραγματικά δεδομένα αντί για πεδία συγχώνευσης.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση στη νέα δημοσίευση.

2. Στη νέα σας δημοσίευση, στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αυτής της δημοσίευσης. Ονομάστε τη νέα δημοσίευσή σας και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Προσθήκη των συγχωνευμένων σελίδων σε μια υπάρχουσα δημοσίευση

Εάν σκοπεύετε να προσθέσετε τις συγχωνευμένες σελίδες στο τέλος μιας υπάρχουσας δημοσίευσης, βεβαιωθείτε ότι η δημοσίευση συγχώνευσης αλληλογραφίας συμφωνεί με την υπάρχουσα δημοσίευση με τους ακόλουθους τρόπους:

• Μέγεθος σελίδας (ύψος και πλάτος)

• Προβολή σελίδας (προβολή μίας σελίδας ή προβολή δύο σελίδων)

• Τύπος δημοσίευσης (web ή εκτύπωση)

• Σειρά σελίδων (από αριστερά προς τα δεξιά ή από δεξιά προς τα αριστερά)

Ο Publisher προσθέτει συγχωνευμένες σελίδες σε μια νέα ή υπάρχουσα δημοσίευση, αλλά δεν μπορεί να τις προσθέσει σε μια ανοιχτή δημοσίευση. Εάν μια δημοσίευση στην οποία θέλετε να συγχωνεύσετε είναι ανοιχτή, φροντίστε να την αποθηκεύσετε και να την κλείσετε προτού ολοκληρώσετε τη συγχώνευση.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σε υπάρχουσα δημοσίευση.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα δημοσίευσης , εντοπίστε τη δημοσίευση στην οποία θέλετε να προσθέσετε τις συγχωνευμένες σελίδες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

3. Στην υπάρχουσα δημοσίευση, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αυτής της δημοσίευσης στο παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε τις ενημερώσεις σας.

Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν δημιουργείτε μια συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η μόνη επιλογή που είναι διαθέσιμη στην περιοχή Ολοκλήρωση & συγχώνευση θα είναι Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο , επιλέξτε το πεδίο παραλήπτη από την αναπτυσσόμενη λίστα Προς . Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή θα είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Στην περιοχή Θέμα, πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματος. Στην περιοχή Στοιχεία για εισαγωγή, κάντε κλικ στα πεδία δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε στη γραμμή θέματος.

4. Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές για να καθορίσετε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε, όπως Παραλήπτες κοιν.ή Ιδιαίτ. κοιν. ή συνημμένα μηνυμάτων και κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Αποθήκευση της δημοσίευσης συγχώνευσης αλληλογραφίας

Εάν αποθηκεύσετε επίσης τη δημοσίευση που περιέχει τα συγχωνευμένα πεδία, μπορείτε να επιστρέψετε και να επεξεργαστείτε τα πεδία και να δημιουργήσετε μια νέα συγχωνευμένη δημοσίευση. Για να αποθηκεύσετε τη συγχωνευμένη δημοσίευσή σας, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Αποθήκευση.

2. Δώστε ένα όνομα στη δημοσίευση και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας