Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με τη συλλογή δεδομένων στο Access 2016 και σε νεότερες εκδόσεις, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή, εξαγωγή SQL Server.
Μπορείτε να συλλέξετε ή να ενημερώσετε πληροφορίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access 2007 ή την Access 2010 με το Microsoft Outlook 2007 ή Microsoft Outlook 2010. Η Access σάς καθοδηγεί στη δημιουργία μιας φόρμας συλλογής δεδομένων και στην αποστολή της φόρμας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι παραλήπτες των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιστρέψουν τις ολοκληρωμένες φόρμες, μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματη επεξεργασία και αποθήκευση των δεδομένων που συλλέγονται σε μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων της Access. Αυτή η μέθοδος συλλογής δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια που συνήθως εμπλέκεται σε μια διαδικασία αντιγραφής και επικόλλησης ή μη αυτόματης καταχώρησης δεδομένων. Ακολουθούν ορισμένα σενάρια στα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για τη συλλογή δεδομένων:
Έρευνες Μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια έρευνα και να συγκεντρώσετε τα αποτελέσματα δημιουργώντας πρώτα μια βάση δεδομένων της Access με τους απαραίτητους πίνακες για την αποθήκευση των αποτελεσμάτων και χρησιμοποιώντας τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας και, στη συνέχεια, να τα στείλετε στους συμμετέχοντες στην έρευνα. Όταν οι συμμετέχοντες απαντούν, τα δεδομένα της έρευνας αποθηκεύονται αυτόματα στη βάση δεδομένων.
Αναφορές κατάστασης Είτε πρόκειται για την πιο πρόσφατη κατάσταση επιπέδου αποθέματος είτε για τις ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με ζητήματα που εκκρεμούν, η ομάδα σας μπορεί να σας κρατήσει ενήμερους στέλνοντάς σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τις τρέχουσες πληροφορίες σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Διαχείριση συμβάντων Όταν οργανώνετε μια διάσκεψη ή εκπαίδευση ή άλλες εκδηλώσεις, μπορείτε να στείλετε μία ή περισσότερες φόρμες ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συγκεντρώσετε στοιχεία επικοινωνίας, προτιμήσεις ταξιδιού και ξενοδοχείου και ούτω καθεξής. Εάν επιλέξετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, οι συμμετέχοντες μπορούν να αλλάξουν τις προτιμήσεις τους ανά πάσα στιγμή χωρίς να χρειάζεται να σας ειδοποιήσουν και έχετε πάντα πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα για σκοπούς λήψης αποφάσεων.
Αυτό το άρθρο εξηγεί τι χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη διαδικασία, πώς μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τον οδηγό και, στη συνέχεια, σας παρέχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με διάφορα βήματα, ώστε να μπορείτε να κάνετε την πιο ενημερωμένη επιλογή καθώς ακολουθείτε τον οδηγό.
Σημείωση: Δεν θα μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα που συλλέγονται, εάν ο παραλήπτης σας χρησιμοποίησε το Hotmail ή το Yahoo για να σας στείλει τη φόρμα συλλογής δεδομένων.
Πριν ξεκινήσετε
Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που συλλέγετε δεδομένα χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τις ακόλουθες εφαρμογές στον υπολογιστή σας:
-
Access 2007 ή Access 2010.
-
Outlook 2007 ή Outlook 2010. Πρέπει να έχετε εγκατεστημένο και ρυθμισμένο το Outlook στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για την αποστολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook αλλά δεν έχετε ρυθμίσει ακόμη τις παραμέτρους του, ξεκινήστε το Outlook και ακολουθήστε τις οδηγίες στον Οδηγό εκκίνησης του Outlook. Για βοήθεια σχετικά με τον οδηγό, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Outlook.
-
Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα του InfoPath, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει το InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση και ότι οι παραλήπτες σας θα πρέπει επίσης να έχουν εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους.
-
Οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχουν είτε το InfoPath είτε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποστηρίζει μορφή HTML εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους για να μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν τη φόρμα.
Η φόρμα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι φόρμα της Access. Ο οδηγός δημιουργεί μια ειδική φόρμα σε μορφή HTML ή InfoPath.
Προσδιορίστε μια βάση δεδομένων προορισμού. Η βάση δεδομένων μπορεί να έχει μορφή .mdb ή .accdb. Επιπλέον, υποστηρίζονται αρχεία .mde και .accde. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα.
