Της Τζέιν Σάγια, PMP
Η διαχείριση έργου έχει να κάνει με το πώς θέλετε να επιτύχετε, τη δημιουργία μιας λίστας εκκρεμών εργασιών που πρέπει να γίνει για να φτάσετε εκεί, τον καθορισμό του χρόνου που θα χρειαστεί και τον υπολογισμό του κόστους. Ακούγεται απλό, ε; Αλλά το δύσκολο είναι να τα παρακολουθείς όλα. Το έργο εκτελείται εγκαίρως; Θα γίνει εκ των προτέρων; Είναι υπό προϋπολογισμό; Θα εξακολουθήσει να είναι υπό προϋπολογισμό όταν ολοκληρωθεί όλη η εργασία;
Ένας τρόπος για να αξιολογήσετε την εύρυθμη λειτουργία ενός έργου είναι να παρακολουθήσετε τη διαφορά μεταξύ του αρχικού σχεδίου έργου και του τι συμβαίνει στην πραγματικότητα. Αυτό το χάσμα είναι περισσότερο γνωστό ως διακύμανση, σύγκριση του προβλεπόμενου ή προϋπολογισμένου ποσού και του πραγματικού ποσού που καταναλώθηκε. Η ανάλυση διακύμανσης είναι η πρακτική σύγκρισης των πραγματικών αποτελεσμάτων του έργου με αυτά που είχαν προγραμματιστεί ή αναμένεται. Είναι ένας τρόπος για να ποσοτικοποιήσετε πόσο καλά ― ή πόσο άσχημα ― ένα έργο εξελίσσεται.
Σχεδιασμός για διακυμάνσεις: Καθορισμός γραμμών βάσης
Για να προσδιορίσετε τις διακυμάνσεις του έργου, πρέπει να τοποθετήσετε ένα στοίχημα στο έδαφος ως σημείο εκκίνησης: αυτή είναι η γραμμή βάσης σας. Χωρίς αυτό, κυνηγάτε και προσπαθείτε να ελέγξετε έναν κινούμενο στόχο. Δύο βασικές γραμμές βάσης που πρέπει να καθοριστούν προτού μπορέσετε να θέσετε σε εφαρμογή την παρακολούθηση διακύμανσης και τη δημιουργία αναφορών είναι το κόστος και το χρονοδιάγραμμα. Αλλά πριν φτάσετε εκεί, θα πρέπει να βρείτε το εύρος του έργου.
Χρήση δομής ανάλυσης εργασίας για τη δημιουργία εύρους
Η γραμμή βάσης πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνει όλα τα παραδοτέα του έργου. ως εκ τούτου, προσδιορίζει όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ένας τρόπος για την εμβέλεια του εγγράφου είναι να δημιουργήσετε μια δομή ανάλυσης εργασίας (WBS), μια ιεραρχική προβολή των παραδοτέων έργου. Κάθε επίπεδο προς τα κάτω στην ιεραρχία αντιπροσωπεύει μια ολοένα και πιο λεπτομερή περιγραφή των παραδοτέων. Για παράδειγμα, ένα WBS για την κατασκευή μιας νέας κατοικίας θα περιλαμβάνει τα θεμέλια, την πλαισίωση, την οροφή και τα ηλεκτρικά και υδραυλικά συστήματα, καθώς και σχέδια αρχιτεκτονικής αρχιτεκτονικής και άδειες επιθεώρησης.
Καθορισμός γραμμών βάσης χρονοδιαγράμματος και κόστους
Οι γραμμές βάσης χρονοδιαγράμματος και κόστους καθορίζονται μόνο αφού καθοριστεί το πεδίο εφαρμογής. Χωρίς σαφή εικόνα του τι θα παράγει το έργο, δεν μπορείτε να προσδιορίσετε πόσο θα διαρκέσει ή πόσο θα κοστίσει.
Η γραμμή βάσης του προγράμματος είναι το εγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα έργου, η βάση για τη μέτρηση και την αναφορά της απόδοσης του χρονοδιαγράμματος. Η γραμμή βάσης κόστους είναι ο εγκεκριμένος προϋπολογισμός χρονολογικής φάσης, με βάση τον οποίο θα μετρηθούν οι επιδόσεις του κόστους. Καθορίζεται με την προσθήκη του κόστους για μια συγκεκριμένη περίοδο ή φάση έργου, η οποία απαιτεί την εκχώρηση κόστους σε εργασίες έργου. Η κατανομή του κόστους σε στοιχεία του έργου μπορεί να είναι χρονοβόρα, αλλά θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε πιο λεπτομερείς και ακριβείς αναφορές κόστους-απόδοσης, κάτι που οι ενδιαφερόμενοι και ο χορηγός του έργου θα σας ενδιαφέρουν ιδιαίτερα.
Για να καθορίσετε γραμμές βάσης χρονοδιαγράμματος και κόστους:
-
Αναπτύξτε το χρονοδιάγραμμα προσδιορίζοντας τις δραστηριότητες και τις εργασίες για την παραγωγή κάθε παραδοτέου στο WBS.
