Οικονομικές συμμόρφωσης του Office 365

Το οικονομικό κλάδο είναι ιδιαίτερα οργανωμένη μέρος περισσότερες οικονομιών. Έναν αριθμό των κανονισμών τοπικές, εθνικές και τοπικές ρυθμίσεις ισχύουν για επιχειρήσεις στον κλάδο οικονομικές υπηρεσίες.

Ως μια μικρή επιχείρηση, μπορεί να είναι δαπανηρές και περίπλοκη για να συμμορφώνεστε με αυτούς τους κανονισμούς. Office 365 διευκολύνει και οικονομική, παρέχοντας που όλα τα εργαλεία δεξιά σε ένα σημείο για να σας συμμόρφωσης ικανοποιούν οικονομικών κλάδο εταιρείας.

Προστασία Online απειλή και την ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για προχωρημένους απειλή προστασίας (ATP), που σαρώνει αυτόματα όλα τα εξερχόμενα χρησιμοποιεί το Office 365 και εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιεί μια κακόβουλης λειτουργίας για τον εντοπισμό εάν θα υπάρχουν κακόβουλο ή ύποπτες συνδέσεις. Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο en περιέχει τις συνδέσεις αυτές, ATP σταματά οι χρήστες από κάνοντας κλικ σε αυτά.

Επιπλέον, το Office 365 σαρώνει επίσης όλες τις υπερ-συνδέσεις σε αρχεία του Word, Excel και Powerpoint. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλα τα πιθανά λογισμικό κακόβουλης λειτουργίας έχει διακοπεί πριν να φτάσουν τα δεδομένα σας και προσβάλλουν ή υποκλέψουν αυτό. Επίσης, εξασφαλίζει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των επικοινωνιών online και των σχετικών δεδομένων.

Έλεγχος γραμματοκιβωτίου και παρακολούθηση δραστηριότητας

Τα γραμματοκιβώτια της εταιρείας σας περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες επιχειρήσεις και το χρήστη. Επομένως, είναι σημαντικό για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει μη εξουσιοδοτημένα άτομα πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Δυνατότητα καταγραφής ελέγχου γραμματοκιβωτίου σάς επιτρέπει να παρακολούθηση της τα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο και οι δραστηριότητες που εκτελούν.

Μπορείτε να καθορίσετε τους χρήστες και τις δραστηριότητες που θέλετε να παρακολουθήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε αν θέλετε να παρακολουθήσετε όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαγράψει ή μετακινήσει ή όχι. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες των διαχειριστή, οι χρήστες, οι κάτοχοι και άλλα άτομα που έχουν πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο ή όχι.

Αφού ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, όλες οι εγγραφές καταγραφής αποθηκεύονται στο γραμματοκιβώτιο. Κάθε καταχώρηση περιλαμβάνει τη διεύθυνση IP, όνομα κεντρικού υπολογιστή και άλλες λεπτομέρειες. Εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μετακινηθεί από την αρχική της θέση, την καταχώρηση αρχείου καταγραφής περιλαμβάνει το φάκελο προορισμού. Από προεπιλογή, όλες οι εγγραφές καταγραφής διατηρούνται για 90 ημέρες. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις, εάν θέλετε να τα αποθηκεύσετε για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και την κρυπτογράφηση δεδομένων

Κρυπτογράφηση είναι ένα πολύ αποτελεσματική εργαλείο για την επίτευξη ασφαλείας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κρυπτογράφηση εξασφαλίζει ότι μόνο μη εξουσιοδοτημένο άτομο είναι σε θέση να αποκρυπτογραφήσετε και να διαβάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακόμα και αν μη εξουσιοδοτημένο άτομο αποκτά πρόσβαση σε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο ίδιος δεν μπορεί να αποκρυπτογραφήσει και να διαβάσετε. Ομοίως, μπορείτε επίσης να βελτιώσετε την ασφάλεια του αποθηκευμένου τα δεδομένα σας, όπως έγγραφα, κρυπτογραφώντας τα.

Office 365 σάς επιτρέπει να κρυπτογραφήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και άλλες μορφές ψηφιακών δεδομένων. Αυτό προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση ως μέρος της στρατηγικής ευρύτερης προστασίας δεδομένων.

Κέντρο eDiscovery

Επιχειρήσεις σήμερα επεξεργαστεί, να χειρίζονται και να αποθηκεύουν μια μεγάλη ποικιλία ηλεκτρονικές πληροφορίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα δεδομένα για να λάβετε καλύτερες αποφάσεις ως μια επιχείρηση. Αλλά επίσης καθιστά δυσκολότερη για να προσδιορίσετε, εντοπίστε, αναζήτηση και βρείτε τις σχετικές πληροφορίες όταν απαιτείται.

