Της Τζέιν Σάγια, PMP
Η ανεξέλεγκτη αλλαγή είναι ένας από τους μεγαλύτερους εχθρούς ενός διαχειριστή έργου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια σταθερή διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μπορεί να είναι ο καλύτερος φίλος ενός διαχειριστή έργου. Η εφαρμογή αυτού του είδους της διαδικασίας σάς επιτρέπει να παραδίδετε ό,τι έχει ζητήσει ο πελάτης, στο απαιτούμενο χρονοδιάγραμμα και εντός του προϋπολογισμού που έχει συμφωνηθεί. Χωρίς έλεγχο αλλαγής, το εύρος του έργου μετατρέπεται σε κυλιόμενο στόχο και κινδυνεύετε να χάσετε έναν ή περισσότερους από τους παράγοντες επιτυχίας του έργου σας. Η δυνατότητα διαχείρισης και ελέγχου των αλλαγών, ιδιαίτερα της εμβέλειας του έργου, είναι το κλειδί για την επίτευξη των στόχων και ένας τυπικός δείκτης απόδοσης για ένα διαχειριστή έργου. Η αλλαγή του έργου είναι αναπόφευκτη και πρέπει να είστε έτοιμοι να την αντιμετωπίσετε όταν — όχι εάν — συμβεί.
Εξισορρόπηση διαχείρισης αλλαγών και γραφειοκρατίας
Μία πρόκληση για τους διαχειριστές έργων είναι η εξισορρόπηση της ανάγκης ελέγχου της αλλαγής των έργων, αποφεύγοντας παράλληλα αδικαιολόγητη γραφειοκρατία. Το ερώτημα είναι: Πού είναι το σημείο καμπής; Επειδή κάθε έργο είναι μοναδικό, το σημείο στο οποίο το στοιχείο ελέγχου αλλαγής σταματά να προσθέτει τιμή και μετατρέπεται σε γραφειοκρατία θα διαφέρει από έργο σε έργο.
Ορισμένοι από τους ενδιαφερόμενους, ή ακόμα και τα μέλη της ομάδας του έργου σας, μπορεί να αισθάνονται ότι η εφαρμογή του ελέγχου αλλαγών είναι ο τρόπος για να αποφύγετε το φοβερό ερπυσμό της εμβέλειας και ότι δεν θέλετε να είστε ευέλικτοι και να κάνετε αυτό που είναι καλύτερο για τον πελάτη σας και την επιχείρηση. Είναι σημαντικό να διαλύσεις αυτή την αντίληψη. Ενημερώστε τους ότι αυτό που κάνετε είναι ακριβώς το αντίθετο: υλοποιείτε μια αποτελεσματική διαδικασία για τη συνεπή αξιολόγηση των απαιτούμενων αλλαγών. Εάν η πραγματοποίηση της τροποποίησης θεωρείται καλή ιδέα, τότε θα έχετε διαδικασίες για να ανταποκριθείτε όταν χρειάζεται.
Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών έργου
Για να σας βοηθήσει να ανταποκριθείτε γρήγορα, ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών έργου περιγράφει τι συμβαίνει όταν παρουσιάζονται αποκλίσεις. Δεν έχει σκοπό να αποτρέψει την αλλαγή. Αντίθετα, ο σκοπός της είναι να περιγράψει μια διαδικασία που καθιστά σαφές πώς θα κοινοποιηθεί η αλλαγή, πώς θα ληφθούν οι αποφάσεις και πώς θα προσαρμοστεί ανάλογα το έργο.
Τοποθέτηση του στοιχείου ελέγχου αλλαγής στη θέση του
Θα πρέπει να θέσετε σε ισχύ τη διαδικασία ελέγχου αλλαγής μόλις δημιουργήσετε μια γραμμή βάσης για βασικά παραδοτέα, όπως επιχειρηματικές απαιτήσεις και χρονοδιάγραμμα. Η ομάδα έργου και οι ενδιαφερόμενοι — και οποιοσδήποτε άλλος επηρεάζεται από τις αλλαγές στο έργο — θα πρέπει να αναθεωρήσουν και να εγκρίνουν το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών προτού το θέσετε στο παιχνίδι.
