Πώς μπορείτε να καταλάβετε εάν το έργο σας είναι εκτός προϋπολογισμού; Μέσω παρακολούθησης κόστους στο Project. Χρησιμοποιήστε Project για να συγκρίνετε τις αρχικές εκτιμήσεις κόστους, το πραγματικό κόστος, το προβλεπόμενο κόστος και να δείτε τις διακυμάνσεις μεταξύ του κόστους ανά πάσα στιγμή και σε οποιοδήποτε επίπεδο λεπτομερειών.
Σε αυτό το άρθρο
Ποια είναι η διαδικασία παρακολούθησης κόστους;
Για να παρακολουθείτε καλύτερα το κόστος, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα προϋπολογισμός δημιουργώντας και εισάγοντας τιμές κόστους για πόρους προϋπολογισμού που έχουν εκχωρηθεί στο εργασία σύνοψης έργου. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσδιορίσετε άλλους πόρους και το κόστος εργασίας που θέλετε να παρακολουθήσετε και να μετρήσετε με βάση τους πόρους προϋπολογισμού. Μπορείτε να εισαγάγετε χρεώσεις αμοιβής, ανά χρήση και σταθερό κόστος για εργασίες, πόροι και, εάν χρειάζεται, αναθέσεις εργασιών. Στη συνέχεια, καθορίστε την εκτιμώμενη εργασία ή διάρκεια για τις εργασίες και εκχωρήστε πόρους στις εργασίες.
Μόνο όταν ολοκληρωθούν όλα αυτά τα βήματα μπορεί να Project υπολογίσει το συνολικό εκτιμώμενο κόστος για το έργο. Στη συνέχεια, μπορεί να θέλετε να περιορίσετε τις εκτιμήσεις σας. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε και να ομαδοποιήσετε όλους τους πόρους για να τους συγκρίνετε με το προϋπολογισμένο κόστος. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια γραμμή βάσης με το προϋπολογισμημένο κόστος και να τη χρησιμοποιήσετε για σύγκριση με το πραγματικό κόστος καθώς το έργο σας εξελίσσεται.
Μετά την έναρξη του έργου, ενημερώνετε την πρόοδο των εργασιών — τον όγκο εργασίας που έχει ολοκληρωθεί σε εργασίες ή το ποσοστό των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί. Project υπολογίζει το κόστος για εσάς με βάση την πρόοδο της εργασίας.
Σημείωση: Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τον αυτόματο υπολογισμό του κόστους και να εισαγάγετε εσείς το πραγματικό κόστος, εκτός από την πρόοδο της εργασίας.
Συνδυάζοντας το πραγματικό κόστος της ολοκληρωμένης εργασίας με το εκτιμώμενο κόστος για υπόλοιπη εργασία, Project υπολογίζει το προγραμματισμένο (προβλεπόμενο) κόστος. Το σημαντικότερο είναι ότι υπολογίζει τη διαφορά μεταξύ του προγραμματισμένου κόστους και του κόστους γραμμής βάσης. Αυτή η διαφορά, ή διακύμανση κόστους, σας ενημερώνει εάν το έργο σας είναι στον προϋπολογισμό.
Μπορείτε να κάνετε απλή παρακολούθηση του κόστους, προβάλλοντας το πραγματικό και το προγραμματισμένο (προβλεπόμενο) κόστος για τις εργασίες, τους πόρους, τις αναθέσεις και το έργο.
Εάν έχετε δημιουργήσει έναν προϋπολογισμό μέσω μιας γραμμής βάσης, μπορείτε να κάνετε πιο εκτεταμένη παρακολούθηση συγκρίνοντας το πραγματικό και το προγραμματισμένο κόστος με το κόστος της γραμμής βάσης.
Για να προσδιορίσετε εάν είστε εντός προϋπολογισμού ή όχι, μπορείτε να δείτε τις διακυμάνσεις κόστους μεταξύ του προγραμματισμένου κόστους και του κόστους γραμμής βάσης. Για παράδειγμα, εάν μια εργασία έχει προϋπολογισμευθεί για να κοστίσει 50 $, αλλά η εργασία έχει ολοκληρωθεί στη μέση και κοστίζει ήδη 35 $, το προγραμματισμένο κόστος είναι 60 $ (το πραγματικό κόστος των 35 $ μέχρι σήμερα, συν το αναμενόμενο κόστος των 25 $ για την υπόλοιπη εργασία στην εργασία). Η διακύμανση κόστους είναι 10 $ (60 $ πραγματικού κόστους μείον τα 50 $ του κόστους προϋπολογισμού).