-
-
Προσδιορίστε ή δημιουργήστε τους πίνακες που θέλετε να συμπληρώνονται με τα δεδομένα από τις απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν συλλέγετε δεδομένα για υπάρχοντες πίνακες, βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά τους.
Σημείωση: Οι τύποι πεδίων "Συνημμένο", "Αυτόματη Αρίθμηση", "OLE" και "Πολλές τιμές" δεν είναι δυνατό να συλλεχθούν με τη χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν η λειτουργία συλλογής δεδομένων συμπληρώνει δύο ή περισσότερους πίνακες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και να το χρησιμοποιήσετε ως προέλευση εγγραφών της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα πεδία από τους υποκείμενους πίνακες. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά του. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός ερωτήματος που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.
Αποθηκεύστε τα δεδομένα ως νέες εγγραφές στις ακόλουθες περιπτώσεις:
-
Εάν τα δεδομένα θα συμπληρώσουν πολλούς πίνακες.
-
Εάν ο πίνακας προορισμού δεν έχει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Οι τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού είναι απαραίτητες για την αντιστοίχιση κάθε απάντησης σε μια υπάρχουσα εγγραφή. Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το τώρα ή αντιστοιχίστε ένα υπάρχον πεδίο που έχει μοναδικές τιμές ως πρωτεύον κλειδί.
-
Εάν ο πίνακας προορισμού δεν έχει εγγραφές. Εάν ο πίνακας είναι κενός, ο οδηγός υποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε εγγραφές.
-
Εάν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν αποθηκεύονται ως πεδίο στη βάση δεδομένων. Κατά τη συλλογή δεδομένων για την ενημέρωση εγγραφών, δεν θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις στο μήνυμα που δημιουργείται από τον οδηγό. Το πεδίο διεύθυνσης πρέπει να βρίσκεται στον πίνακα προορισμού ή σε έναν πίνακα που έχει σχέση με τον πίνακα προορισμού.
Γρήγορα αποτελέσματα
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που συλλέγονται.
-
Για να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Για να συμπληρώσετε πολλούς σχετιζόμενους πίνακες, επιλέξτε το ερώτημα που είναι δεσμευμένο σε αυτούς τους πίνακες.
-
Κάντε ένα από τα εξής για να ξεκινήσετε τον οδηγό:
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Συλλογή δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωση: Εάν ο πίνακας δεν περιέχει πεδία ή έχει μόνο τους τύπους πεδίων "Αυτόματη Αρίθμηση", "Αντικείμενο OLE", "Συνημμένο" ή "Αναζήτηση πολλών τιμών", η Access εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα: Ο επιλεγμένος πίνακας ή ερώτημα δεν διαθέτει πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων με χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Εάν ο πίνακας περιέχει πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων, ξεκινά ο οδηγός. Εάν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει τόσο την προσθήκη όσο και την ενημέρωση των δεδομένων, ο οδηγός σάς καθοδηγεί στα απαιτούμενα βήματα για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες ενότητες ως αναφορά για τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχετε μέσω των ακόλουθων επτά κύριων βημάτων της διαδικασίας.
Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε
Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας με βάση την ευκολία χρήσης για εσάς και τους παραλήπτες σας.
Επιλογή φόρμας HTML Μια φόρμα HTML μπορεί να προβληθεί και να υποστεί επεξεργασία από οποιονδήποτε χρήστη του οποίου το πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει HTML
Επιλογή φόρμας Του Microsoft InfoPath Θα δείτε αυτή την επιλογή μόνο εάν το InfoPath είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή μόνο εάν όλοι οι παραλήπτες έχουν εγκατεστημένο το InfoPath και το Outlook στους υπολογιστές τους. Μια φόρμα του InfoPath προσφέρει ένα καλύτερο περιβάλλον καταχώρησης και επεξεργασίας δεδομένων.
Η σελίδα του οδηγού που εμφανίζεται στη συνέχεια εξαρτάται από το εάν το αντικείμενο προορισμού υποστηρίζει την ενημέρωση των δεδομένων. Εάν το αντικείμενο είναι ένα ερώτημα που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες ή εάν είναι ένας πίνακας που δεν έχει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού ή δεν περιέχει εγγραφές, ο οδηγός υποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές και σας ζητά να επιλέξετε τα πεδία φόρμας. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο οδηγός σάς ζητά να καθορίσετε εάν θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα προτού σας ζητήσει να επιλέξετε τα πεδία φόρμας.
