Εύρεση εγγραφών με τις πιο πρόσφατες ή με τις πιο παλιές ημερομηνίες

Κανόνες για τη δημιουργία και τη χρήση ερωτημάτων κορυφαίων τιμών

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών δημιουργώντας πρώτα ένα ερώτημα επιλογής. Ανάλογα με τα αποτελέσματα που θέλετε, εφαρμόζετε είτε μια σειρά ταξινόμησης στο ερώτημα είτε μετατρέπετε το ερώτημα σε ερώτημα συνόλων. Εάν μετατρέψετε το ερώτημα, τότε χρησιμοποιείτε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως Max ή Min για να επιστραφεί η υψηλότερη ή η χαμηλότερη τιμή, ή first ή last για να επιστρέψετε την παλαιότερη ή την πιο πρόσφατη ημερομηνία. Χρησιμοποιείτε ερωτήματα συνόλων και συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων μόνο όταν θέλετε να βρείτε δεδομένα που εμπίπτουν σε ένα σύνολο ομάδων ή κατηγοριών. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να βρείτε τους αριθμούς πωλήσεων για μια δεδομένη ημερομηνία για κάθε πόλη στην οποία δραστηριοποιείται η εταιρεία σας. Σε αυτή την περίπτωση, οι πόλεις γίνονται κατηγορίες (πρέπει να βρείτε τα δεδομένα ανά πόλη), ώστε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι, ανεξάρτητα από τον τύπο ερωτήματος, τα ερωτήματά σας πρέπει να χρησιμοποιούν πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως ονόματα πελατών, καθώς και ένα πεδίο που περιέχει τις τιμές ημερομηνίας που θέλετε να βρείτε. Επιπλέον, οι τιμές ημερομηνίας πρέπει να βρίσκονται σε ένα πεδίο που έχει οριστεί στον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα". Τα ερωτήματα που περιγράφει αυτό το άρθρο αποτυγχάνουν εάν προσπαθήσετε να τα εκτελέσετε έναντι τιμών ημερομηνίας σε ένα πεδίο σύντομου κειμένου. Επιπλέον, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων, τα πεδία δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες κατηγορίας, όπως ένα πεδίο πόλης ή χώρας/περιοχής.

Επιλογή μεταξύ ενός ερωτήματος κορυφαίων τιμών και ενός φίλτρου

Για να προσδιορίσετε εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών ή να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, επιλέξτε ένα από τα εξής:

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε τις εγγραφές με τις πιο πρόσφατες ή τις πιο πρόσφατες ημερομηνίες σε ένα πεδίο και δεν γνωρίζετε τις ακριβείς τιμές ημερομηνίας ή δεν έχουν σημασία, δημιουργείτε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών.

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε όλες τις εγγραφές όπου η ημερομηνία ταιριάζει, είναι προγενέστερη ή μεταγενέστερη μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας, χρησιμοποιείτε ένα φίλτρο. Για παράδειγμα, για να δείτε τις ημερομηνίες πωλήσεων μεταξύ Απριλίου και Ιουλίου, εφαρμόστε ένα φίλτρο. Μια πλήρης συζήτηση για τα φίλτρα είναι πέρα από αυτό το θέμα.

  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση φίλτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Εφαρμογή φίλτρου για την προβολή επιλεγμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία ενός βασικού ερωτήματος κορυφαίων τιμών

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τοποθετήσετε τον πίνακα στο επάνω τμήμα της σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

   -ή-

   Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων που παρατίθεται είναι η προηγούμενη ενότητα, προσθέστε τον πίνακα Employees στο ερώτημα.

3. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας στο πλέγμα σχεδίασης. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο ή να σύρετε και να αποθέσετε κάθε πεδίο σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο .

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα, προσθέστε τα πεδία "Όνομα", "Επώνυμο" και "Ημερομηνία γέννησης".

4. Στο πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές σας (το πεδίο Ημερομηνία γέννησης, εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα), κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση και επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα.

   Η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την πιο πρόσφατη ημερομηνία και η αύξουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την παλαιότερη ημερομηνία.

   Σημαντικό: Πρέπει να ορίσετε μια τιμή στη γραμμή Ταξινόμηση μόνο για πεδία που περιέχουν τις ημερομηνίες σας. Εάν καθορίσετε μια σειρά ταξινόμησης για ένα άλλο πεδίο, το ερώτημα δεν επιστρέφει τα αποτελέσματα που θέλετε.

5. Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Όλες (η λίστα Κορυφαίες τιμές ) και εισαγάγετε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

7. Αποθηκεύστε το ερώτημα και διατηρήστε το ανοιχτό για χρήση στα επόμενα βήματα.