-
Προσδιορίστε πόρους για κάθε εργασία. Εξετάστε τους περιορισμούς ή το χρόνο που κάθε άτομο μπορεί ρεαλιστικά να αφιερώσει σε αυτό το έργο.
-
Εκτιμήστε πόσος χρόνος (σε ώρες ή ημέρες) θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας.
-
Υπολογίστε το κόστος κάθε εργασίας, χρησιμοποιώντας μια μέση ωριαία ή ημερήσια χρέωση για κάθε πόρο, συν τυχόν σταθερό κόστος που σχετίζεται με την εργασία.
-
Προσδιορίστε ποιες εργασίες εξαρτώνται από άλλους και, στη συνέχεια, αναπτύξτε την κρίσιμη διαδρομή.
-
Ανάπτυξη της γραμμής βάσης κόστους. πρόκειται για προϋπολογισμό χρονολογική φάση για να μετρήσετε την απόδοση κόστους του έργου. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε το εκτιμώμενο κόστος, ανά εργασία ή ανά χρονική περίοδο.
Απόκριση σε διακυμάνσεις: Αλλαγή στοιχείου ελέγχου
Αφού έχετε ορίσει εύρος, χρονοδιάγραμμα και γραμμές βάσης κόστους, δημιουργήστε τα βήματα που θα κάνει η ομάδα για να διαχειριστεί τις διακυμάνσεις για αυτά τα σχέδια. Αυτές οι πληροφορίες γίνονται το δικό σας σχέδιο διαχείρισης αλλαγών έργου. Αυτό το πρόγραμμα καθορίζει πότε καθορίζετε ότι απαιτείται μια αίτηση αλλαγής έργου (PCR), πώς να τεκμηριώνετε διακυμάνσεις και να υποβάλλετε για έγκριση και τι συμβαίνει μετά την έγκριση μιας αίτησης αλλαγής.
Οι υπολογισμοί διακύμανσης χρησιμοποιούνται για να προσδιοριστεί εάν απαιτείται PCR και εάν το χρονοδιάγραμμα του έργου ή οι γραμμές βάσης κόστους θα αλλάξουν. Οι διακυμάνσεις μπορεί να είναι είτε θετικές είτε αρνητικές:
-
Μια θετική διακύμανση υποδεικνύει ότι το έργο είναι εντός χρονοδιαγράμματος ή εντός προϋπολογισμού. Τα θετικά σενάρια ενδέχεται να σας επιτρέψουν να εκχωρήσετε χρήματα και πόρους σε όσους βρίσκονται στην αρνητική περιοχή.
-
Μια αρνητική διακύμανση είναι ο δείκτης ότι το έργο είναι εκτός χρονοδιαγράμματος ή εκτός προϋπολογισμού και ότι πρέπει να αναλάβετε δράση. Ίσως χρειαστεί να αυξήσετε τον προϋπολογισμό σας ή να αποδεχτείτε μειωμένα περιθώρια κέρδους.
Τα όρια διακύμανσης αποτελούν σημαντική συνιστώσα κάθε σχεδίου διαχείρισης αλλαγών έργου. Αποτελούν τις ουσιώδεις αλλαγές στο έργο και, ως εκ τούτου, απαιτούν τεκμηρίωση και έγκριση σε ένα PCR. Δεν θα έχουν όλα τα PCR ως αποτέλεσμα την αποκατάσταση του εύρους, του χρονοδιαγράμματος ή του προϋπολογισμού. Πρόκειται για μια σημαντική εργασία, η οποία μπορεί να απαιτήσει σημαντικό χρόνο για να ολοκληρωθεί και θα είστε υποχρεωμένοι να λάβετε έγκριση για τον οργανισμό έργου.
Η παρακολούθηση των διακυμάνσεων του κόστους και του χρονοδιαγράμματος καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου σάς βοηθά να εντοπίσετε αδύναμα σημεία ― περιοχές με επαναλαμβανόμενες αλλαγές ― και να ανταποκριθείτε αναλόγως. Για παράδειγμα, εάν δείτε ότι η ομάδα δοκιμών αντιμετωπίζει συνεχείς καθυστερήσεις, ίσως χρειαστεί να εκχωρήσετε πρόσθετους πόρους για να παραμείνετε εντός χρονοδιαγράμματος.
Προχωρώντας το ένα βήμα παραπέρα: Ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας
Καμία συζήτηση σχετικά με τις διακυμάνσεις των έργων δεν ολοκληρώνεται χωρίς να αναφέρεται η εκτελεσθείσα αξία, μια τεχνική διαχείρισης έργου για την εκτίμηση του κόστους και του χρονοδιαγράμματος σε μια δεδομένη χρονική στιγμή. Η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας συγκρίνει την εργασία που ολοκληρώθηκε με τις καθιερωμένες γραμμές βάσης. Σας βοηθά να αξιολογείτε τις τρέχουσες επιδόσεις του έργου και να κάνετε διορθώσεις μαθημάτων όπου χρειάζεται.