Επιλέξτε αν θέλετε να συλλέξετε νέα δεδομένα ή να ενημερώσετε υπάρχοντα δεδομένα
Καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα. Ο τύπος της φόρμας που χρησιμοποιείτε επηρεάζει τον αριθμό των νέων εγγραφών που ένας παραλήπτης μπορεί να σας στείλει με μία μόνο απάντηση. Κατά την ενημέρωση δεδομένων, ο αριθμός των εγγραφών που πρέπει να ενημερωθούν από έναν παραλήπτη προσδιορίζει τον αριθμό των προ-συμπληρωμένων φορμών που θα συμπεριληφθούν σε ένα μήνυμα.
Σημείωση: Για να προσθέσετε νέες εγγραφές, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο διεύθυνσης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη δημιουργία του μηνύματος. Για να ενημερωθούν τα υπάρχοντα δεδομένα, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε ένα σχετικό πίνακα.
Καθορισμός των δεδομένων που θέλετε να συλλέγονται
Όταν επιλέγετε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη φόρμα σας, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε όλα τα πεδία που υπάρχουν στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη φόρμα. Ωστόσο, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
-
Απαιτούμενα πεδία: Τα πεδία που επισημαίνονται με ένα σύμβολο αστερίσκου (*), είναι υποχρεωτικά πεδία. Εάν συλλέγετε νέες εγγραφές, ο οδηγός θα συμπεριλάβει αυτόματα όλα τα πεδία των οποίων η ιδιότητα Απαιτείται έχει οριστεί σε Ναι. Εάν κάποια απαιτούμενα πεδία οποιασδήποτε εγγραφής είναι κενά, η Access αποτυγχάνει να προσθέσει την εγγραφή στον πίνακα.
-
Μη υποστηριζόμενοι τύποι πεδίων: Δεν θα μπορείτε να συμπεριλάβετε ορισμένους τύπους πεδίων στη φόρμα, όπως "Αυτόματη Αρίθμηση", "Συνημμένο", "Αντικείμενο OLE" ή πεδία αναζήτησης πολλών τιμών.
-
Πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού: Ωστόσο, ο χρήστης θα μπορεί να πληκτρολογήσει μια τιμή στο πεδίο κατά την προσθήκη εγγραφών. η απάντηση δεν θα υποβληθεί σε επεξεργασία εάν η καθορισμένη τιμή χρησιμοποιείται ήδη.
Σημείωση: Για κάθε πεδίο που περιλαμβάνεται, στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, καθορίστε μια ετικέτα και κάντε κλικ στην επιλογή Μόνο για ανάγνωση εάν δεν θέλετε ο χρήστης να αλλάξει τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο.
Καθορισμός αυτόματης ή μη αυτόματης επεξεργασίας δεδομένων
Μπορείτε να επιλέξετε μια αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων. Αυτόματη επεξεργασία σημαίνει ότι όταν λαμβάνετε τις απαντήσεις, το Outlook και η Access συνεργάζονται για την εξαγωγή των δεδομένων στους πίνακες προορισμού στη βάση δεδομένων σας. Η αυτόματη επεξεργασία μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια. Μη αυτόματη επεξεργασία σημαίνει μόνο ότι μπορείτε να ξεκινήσετε τη λειτουργία εξαγωγής για να μεταφέρετε τα δεδομένα από έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook στον πίνακα προορισμού στην Access.
Οι απαντήσεις εξάγονται με επιτυχία στον πίνακα προορισμού, με την προϋπόθεση ότι πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες κατά τη στιγμή που οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας:
-
Το Outlook πρέπει να εκτελείται ήδη στον υπολογιστή σας. Εάν το Outlook δεν εκτελείται, η επεξεργασία ξεκινά την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Outlook.
-
Η Πρόσβαση δεν πρέπει να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και δεν πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχει αλλάξει μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τότε που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Πρέπει να έχετε τα απαιτούμενα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.