Οι μικρές αλλαγές που έχουν μικρό αντίκτυπο στη συνολική επιτυχία του έργου δεν θα πρέπει να συνεπάγονται τις ίδιες δυσκολίες με αυτές που γίνονται στις απαιτήσεις ή τα ορόσημα του χρονοδιαγράμματος κρίσιμης διαδρομής. Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών έργου πρέπει να αναφέρει πότε απαιτείται επίσημη αίτηση αλλαγής έργου (PCR). Για παράδειγμα:
-
Ποια είναι τα όρια για τις αλλαγές χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού;
-
Υπάρχουν αλλαγές που απαιτούν πάντα αίτηση αλλαγής;
-
Ποιες αλλαγές μπορεί να παραλείψει η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών;
Μια προειδοποίηση εδώ: συχνά είναι πολλές μικρές αλλαγές που κάνουν τη ζημιά, και όχι οι μεγάλες, προφανείς. Εξετάστε το κατά τον ορισμό κριτηρίων PCR. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα διαχείρισης αλλαγών θα πρέπει να ορίζει κατηγορίες αίτησης αλλαγής, όπως τι είναι κύριο ή δευτερεύον:
-
Σημαντικές αλλαγές Αυτά τα στοιχεία θα πρέπει να είναι τεκμηριώνονται ως PCR. Σημαντικές αλλαγές στο έργο:
-
Επηρεάζουν τις απαιτήσεις ή τα στοιχεία εργασίας στην κρίσιμη διαδρομή, καθυστερώντας σημαντικά ορόσημα ή τη συνολική ημερομηνία λήξης του έργου κατά ένα συγκεκριμένο χρονικό ποσοστό ή διάρκεια. Για κάθε έργο πρέπει να ορίζονται βασικά κριτήρια μεταβολής.
-
Να απαιτείται πρόσθετη χρηματοδότηση (σε δολάρια ή ποσοστό του προϋπολογισμού). Και πάλι, το ποσό θα πρέπει να καθοριστεί για κάθε έργο.
-
-
Μικρές αλλαγές Αυτές οι αλλαγές ρουτίνας δεν απαιτούν PCR. Μικρές αλλαγές:
-
Μην επηρεάστε σημαντικά το σχέδιο. Δεν επεκτείνουν την ημερομηνία ολοκλήρωσης των ορόσημων ή των εργασιών με εξαρτήσεις έργου.
-
Δεν έχουν αρνητικές οικονομικές επιπτώσεις. Ως αποτέλεσμα, δεν θα προκύψει διακύμανση του προϋπολογισμού του έργου.
-
Συμβουλές για την αξιολόγηση αιτήσεων αλλαγής
Το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών έργου θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αξιολόγησης των αιτήσεων αλλαγής. Είναι ζωτικής σημασίας τα κριτήρια για αυτή την αξιολόγηση να καθοριστούν πριν χρειαστεί, ώστε να μην σπαταληθεί χρόνος για την επίτευξη συναίνεσης. Ο ορισμός αυτών των παραμέτρων θα βοηθήσει στην εξισορρόπηση της αλλαγής με τους συνολικούς επιχειρηματικούς στόχους και τα οφέλη.
Ακολουθούν ορισμένες τυπικές ερωτήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αξιολόγηση μιας αίτησης αλλαγής:
-
Αυτή η αλλαγή προσθέτει ή τροποποιεί τις επιχειρηματικές απαιτήσεις;
-
Υπάρχει λύση ή είναι απαραίτητη αυτή η αλλαγή για τη συνολική επιτυχία του έργου;
-
Αυτή η αλλαγή απαιτεί αύξηση της χρηματοδότησης;
-
Αυτό θα καθυστερήσει την ημερομηνία λήξης του έργου;
-
Παρόλο που αυτή η αλλαγή μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο σε αυτό το έργο, έχει ως αποτέλεσμα σημαντικά πλεονεκτήματα των επιχειρήσεων που την καθιστούν αξιόλογη;
-
Η θέσπιση αυτής της αλλαγής έχει τώρα περισσότερο νόημα από την καθυστέρηση; Η καθυστέρηση θα καταλήξει να κοστίσει στην εταιρεία περισσότερα χρήματα στο τέλος;
-
Έχουν ληφθεί υπόψη όλοι οι ενδιαφερόμενοι που επηρεάζονται και υποστηρίζουν την αλλαγή;
-
Υπάρχουν συμβατικές επιπτώσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη; Για παράδειγμα, οι δεσμεύσεις με εξωτερικούς προμηθευτές δεν θα είναι κενές λόγω αυτής της αλλαγής;
Έγκριση αιτήσεων αλλαγής έργου
Είναι επίσης σημαντικό να ορίσετε ποιος μπορεί να εγκρίνει — ή δεν μπορεί να εγκρίνει — τις αλλαγές που ζητήθηκαν. Είναι σύνηθες να ορίζετε διάφορα επίπεδα αρχής, ώστε οι συνήθεις αλλαγές να μπορούν να αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά, ενώ σημαντικές αλλαγές λαμβάνουν το απαραίτητο επίπεδο διαχειριστικής προσοχής.