eDiscovery είναι μια προηγμένη δυνατότητα του Office 365. eDiscovery να κάνετε αναζήτηση σε όλους τους τύπους ηλεκτρονικά αποθηκευμένες πληροφορίες (ESI). Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να συλλέξετε και αρχειοθέτηση αναζήτηση τα πιο σχετικά δεδομένα από πολλές προελεύσεις. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε διαφορετικά στοιχεία του Office 365 χρησιμοποιώντας eDiscovery. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν Skype για επιχειρήσεις, τοποθεσίες του SharePoint Online, γραμματοκιβώτια του Exchange Online, ομάδες της Microsoft και ομάδων του Office 365.

eDiscovery επίσης, να αναγνωρίσετε δημοσιεύσεις μέσα κοινωνικής δικτύωσης, voicemails, μηνύματα συνομιλίας, αρχεία επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και κειμένων SMS. Μπορείτε να αποθηκεύσετε και να αρχειοθετήσετε αυτά τα δεδομένα με τον τρόπο συμβατά με χρήση του Office 365.

Την επιχείρησή σας μπορεί να αντιμετωπίσετε νομική περιπτώσεις όπου πρέπει να βρείτε και να παρέχουν σχετικές ESI αρχές. eDiscovery διευκολύνει για εσάς, επιτρέποντάς σας να πραγματοποιήσετε αναζήτηση, εντοπίστε και συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες σε ένα σημείο. Μπορείτε να οργανώσετε το αποτέλεσμα αναζήτησης σε διαφορετικές περιπτώσεις και να κάνετε κοινή χρήση τους με διάφορους συμμετέχοντες.

Προηγμένο eDiscovery

EDiscovery για προχωρημένους σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αντίγραφα των δεδομένων σε διαφορετική θέση σε μορφή εύκολα με δυνατότητα λήψης και σας επιτρέπει επίσης για τη δημιουργία ευρετηρίου για γρήγορη και εύκολη εντοπισμού τα δεδομένα.  Χρησιμοποιεί έξυπνη μηχανικής εκμάθησης δυνατοτήτων για να προσδιορίσετε με ακρίβεια διαφορετικούς τύπους δεδομένων. Επίσης, αναλύει μη δομημένα δεδομένα και σκάβει μέσω για να βρείτε τις σχετικές πληροφορίες για εσάς.

Με τη χρήση σύνθετων eDiscovery, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι αποθήκευσης των δεδομένων της εταιρείας σας με τέτοιο τρόπο αυτό μπορεί να γίνει εύκολα αναζήτηση όταν απαιτείται.

Έλεγχος ταυτότητας πολλών παραγόντων

Κωδικοί πρόσβασης παραδοσιακά χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας χρήστη σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Αλλά τους κωδικούς πρόσβασης έχουν παραβιαστεί εύκολα. Όλους τους ειδικούς ασφαλείας συμφωνείτε ότι MFA μπορεί να βελτιώσει σημαντικά ψηφιακή ασφαλείας.

MFA χρησιμοποιεί πολλών μεθόδων ελέγχου ταυτότητας και προσθέτει περισσότερα επίπεδα ασφαλείας. Χρησιμοποιείται για τη βελτίωση της ασφάλειας επιχειρηματικά συστήματα, τα γραμματοκιβώτια, σημαντικά έγγραφα και οποιαδήποτε υπηρεσία online που απαιτεί μια σύνδεση.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι προσθήκης του MFA. Περιλαμβάνουν τα εξής:

• Τηλέφωνο: Όταν συνδεθείτε, λαμβάνετε μια τηλεφωνική κλήση ή μήνυμα κειμένου με κωδικό επαλήθευσης.

• Εφαρμογή: Κάνετε λήψη εφαρμογής για κινητές συσκευές. Όταν συνδέεστε στο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή για να δημιουργήσετε έναν κωδικό. Αυτός ο κωδικός, στη συνέχεια, σάς επιτρέπει να συνδεθείτε σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία.

Office 365 περιλαμβάνει δυνατότητες, για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε MFA για να εξασφαλίσετε ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες πρόσβαση σε υπηρεσίες του Office 365. Αυτό προστατεύει σημαντικά επιχειρηματικά δεδομένα σε λάθος χέρια. Επίσης, σας βοηθά να συμμορφώνεστε με την ασφάλεια των δεδομένων και τους κανονισμούς ακεραιότητας.

Αποτροπή απώλειας δεδομένων

Η δυνατότητα Office 365 δεδομένων απώλεια αποτροπής (DLP) μπορεί να χρησιμοποιηθεί με ευκολία για εγγραφή όλων των σχετικών ηλεκτρονικών επικοινωνιών και την εξασφάλιση ότι εμπιστευτικές πληροφορίες δεν είναι προσβάσιμη από μη εξουσιοδοτημένα άτομα. DLP εξασφαλίζει ότι σημαντικές πληροφορίες και έγγραφα της εταιρείας σας δεν προκαλέσει απώλεια. Μπορείτε να επιλέξετε από διαφορετικές πολιτικές DLP στο Office 365 ασφάλειας & Κέντρο συμμόρφωσης.

Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο στην εταιρεία σας προσπαθεί να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις προσωπικές πληροφορίες, μπορείτε να αποκλείσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να λαμβάνω το άτομο για αυτό. Ομοίως, μπορείτε να εντοπίσετε και να παρακολουθείτε πληροφορίες όπως αριθμοί πιστωτικών καρτών και αριθμοί μητρώου κοινωνικής ασφάλισης. DLP είναι δυνατό να αναγνωρίσουν ευαίσθητες πληροφορίες σε όλες τις υπηρεσίες Office 365 που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας.

Με τη χρήση DLP, μπορείτε απλώς να αποκλείσετε οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνει τις πληροφορίες αυτές. Επίσης, μπορείτε να αποτρέψετε τους χρήστες από την αποστολή ευαίσθητα δεδομένα στο cloud χώρου αποθήκευσης ή άλλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες.

Αυτό διασφαλίζει ότι σημαντικές πληροφορίες δεν προκαλέσει απώλεια εκτός της εταιρείας σας. Οικονομικές κανονισμούς από SEC και άλλες αρχές κρατήστε μιας επιχείρησης υπεύθυνοι για διαρροών δεδομένων. Με τον αποκλεισμό όπως διαρροών, είστε σε θέση να συμμορφώνεστε με οικονομικές κανονισμούς σχετικά με πιο αποτελεσματικό τρόπο.

Διαχείριση κινητών συσκευών

Υπάλληλοι σήμερα χρησιμοποιούν μια ποικιλία κινητές συσκευές, συμπεριλαμβανομένων των iPhone, Android, iPad και Windows Phone. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις συσκευές για να αποκτήσω πρόσβαση στο Office 365 γραμματοκιβωτίου και άλλες ηλεκτρονικές υπηρεσίες.

Προσφορές Διαχείριση ολοκληρωμένη κινητών συσκευών (MDM) για το Office 365. Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να αναθεωρήσετε κάθε συσκευή και να δείτε εάν είναι συμβατή με τις εταιρικές πολιτικές. Εάν είναι συμβατό, μπορεί να εγγραφή της συσκευής, έτσι ώστε να μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε υπηρεσίες του Office 365. Μετά την εγγραφή μιας συσκευής, μπορείτε να το ελέγξετε σε τακτική βάση για να βεβαιωθείτε ότι αυτή παραμένει συμβατή.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε και να αλλάξετε πολιτικών ασφάλειας που ισχύουν για αυτές τις συσκευές. Εάν μια συσκευή καταχωρήθηκε λαμβάνει κλοπής ή χαθεί, μπορείτε να πραγματοποιήσετε Σβήσιμο, για να βεβαιωθείτε ότι σημαντικά δεδομένα δεν εμπίπτουν σε λάθος χέρια.

MDM διασφαλίζει ότι όλους τους υπαλλήλους ή εργαζομένων στην εταιρεία σας πρόσβαση σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες με ασφαλή τρόπο.

Συνεχής συμμόρφωση

Οικονομικές κανονισμούς αλλαγή και εξελιχθεί ανάλογα με το χρόνο. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία σας μπορεί να πρέπει να εξελίσσονται τη στρατηγική συμμόρφωσης μέσα στο χρόνο. Αυτό είναι γνωστό ως συνεχής συμμόρφωση. Συνεχής συμμόρφωση σημαίνει που παρακολουθείτε και να εξετάζετε τακτικά θέσης σας συμμόρφωσης. Μπορείτε επίσης να υιοθετήσει νέα πρότυπα IT και τεχνολογιών για να βεβαιωθείτε ότι η ασφάλεια και συμμόρφωση των συστημάτων σας.

Office 365 έχει περισσότερους από 1000 στοιχεία ελέγχου και ελέγχει στη θέση. Αυτά επιτρέπουν υπηρεσίες του Office 365 να εξελίσσονται και να αλλάξετε γρήγορα κάθε φορά που δημιουργούνται νέα κανονισμούς ή πρότυπα. Το Office 365 επίσης είναι συμβατό με πολλά σημαντικά καθολικού πρότυπα και τους κανονισμούς. Υπηρεσίες του Office 365 μπορούν να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα και διεργασίες παραμείνετε συμμόρφωσης με το νέο κανονισμούς και τα πρότυπα.

Η Microsoft εξετάζει Office 365 και άλλα δεδομένα προϊόντος σε συνεχή βάση. Την εξέλιξή προϊόντα με την εφαρμογή νέος πελάτης και βιομηχανικά πρότυπα για να σας βοηθήσει να εξασφαλίσετε συμμόρφωσης βρίσκεται σε εξέλιξη.

Συμπέρασμα

Με τις δυνατότητες παραπάνω, μπορείτε να καταγράψετε, συλλογή, αρχειοθέτηση και λαβή δεδομένα με τον τρόπο ασφαλές. Μπορείτε επίσης να ορίσετε και να υλοποιήσετε πολιτικές συμμόρφωσης με το Office 365.

Office 365 λειτουργεί σε πολλές συσκευές. Είναι πολύ εύκολη τη χρήση και παρέχει πλήρη έλεγχο συνδεδεμένες συσκευές και εταιρικά δεδομένα.