Σημείωση: Εάν αποτύχει η αυτόματη επεξεργασία, δοκιμάστε να διορθώσετε τυχόν προβλήματα και, στη συνέχεια, εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχαν. Τυχόν απαντήσεις που φτάνουν στα εισερχόμενά σας αφού επιλύσετε τα προβλήματα συνεχίζουν να υποβάλλονται σε επεξεργασία αυτόματα.
Ορισμός ιδιοτήτων για τον έλεγχο της αυτόματης επεξεργασίας των απαντήσεων
Για να καθορίσετε ένα διαφορετικό φάκελο του Outlook όπου αποθηκεύονται οι απαντήσεις, στη σελίδα Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να γίνεται η επεξεργασία των απαντήσεων του οδηγού, κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου , επιλέξτε διαφορετικό φάκελο ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.
Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Ορισμός ιδιοτήτων για να ελέγξετε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για να αλλάξετε ή να ρυθμίσετε με ακρίβεια τις ρυθμίσεις εισαγωγής, ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα για πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες επιλογές:
|
Επιλογή |
Result |
|---|---|
|
Απόρριψη απαντήσεων από εκείνους στους οποίους δεν στείλατε το μήνυμα |
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία μόνο των απαντήσεων που στάλθηκαν από τους αρχικούς παραλήπτες του μηνύματός σας. Οι απαντήσεις από άλλα άτομα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. |
|
Αποδοχή πολλών απαντήσεων από κάθε παραλήπτη |
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία μόνο της πρώτης απάντησης από κάθε παραλήπτη. Η δεύτερη και οι επόμενες απαντήσεις αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. Σημείωση: Αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο τον αριθμό των απαντήσεων και όχι τον αριθμό των εγγραφών μέσα σε μία μόνο απάντηση, που υποβάλλονται σε επεξεργασία. Με άλλα λόγια, εάν στείλετε μια φόρμα του InfoPath, ένας χρήστης μπορεί να σας στείλει πολλές εγγραφές με μία μόνο απάντηση και η Access επεξεργάζεται αυτόματα όλες τις εγγραφές στην απάντηση, ακόμη και αν αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο. |
|
Να επιτρέπονται ενημερώσεις μόνο σε υπάρχοντα δεδομένα |
Όταν οι παραλήπτες χρησιμοποιούν μια φόρμα του InfoPath για την ενημέρωση δεδομένων, μπορούν να στείλουν νέες εγγραφές εκτός από τις ενημερώσεις για τις υπάρχουσες εγγραφές. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να επεξεργαστείτε μόνο τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές. |
|
Αριθμός απαντήσεων προς επεξεργασία |
Πληκτρολογήστε τον συνολικό αριθμό των απαντήσεων (από όλους τους παραλήπτες) που θέλετε να υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. Εάν θέλετε όλες οι απαντήσεις να υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία, πληκτρολογήστε μια μεγάλη τιμή, όπως 5000, στο πλαίσιο κειμένου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά την επίτευξη της καθορισμένης τιμής αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. |
|
Ημερομηνίας και ώρας για διακοπή |
Καθορίστε πότε πρέπει να διακοπεί η αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία και ώρα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία. |
Για να αλλάξετε αυτές τις επιλογές αργότερα, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Συλλογή δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων , επιλέξτε το μήνυμα για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές μηνύματος. Οι αλλαγές που κάνετε στο παράθυρο διαλόγου επηρεάζουν όλες τις επόμενες απαντήσεις που λαμβάνετε για αυτό το μήνυμα.
Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων
Για να ελέγξετε πότε και ποιες απαντήσεις υποβάλλονται σε επεξεργασία, μην επιλέξετε Αυτόματη διεργασία. Οι απαντήσεις θα αποθηκεύονται σε έναν καθορισμένο φάκελο στο Outlook μέχρι να επιλέξετε και να κάνετε δεξί κλικ σε κάθε απάντηση στο φάκελο και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access από το μενού συντόμευσης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί επίσης να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχαν να διεκπεραιωθούν αυτόματα.
Να θυμάστε τα ακόλουθα πριν από την εξαγωγή δεδομένων
-
Η βάση δεδομένων της Access δεν πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχουν αλλάξει μετά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από τότε που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Πρέπει να έχετε τα απαιτούμενα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.
Επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών
Εάν συλλέγετε μόνο νέες πληροφορίες, μπορείτε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους:
-
Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεμονωμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ή επιλέξτε τις διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.