Παρακολουθώντας τακτικά τις διακυμάνσεις του κόστους, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να βεβαιωθείτε ότι το έργο σας παραμένει κοντά στον προϋπολογισμό του.
Σημείωση: Μπορείτε να προβάλετε διακυμάνσεις κόστους μόνο εάν έχετε εισαγάγει αρχικό κόστος και έχετε αποθηκεύσει μια γραμμή βάσης. Για παράδειγμα, εάν δεν εισαγάγατε χρεώσεις πληρωμής για έναν πόρο πριν αποθηκεύσετε τη γραμμή βάσης, δεν θα μπορείτε να προβάλετε τις διακυμάνσεις κόστους για αυτόν τον πόρο.
Μπορείτε να μου δώσετε ένα παράδειγμα παρακολούθησης κόστους;
Μπορείτε να εισαγάγετε την εργασία που ονομάζεται "Δοκιμή του προγράμματος" στο πρόγραμμα του έργου σας και να αναθέσετε έναν έλεγχο σύμβασης στην εργασία με 40 $ ανά ώρα (ας υποθέσουμε ότι η αμοιβή του δοκιματή είναι η μόνη συνεισφορά στο κόστος εργασίας). Εισάγετε μια διάρκεια 10 ημερών (με 8 ώρες την ημέρα) και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε μια γραμμή βάσης.
Στο τέλος των 5 ημερών, καθορίζετε ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί κατά το ήμισυ και επισημαίνετε την εργασία στο Project ως 50% ολοκληρωμένη. Στην προβολή Φύλλο εργασιών, εφαρμόζετε τον πίνακα Κόστους και βλέπετε τα εξής:
-
Στο πεδίο Γραμμή βάσης, Project εμφανίζει το κόστος γραμμής βάσης της εργασίας, 3.200 $, το οποίο υπολογίστηκε πολλαπλασιάζοντας την αρχική εκτίμηση διάρκειας των 10 ημερών (ή 80 ωρών) με τον τυπικό ρυθμό του δοκιματή με 40 $ ανά ώρα.
-
Επειδή η εργασία δεν επιβαρυνθεί με κανένα μη προγραμματισμένη δαπάνη στις πρώτες 5 ημέρες, το πεδίο Πραγματικό εμφανίζει με ακρίβεια το πραγματικό κόστος που προέκυψε μέχρι σήμερα. Σε αυτή την περίπτωση, η πραγματική εργασία υπολογίζεται από τον τύπο Πραγματική εργασία * Τυπική χρέωση = Πραγματικό κόστος ή 40 ώρες * 40 $ ανά ώρα = 1.600 $. (Οι υπερωρίες, το κόστος ανά χρήση και το σταθερό κόστος δεν περιλαμβάνονται σε αυτό το παράδειγμα, αλλά μπορούν να συμπεριληφθούν σε πραγματικό κόστος.)
-
Το υπόλοιπο κόστος υπολογίζεται από τον τύπο Υπόλοιπη εργασία * Τυπική χρέωση = Υπόλοιπο κόστος ή 40 ώρες * 40 $ ανά ώρα = 1.600 $.
-
Στο πεδίο Συνολικό κόστος, Project εμφανίζει το προγραμματισμένο κόστος, το οποίο υπολογίζει σύμφωνα με τον τύπο Πραγματικό κόστος + Υπόλοιπο κόστος = Προγραμματισμένο κόστος ή 1.600 $ + 1.600 $ = 3.200 $. Επειδή το προγραμματισμένο κόστος ισούται με το κόστος γραμμής βάσης, το πεδίο Διακύμανση εμφανίζει διακύμανση κόστους (CV) 0 $, που σημαίνει ότι η εργασία είναι ακριβώς βάσει προϋπολογισμού.
Πού μπορώ να προβάλω πληροφορίες κόστους;
Στο Project, μπορείτε να δείτε το κόστος για εργασίες, πόρους και αναθέσεις. Μπορείτε επίσης να δείτε το κόστος του έργου, το οποίο γενικά βασίζεται σε αυτές τις πιο λεπτομερείς δαπάνες. Μπορείτε να προβάλετε το συνολικό κόστος και χρονολογικής φάσης κόστος, το οποίο είναι κόστος που κατανέμεται στη διάρκεια του χρόνου.
Για λεπτομέρειες και διαδικασίες βήμα προς βήμα για την προβολή πληροφοριών κόστους σε Project, ανατρέξτε στο θέμα Προβολή συνόλων κόστους έργου.