Για να εκτελέσετε ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας, πρέπει να έχετε WBS, λεπτομερές χρονοδιάγραμμα έργου και προϋπολογισμό (κατά φάση ή χρονική περίοδο) για την προγραμματισμένη εργασία.
Ερωτήσεις για την εκτελεσθείσα αξία
Σε οποιοδήποτε σημείο, η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας μετρά την εύρυθμη λειτουργία του έργου θέτοντας τρία βασικά ερωτήματα:
-
Προγραμματισμένη τιμή: Ποιο είναι το ποσό που απαιτείται για την εργασία;
-
Εκτελεσθείσα αξία: Τι ολοκληρώσατε στην πραγματικότητα;
-
Πραγματικό κόστος: Πόσο σας κόστισε να ολοκληρώσετε την εργασία;
Η προγραμματισμένη τιμή (PV) είναι το προϋπολογισμημένο κόστος των προγραμματισμένων εργασιών. Η εκτελεσθείσα αξία (EV) είναι το άθροισμα όλων των προϋπολογισμένων δαπανών των ολοκληρωμένων εργασιών. Το πραγματικό κόστος (AC) είναι αυτά που δαπανήθηκαν για τις παραγόμενες εργασίες.
Εκμάθηση για την ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας
Ο ευκολότερος τρόπος για να περιγράψετε την εκτελεσθείσα αξία είναι μέσω του παραδείγματος. Ας υποθέσουμε ότι διαχειρίζεστε ένα τετράμηνο έργο με προϋπολογισμό 100.000 $. Είστε τρεις μήνες σε αυτό, και συνειδητοποιείτε ότι η ομάδα έχει ολοκληρώσει μόνο τη μισή δουλειά, έτσι το EV είναι $ 50.000. Με βάση το χρονοδιάγραμμα του έργου, περίπου το 75% της εργασίας πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι τώρα, επομένως η συνάρτηση PV είναι 75.000 $. Γνωρίζετε επίσης ότι η ομάδα έχει ξοδέψει $ 90.000 μέχρι στιγμής, έτσι το AC είναι $ 90.000.
Χρησιμοποιώντας αυτούς τους αριθμούς, μπορείτε να υπολογίσετε τις διακυμάνσεις κόστους και χρονοδιαγράμματος. Η διακύμανση κόστους (CV) μετρά τη διαφορά μεταξύ του πραγματικού κόστους εργασίας που εκτελέστηκε και του προϋπολογισμού του έργου:
CV = EV – AC
Η διακύμανση χρονοδιαγράμματος (SV) μετρά την πραγματική πρόοδο σε συνάρτηση με το χρονοδιάγραμμα του έργου:
SV = EV – PV
Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, η διακύμανση κόστους για αυτό το έργο είναι 50.000 $ – 90.000 $ = 40.000 $. Η διακύμανση χρονοδιαγράμματος είναι $50.000 – $75.000 = $25.000.
Κάθε διαχειριστής έργου θα μπορούσε να δει ότι το έργο έχει δαπανήσει το 90 τοις εκατό του προϋπολογισμού του και έχει ολοκληρώσει μόνο το 50 τοις εκατό της εργασίας. Το έργο έχει καθυστερήσει και θα είναι εκτός προϋπολογισμού μέχρι να ολοκληρωθεί, επομένως απαιτείται αλλαγή. Ο διαχειριστής έργου θα πρέπει να μειώσει το εύρος, να επεκτείνει το χρονοδιάγραμμα ή να λάβει περισσότερη χρηματοδότηση για την ολοκλήρωση των εργασιών.
Γρήγορα αποτελέσματα με την παρακολούθηση διακύμανσης
Η ενσωμάτωση της παρακολούθησης της διακύμανσης στη διαχείριση του έργου σας είναι αρκετά απλή, αλλά απαιτεί μια συστηματική προσέγγιση. Αφού ολοκληρώσετε την ανάθεση του έργου σας, συνεργαστείτε με το χορηγό σας για να καθορίσετε το εύρος, τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα. Στη συνέχεια, συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να δημιουργήσετε ένα ισχυρό σχέδιο διαχείρισης αλλαγών, το οποίο προσδιορίζει τα όρια διακύμανσης και περιγράφει τον τρόπο αντιμετώπισης των διακυμάνσεων εάν υπερβαίνουν τις οριακές τιμές. Αφού αναπτύξετε το WBS και ορίσετε το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα του έργου, μπορείτε να καθορίσετε το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου. Όταν υπάρχουν όλα τα στοιχεία, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε να παρακολουθείτε τις διακυμάνσεις και να θέσετε σε εφαρμογή τα προγράμματα διαχείρισης αλλαγών.
|
Πληροφορίες για το συντάκτη Η Jane Suchan είναι διευθύντρια προγράμματος με εμπειρία στη διαχείριση επιχειρηματικών πρωτοβουλιών και στην ανάπτυξη μεθοδολογιών διαχείρισης έργων. Η Τζέιν ζει στο Σιάτλ της Ουάσινγκτον. |