-
Χρησιμοποιήστε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πίνακα ή το ερώτημα της τρέχουσας βάσης δεδομένων της Access.
Σημείωση: Όταν συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε υπάρχουσες εγγραφές, δεν βλέπετε αυτό το παράθυρο διαλόγου, επειδή οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει πρώτα να είναι διαθέσιμες ως πεδίο στη βάση δεδομένων.
Εισαγωγή των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο Outlook
Εάν καθορίζετε τους παραλήπτες σας στο Outlook, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση και προσαρμογή του μηνύματος πριν από την αποστολή του. Στο κύριο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται μια σύντομη εισαγωγή και μια φόρμα. Συνιστάται να μην κάνετε αλλαγές στη φόρμα. Οι αλλαγές στη δομή της φόρμας μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα να μην γίνεται επεξεργασία της απάντησης.
Χρήση των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων
Η επιλογή για να επιλέξετε Έναν συσχετισμένο πίνακα αναφέρεται σε πίνακες που σχετίζονται. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε σχέσεις πινάκων στη βάση δεδομένων σας, στα Εργαλεία βάσης δεδομένων. , στην ομάδα "Σχέσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Σχέσεις"
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγός για τις σχέσεις πινάκων.
Αναθεώρηση και καθορισμός της λίστας παραληπτών
Το τελευταίο σημαντικό βήμα περιλαμβάνει την προεπισκόπηση και την προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη λεπτομερή ρύθμιση της λίστας παραληπτών και, στη συνέχεια, την αποστολή του μηνύματος συλλογής δεδομένων.
Δημιουργία και αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όταν ο οδηγός σάς ενημερώσει ότι μπορείτε πλέον να δημιουργήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας δείχνει πώς μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την εντολή Διαχείριση απαντήσεων , ενδέχεται να εμφανιστούν ορισμένα προειδοποιητικά μηνύματα. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει κάθε προειδοποίηση και την ενέργεια που μπορείτε να κάνετε για να την επιλύσετε:
|
Προειδοποιητικό μήνυμα |
Περιγραφή |
Σ olution |
|---|---|---|
|
Ορισμένες εγγραφές δεν περιέχουν έγκυρη διεύθυνση στο καθορισμένο πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν θα επιστραφούν δεδομένα για αυτές τις γραμμές. |
Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέξατε περιέχει τιμές null. |
Εάν θέλετε να συλλέξετε δεδομένα για κάθε εγγραφή, κλείστε τον οδηγό και αντικαταστήστε τις τιμές null με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, ξεκινήστε ξανά τον οδηγό. |
|
Αυτή τη στιγμή έχετε ένα αποκλειστικό κλείδωμα στη βάση δεδομένων. Η αυτόματη επεξεργασία θα αποτύχει μέχρι να κυκλοφορήσει το κλείδωμα. |
Αυτή τη στιγμή έχετε ανοιχτή τη βάση δεδομένων σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. |
Εάν επιλέξατε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, η επεξεργασία αποτυγχάνει επειδή η Access δεν μπορεί να προσθέσει ή να ενημερώσει μια βάση δεδομένων που έχει αποκλειστικό κλείδωμα σε αυτήν. Κλείσιμο και εκ νέου άνοιγμα της βάσης δεδομένων σε μη αποκλειστική λειτουργία αμέσως μετά την αποστολή του μηνύματος |
|
Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν δεδομένα εμπιστευτικού ή ευαίσθητου χαρακτήρα. |
Συλλέγετε δεδομένα για να ενημερώσετε τις υπάρχουσες εγγραφές και η φόρμα που πρόκειται να στείλετε θα συμπληρωθεί εκ των προτέρων με υπάρχοντα δεδομένα. |
Εάν ορισμένα πεδία φόρμας περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, επιστρέψτε στο βήμα του οδηγού όπου επιλέξατε τα πεδία και καταργήστε τα πεδία που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα από τη φόρμα |
Αφού κάνετε προεπισκόπηση και προσαρμόσετε το μήνυμα, μπορείτε να φιλτράρετε το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να επιλέξετε τους παραλήπτες σας. Επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου. Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου που παραθέτει μη έγκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώστε τις διευθύνσεις στη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Έξοδος. Επαληθεύστε τις μη έγκυρες διευθύνσεις, κάντε οποιαδήποτε απαραίτητη διόρθωση και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να στείλετε ξανά το μήνυμα.
