Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο είναι μια μεμονωμένη κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως support@yourcompany.com που χρησιμοποιείται από πολλά μέλη μιας ομάδας ή μιας εταιρείας για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν κεντρικό φάκελο εισερχομένων στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση και να απαντούν οι υπάλληλοί σας. Όταν οι εργαζόμενοι απαντούν σε έναν κοινόχρηστο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζεται ότι αποστέλλονται από την κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιχείρησής τους. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν χρησιμοποιούν λογαριασμό χρήστη ή άδεια χρήσης M365, επομένως πολλές μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα κοινόχρηστο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εξοικονομήσουν χώρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, λαμβάνετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για να διατηρήσετε όλα τα άτομα στην ίδια σελίδα.
Τι θα μάθω;
-
Τρόπος δημιουργία κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου
-
Τρόπος προσθήκης κοινόχρηστων εισερχομένων και ημερολογίου στο Outlook
Τι χρειάζομαι;
-
10 λεπτά
-
Πρόσβαση στην Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365
-
Outlook για Windows
-
Πραγματοποιήστε είσοδο στο admin.microsoft.com. Μόνο ο διαχειριστής της επιχείρησης ή ένας υπάλληλος στον οποίο έχουν εκχωρηθεί δικαιώματα διαχειριστή θα μπορούν να πραγματοποιήσουν είσοδο.
-
Επιλέξτε Ομάδες & ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
-
Επιλέξτε Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
-
Πληκτρολογήστε το όνομα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε. Εάν έχετε πολλούς τομείς, μπορείτε να επιλέξετε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση αλλαγών.
-
Αφού δημιουργηθεί το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε Προσθήκη μελών στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας για να δώσετε στους υπαλλήλους πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο.
-
Επιλέξτε Προσθήκη μελών και επιλέξτε τους υπαλλήλους που θέλετε να προσθέσετε από τη λίστα. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα μέλος, εάν θέλετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.
-
Πραγματοποιήστε έξοδο από το παράθυρο κοινόχρηστων μελών γραμματοκιβωτίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα του γραμματοκιβωτίου που δημιουργήθηκε. Από εδώ μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως:
-
Επεξεργασία των πληροφοριών γραμματοκιβωτίου
-
Προσθήκη περισσότερων μελών
-
Δημιουργία αυτόματης απάντησης από το γραμματοκιβώτιο
-
Διαχείριση δικαιωμάτων γραμματοκιβωτίου για κάθε ένα από τα μέλη
Συμβουλή: Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συνήθως δεν απαιτούν άδεια χρήσης και ορισμένες μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια για να εξοικονομήσουν χώρο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας έχει μια άδεια χρήσης που σχετίζεται με αυτό, μπορείτε να επιστρέψετε την άδεια χρήσης, ώστε να μην πληρώνετε για μια άδεια χρήσης που δεν χρειάζεστε. Ανατρέξτε στο θέμα Κατάργηση άδειας χρήσης από κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για να μάθετε περισσότερα.
Αφού δημιουργήσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, είναι πολύ απλό για οποιονδήποτε προσθέσατε ως μέλος του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου να προσθέσει τα εισερχόμενα και το ημερολόγιο στο Outlook.
-
Μεταβείτε στο Outlook. Αν είναι ήδη ανοιχτή, κλείστε την εφαρμογή και περιμένετε μερικά λεπτά. Στη συνέχεια, ανοίξτε την εφαρμογή. Κατά την εκκίνηση της εφαρμογής, τα κοινόχρηστα εισερχόμενα θα φορτώνονται κάτω από τον κύριο λογαριασμό σας.
-
Επιλέξτε τα κοινόχρηστα εισερχόμενα για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν παραδοθεί σε αυτό το γραμματοκιβώτιο. Μπορείτε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από τη συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε οποιοσδήποτε από την επιχείρησή σας να μπορεί να απαντήσει χωρίς να εμφανίζει ποιος πραγματικά απαντά.
-
Επιλέξτε Ημερολόγιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κοινόχρηστο ημερολόγιο στην περιοχή Τα ημερολόγιά μου.
-
Όταν εισάγετε συναντήσεις, όλα τα άτομα που είναι μέλη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου θα μπορούν να τις βλέπουν.
-
Οποιοδήποτε μέλος του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου μπορεί να δημιουργήσει, να προβάλει και να διαχειριστεί συναντήσεις ημερολογίου, όπως ακριβώς θα έκανε και με τις προσωπικές συναντήσεις. Όλα τα άτομα που είναι μέλη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου μπορούν να βλέπουν τις αλλαγές στο κοινόχρηστο ημερολόγιο.
Συμβουλή: Μπορείτε να δείτε το ημερολόγιό σας και το κοινόχρηστο ημερολόγιο σε παράθεση ή εάν και τα δύο είναι επιλεγμένα, επιλέξτε Προβολή σε λειτουργία επικάλυψης για να δείτε όλα τα συμβάντα μαζί.