Όταν μια προτεινόμενη αλλαγή επηρεάζει το εύρος του έργου, θα πρέπει να το θεωρήσετε ως επιχειρηματική απόφαση που απαιτεί έγκριση από το χορηγό του έργου. Όταν το πεδίο εφαρμογής δεν επηρεάζεται, η ομάδα έργου και ο χορηγός μπορεί να αποφασίσουν ότι ο διαχειριστής έργου έχει την εξουσία να εγκρίνει την αλλαγή εντός ορισμένων ορίων. Για ορισμένα έργα, δημιουργούνται πίνακες ελέγχου αλλαγών και συγκαλείται σε τακτική βάση για την εξέταση και έγκριση αιτήσεων αλλαγής. Ενδέχεται να υπάρχουν διαφορετικοί πίνακες ελέγχου αλλαγών στον οργανισμό, οι οποίοι χειρίζονται διάφορους τύπους αιτήσεων αλλαγής. Για παράδειγμα, ένας πίνακας ελέγχου τεχνικών αλλαγών μπορεί να εξετάσει θέματα τεχνολογίας.
Ένας εύκολος τρόπος για να συνοψίσετε τις οδηγίες για την έγκριση αιτήσεων αλλαγής είναι σε έναν πίνακα όπως ο παρακάτω, ο οποίος βασίζεται σε ένα δείγμα έργου:
|
Τύπος αλλαγής |
Γενική περιγραφή |
Κριτήρια |
Υπεύθυνος έγκρισης |
Απαιτείται PCR; |
|
Βασικό πεδίο σπουδών |
Αντιπροσωπεύει σημαντικές αλλαγές στο εύρος, το χρονοδιάγραμμα ή τον προϋπολογισμό του έργου |
Προσθήκη νέας απαίτησης ή επέκτασης υφιστάμενης επιχειρηματικής απαίτησης Προγραμματισμός καθυστέρησης άνω των 14 ημερών ή καθυστέρηση της ημερομηνίας λήξης του έργου Απαιτεί πρόσθετη χρηματοδότηση 100.000 $ ή περισσότερο |
Πίνακας ελέγχου αλλαγής έργου |
Ναι |
|
Βασικό πεδίο σπουδών |
Αντιπροσωπεύει την αλλαγή στο εύρος, το χρονοδιάγραμμα ή τον προϋπολογισμό του έργου |
Διευκρίνιση επιχειρηματικών απαιτήσεων Προγραμματισμός καθυστέρησης λιγότερων από 14 ημερών που δεν επηρεάζει την ημερομηνία λήξης του έργου Απαιτεί πρόσθετη χρηματοδότηση μικρότερη από 100.000 δολάρια |
Διαχειριστής έργου |
Ναι |
|
Μικρές |
Αλλαγή ρουτίνας με ελάχιστες ή καθόλου επιπτώσεις στο έργο |
Δεν αλλάζει τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης του ορόσημου Οι επιπτώσεις στον προϋπολογισμό του έργου είναι μικρότερες από $X ή X% |
Διαχειριστής έργου |
Όχι |
Η μεγάλη πληρωμή
Οι ομάδες έργου ανυπομονούν πάντα να φτάσουν στην εκτέλεση του έργου, μερικές φορές εις βάρος του αποτελεσματικού σχεδιασμού. Είναι δελεαστικό να χρησιμοποιείτε συντομεύσεις και να υποθέτετε ότι θα αποφασίσετε καθώς προχωράτε. Έχοντας μια καλά αναπτυγμένη διαδικασία ελέγχου αλλαγών, πριν συμβούν αλλαγές, θα έχουν μεγάλες αποπληρωμενές και καλύτερα συνολικά αποτελέσματα έργου. Η αφαίρεση της υποκειμενικότητας από τον έλεγχο της αλλαγής θα επιτρέψει στην ομάδα έργου να χειριστεί τις διακυμάνσεις αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Ένα καλά μεθυσιακό, λεπτομερές σχέδιο διαχείρισης αλλαγών που έχει γίνει αποδεκτό από τα μέλη της ομάδας έργου και τους ενδιαφερόμενους θα εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα, κάτι που οι διαχειριστές έργων δεν έχουν ποτέ βαρεθεί.
|
Πληροφορίες για το συντάκτη Η Jane Suchan είναι διευθύντρια προγράμματος με εμπειρία στην επίβλεψη επιχειρηματικών πρωτοβουλιών σε επίπεδο επιχείρησης και στην ανάπτυξη μεθοδολογιών διαχείρισης έργων. Η Τζέιν ζει στο Σιάτλ της Ουάσινγκτον. |
