Εύρεση εγγραφών που έχουν τις περισσότερες ή τις λιγότερο πρόσφατες ημερομηνίες

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο αντί για ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών

Ένα φίλτρο είναι συνήθως καλύτερο εάν έχετε υπόψη σας μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Για να προσδιορίσετε εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών ή να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, λάβετε υπόψη τα εξής:

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε όλες τις εγγραφές όπου η ημερομηνία ταιριάζει, είναι προγενέστερη ή μεταγενέστερη μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας, χρησιμοποιήστε ένα φίλτρο. Για παράδειγμα, για να δείτε τις ημερομηνίες πωλήσεων μεταξύ Απριλίου και Ιουλίου, εφαρμόστε ένα φίλτρο.

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε έναν καθορισμένο αριθμό εγγραφών που έχουν τις πιο πρόσφατες ή τις πιο πρόσφατες ημερομηνίες σε ένα πεδίο και δεν γνωρίζετε τις ακριβείς τιμές ημερομηνίας ή δεν έχουν σημασία, δημιουργείτε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών. Για παράδειγμα, για να δείτε τα πέντε καλύτερα τρίμηνα πωλήσεων, χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση φίλτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Εφαρμογή φίλτρου για την προβολή επιλεγμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access.

Αρχή της σελίδας

Επικόλληση του δείγματος δεδομένων σε φύλλα εργασίας του Excel

1. Κάντε εκκίνηση του Excel. Ανοίγει ένα κενό βιβλίο εργασίας.

2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+F11 για να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας (θα χρειαστείτε τέσσερα).

3. Αντιγράψτε τα δεδομένα από κάθε δείγμα πίνακα σε ένα κενό φύλλο εργασίας. Συμπεριλάβετε τις επικεφαλίδες στηλών (την πρώτη γραμμή).

Δημιουργία πινάκων βάσης δεδομένων από φύλλα εργασίας

1. Επιλέξτε τα δεδομένα από το πρώτο φύλλο εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων στηλών.

2. Κάντε δεξί κλικ στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Επικόλληση.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε ότι η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών.

4. Επαναλάβετε τα βήματα 1-3 για κάθε ένα από τα υπόλοιπα φύλλα εργασίας.

Δημιουργία ενός βασικού ερωτήματος κορυφαίων τιμών

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Υπάλληλοι" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων, προσθέστε τον πίνακα Employees στο ερώτημα.

3. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας στο πλέγμα σχεδίασης. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο ή να σύρετε και να αποθέσετε κάθε πεδίο σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο .

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα, προσθέστε τα πεδία "Όνομα", "Επώνυμο" και "Ημερομηνία γέννησης".

4. Στο πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές σας (το πεδίο Ημερομηνία γέννησης, εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα), κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση και επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα.

   Η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την πιο πρόσφατη ημερομηνία και η αύξουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την παλαιότερη ημερομηνία.

   Σημαντικό: Πρέπει να ορίσετε μια τιμή στη γραμμή Ταξινόμηση μόνο για πεδία που περιέχουν τις ημερομηνίες σας. Εάν καθορίσετε μια σειρά ταξινόμησης για ένα άλλο πεδίο, το ερώτημα δεν επιστρέφει τα αποτελέσματα που θέλετε.

5. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Εργαλεία , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Όλες (λίστα Κορυφαίες τιμές ) και πληκτρολογήστε τον αριθμό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

7. Αποθηκεύστε το ερώτημα ως NextBirthDays.

Μπορείτε να δείτε ότι αυτό το ερώτημα κορυφαίων τιμών μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις, όπως ποιος είναι ο παλαιότερος ή ο νεότερος στην εταιρεία. Τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις και άλλα κριτήρια για να προσθέσετε ισχύ και ευελιξία στο ερώτημα. Τα κριτήρια που εμφανίζονται στο επόμενο βήμα επιστρέφουν τα επόμενα τρία γενέθλια των υπαλλήλων.

Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

Αυτά τα βήματα χρησιμοποιούν το ερώτημα που δημιουργήθηκε στην προηγούμενη διαδικασία. Μπορείτε να ακολουθήσετε μαζί με ένα διαφορετικό ερώτημα κορυφαίων τιμών, αρκεί να περιέχει πραγματικά δεδομένα ημερομηνίας/ώρας και όχι τιμές κειμένου.

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα NextBirthDays και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη στα δεξιά της τιμής BirthDate, εισαγάγετε τα εξής:
   MonthBorn: DatePart("m";[BirthDate]).
   Αυτή η παράσταση εξάγει το μήνα από τη συνάρτηση BirthDate χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση DatePart .

3. Στην επόμενη στήλη του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος, εισαγάγετε το εξής:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d";[BirthDate])
   Αυτή η παράσταση εξάγει την ημέρα του μήνα από την BirthDate χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση DatePart .

4. Καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση για κάθε μία από τις δύο παραστάσεις που μόλις εισαγάγατε.

5. Κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση για κάθε παράσταση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα.

6. Στη γραμμή Κριτήρια της στήλης Ημερομηνία γέννησης , πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())Αυτή
   η παράσταση κάνει τα εξής:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) καθορίζει ότι η ημερομηνία γέννησης κάθε υπαλλήλου εμπίπτει σε έναν μελλοντικό μήνα.

   • Η >Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) καθορίζει ότι εάν η ημερομηνία γέννησης προκύψει στον τρέχοντα μήνα, τα γενέθλια εμπίπτουν στην τρέχουσα ημέρα ή μετά.

     Με λίγα λόγια, αυτή η παράσταση εξαιρεί οποιεσδήποτε εγγραφές όπου η ημερομηνία γέννησης είναι μεταξύ της 1 ιανουαρίου και της τρέχουσας ημερομηνίας.

     Συμβουλή:  Για περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , πληκτρολογήστε 3 στο πλαίσιο Επιστροφή .

8. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση .

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία ερωτήματος συνόλων

Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιεί το δείγμα πίνακα Events και το δείγμα πίνακα EventType για να απαντήσει σε αυτή την ερώτηση:

Πότε ήταν το πιο πρόσφατο γεγονός κάθε τύπου εκδήλωσης, εξαιρουμένων των συναυλιών;

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες Events και EventType.
   Κάθε πίνακας εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

3. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο EventType του πίνακα EventType και στο πεδίο EventDate από τον πίνακα Events για να προσθέσετε τα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

4. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Κριτήρια του πεδίου Τύπος_συμβάντος , πληκτρολογήστε <>Concert.

   Συμβουλή:  Για περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

5. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

6. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, κάντε κλικ στη γραμμή Σύνολο του πεδίου Ημερομηνία_συμβάντος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέγιστο.

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή SQL.

8. Στο παράθυρο SQL, στο τέλος του όρου SELECT, αμέσως μετά τη λέξη-κλειδί AS, αντικαταστήστε το MaxOfEventDate με το MostRecent.

9. Αποθηκεύστε το ερώτημα ως MostRecentEventByType.

Δημιουργία δεύτερου ερωτήματος για την προσθήκη περισσότερων δεδομένων

Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιεί το ερώτημα MostRecentEventByType από την προηγούμενη διαδικασία για να απαντήσει σε αυτή την ερώτηση:

Ποιος ήταν ο πελάτης στο πιο πρόσφατο συμβάν κάθε τύπου συμβάντος;

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Στην καρτέλα Ερωτήματα , κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα MostRecentEventByType.

3. Στην καρτέλα Πίνακες , κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Events και στον πίνακα Customers.

4. Στη σχεδίαση ερωτήματος, κάντε διπλό κλικ στα ακόλουθα πεδία:

   1. Στον πίνακα Events, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή EventType.

   2. Στο ερώτημα MostRecentEventByType, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή MostRecent.

   3. Στον πίνακα Πελάτες, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Εταιρεία.

5. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη γραμμή Ταξινόμηση της στήλης Τύπος_συμβάντος , επιλέξτε Αύξουσα.

6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

Αρχή της σελίδας