Μπορείτε να δείτε ότι αυτό το ερώτημα κορυφαίων τιμών μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις, όπως ποιος είναι ο παλαιότερος ή ο νεότερος στην εταιρεία. Τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις και άλλα κριτήρια για να προσθέσετε ισχύ και ευελιξία στο ερώτημα. Τα κριτήρια που εμφανίζονται στο επόμενο βήμα επιστρέφουν τα επόμενα τρία γενέθλια των υπαλλήλων.

Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

1. Αλλάξτε το ερώτημα που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα σε Προβολή σχεδίασης.

2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη στα δεξιά της στήλης Ημερομηνία γέννησης, αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε αυτή την παράσταση: Παράσταση1: DatePart("μ";[Ημερομηνία γέννησης]). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.

   Η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα μήνα του πεδίου Ημερομηνία γέννησης.

3. Μετάβαση σε προβολή σχεδίασης.

4. Στα δεξιά της πρώτης παράστασης, επικολλήστε ή πληκτρολογήστε αυτή την παράσταση: Παράστ2: DatePart("δ";[Ημερομηνία γέννησης]). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.

   Σε αυτή την περίπτωση, η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα ημερομηνίας του πεδίου Ημερομηνία γέννησης.

5. Μετάβαση σε προβολή σχεδίασης.

6. Καταργήστε τα πλαίσια ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση για κάθε μία από τις δύο παραστάσεις που μόλις εισαγάγατε, κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση για κάθε παράσταση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση.

8. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο για να περιορίσετε το εύρος του ερωτήματος. Όταν καθορίζετε κριτήρια, το ερώτημα ταξινομεί μόνο τις εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια και προσδιορίζει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές πεδίου μέσα από την ταξινομημένη λίστα.

   Για να συνεχίσετε με το δείγμα δεδομένων, μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης. Στη συνέχεια, στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Ημερομηνία γέννησης , πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:

   Month([Ημερομηνία γέννησης]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Αυτή η παράσταση κάνει τα εξής: Το τμήμα Month([Birth Date]) > Month(Date()) ελέγχει την ημερομηνία γέννησης κάθε υπαλλήλου για να δει εάν βρίσκεται σε μελλοντικό μήνα και, εάν είναι αληθές, περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στο ερώτημα. Το τμήμα Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) της παράστασης ελέγχει τις ημερομηνίες γέννησης που προκύπτουν στον τρέχοντα μήνα για να δει εάν η ημερομηνία γενεθλίων είναι μεταγενέστερη της τρέχουσας ημέρας. Εάν αυτή η συνθήκη είναι αληθής, η συνάρτηση περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στο ερώτημα. Για να συνοψίσετε: Αυτή η παράσταση παραβλέπει τις εγγραφές στις οποίες βρίσκονται τα γενέθλια μεταξύ της 1ης Ιανουαρίου και της ημερομηνίας κατά την οποία εκτελείτε το ερώτημά σας.

   Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

9. Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Όλες (η λίστα Κορυφαίες τιμές ) και εισαγάγετε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

   Για να δείτε τα επόμενα τρία γενέθλια, πληκτρολογήστε 3.

10. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία του ερωτήματος συνόλων

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Κάθε πίνακας εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

   Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που αναφέρονται παραπάνω, προσθέστε τους πίνακες Συμβάντα και Τύποι συμβάντων.

3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας. Βεβαιωθείτε ότι προσθέτετε μόνο τα πεδία ομάδας ή κατηγορίας και το πεδίο τιμών στο ερώτημα σε αυτό το σημείο.

   Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων που παρατίθεται στους τρεις προηγούμενους πίνακες, προσθέστε το πεδίο Τύπος συμβάντος από τον πίνακα Τύπος συμβάντος ή το πεδίο Ημερομηνία συμβάντος από τον πίνακα Συμβάντα.

4. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο που περιορίζει το εύρος του ερωτήματος. Μόνο οι εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια ταξινομούνται και οι πρώτες και οι τελευταίες τιμές πεδίου προσδιορίζονται μέσα σε αυτή την ταξινομημένη λίστα.

   Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επιστραφούν συμβάντα στην κατηγορία Ιδιωτική συνάρτηση, πληκτρολογήστε αυτή την παράσταση στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Τύπος συμβάντος : <>"Ιδιωτική συνάρτηση".

   Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

5. Μετατρέψτε το ερώτημα σε ερώτημα συνόλων, κάνοντας τα εξής:

   Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη , κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

   Η γραμμή Σύνολα εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης.

6. Βεβαιωθείτε ότι η γραμμή Σύνολα κάθε πεδίου ομάδας ή κατηγορίας έχει οριστεί σε Ομαδοποίηση κατά και, στη συνέχεια, ορίστε τη γραμμή Σύνολα του πεδίου τιμών (το πεδίο με τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές) σε Μέγιστο ή Ελάχιστο.

   Η συνάρτηση Max επιστρέφει τη μεγαλύτερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την πιο πρόσφατη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας. Η συνάρτηση Min επιστρέφει τη μικρότερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την παλαιότερη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας.

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Όλες (η λίστα Κορυφαίες τιμές ) και εισαγάγετε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

   Σε αυτή την περίπτωση, επιλέξτε Όλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

   Σημείωση: Ανάλογα με τη συνάρτηση που επιλέξατε στο βήμα 6, η Access αλλάζει το όνομα του πεδίου τιμών στο ερώτημα σε MaxOfFieldName ή MinOfFieldName. Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, Access μετονομάσει το πεδίο MaxOfEvent Date ή MinOfEvent Date.

8. Αποθηκεύστε το ερώτημα και προχωρήστε στα επόμενα βήματα.

Τα αποτελέσματα του ερωτήματος δεν εμφανίζουν ονόματα προϊόντων ή άλλες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Για να δείτε αυτά τα πρόσθετα δεδομένα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα που ενσωματώνει το ερώτημα που μόλις δημιουργήσατε. Τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Δημιουργία δεύτερου ερωτήματος για την προσθήκη περισσότερων δεδομένων

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ερωτήματα και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα συνόλων που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακες , προσθέστε τους πίνακες που χρησιμοποιήσατε στο ερώτημα συνόλων και προσθέστε επίσης τους πίνακες που περιέχουν άλλα σχετικά δεδομένα. Εάν χρησιμοποιείτε τα τρία προηγούμενα δείγματα πινάκων, προσθέστε τους πίνακες Τύπος συμβάντος, Συμβάν και Πελάτες στο νέο ερώτημα.

4. Συνδέστε τα πεδία του ερωτήματος συνόλων με τα αντίστοιχα πεδία στους γονικούς πίνακες. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε κάθε πεδίο στο ερώτημα συνόλων στο αντίστοιχο πεδίο του πίνακα.

   Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων από τους τρεις πίνακες, σύρετε τη στήλη Τύπος συμβάντος στο ερώτημα συνόλων στο πεδίο Τύπος συμβάντος στον πίνακα Τύπος συμβάντος. Στη συνέχεια, σύρετε τη στήλη MaxOfEvent Date στο ερώτημα συνόλων στο πεδίο Ημερομηνία συμβάντος στον πίνακα Events. Η δημιουργία αυτών των συνδέσμων επιτρέπει στο νέο ερώτημα επιλογής να συγκεντρώσει τα δεδομένα στο ερώτημα συνόλων και τα δεδομένα στους άλλους πίνακες.

5. Προσθέστε πρόσθετα περιγραφικά πεδία από τους άλλους πίνακες στο ερώτημα.

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων από τους τρεις πίνακες, μπορείτε να προσθέσετε τα πεδία "Εταιρεία" και "Επαφή" από τον πίνακα "Πελάτες".

6. Προαιρετικά, καθορίστε μια σειρά ταξινόμησης για μία ή περισσότερες από τις στήλες. Για παράδειγμα, για να παρατίθενται οι κατηγορίες με αλφαβητική σειρά, ορίστε τη γραμμή Ταξινόμηση της στήλης Τύπος συμβάντος σε Αύξουσα.

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Αποτελέσματα , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.

   Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία του ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

1. Με το ερώτημα κορυφαίων τιμών ανοιχτό σε προβολή σχεδίασης:

   Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα.

2. Στο πλαίσιο Όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα που θα αποθηκεύσει τις πρώτες και τις τελευταίες εγγραφές. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Πρώτες και Τελευταίες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα δημιουργεί έναν πίνακα και αντικαθιστά την πρώτη τιμή με τα τρέχοντα δεδομένα.

3. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

1. Με το ερώτημα κατώτατης τιμής σε προβολή σχεδίασης:

   Στην καρτέλα Σχεδίαση ερωτήματος , στην ομάδα Τύπος ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Προσάρτηση.

2. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.

3. Πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που πληκτρολογήσατε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα .

   Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Πρώτες και Τελευταίες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζονται τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα προσαρτά τις εγγραφές στον πίνακα Κορυφαίες και Τελευταίες εγγραφές.

4. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Εκτέλεση των ερωτημάτων

• Τώρα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τα δύο ερωτήματα. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα επάνω τιμής και κάντε κλικ στο κουμπί Ναι όταν σας ζητηθεί από Access. Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα Κάτω τιμή και κάντε κλικ στην επιλογή Ναι όταν Access σας ζητηθεί.

• Ανοίξτε τον πίνακα "Πρώτες και τελευταίες εγγραφές" σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Η ενέργεια ή το συμβάν αποκλείστηκε από την κατάσταση απενεργοποίησης.

Εάν δείτε αυτό το μήνυμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Επιλέξτε Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

• Εκτελέστε ξανά το ερώτημα.

Επάνω μέρος της σελίδας