Συμπλήρωμα προστασίας προσωπικών δεδομένων για τη Microsoft Access 2010

Χρήση προτύπων Office.com

Η καρτέλα Δημιουργία στην προβολή Backstage του Microsoft Office (Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία) μπορεί να σας παρέχει ενημερωμένη βοήθεια για λήψη από Office.com για έγγραφα που βασίζονται σε πρότυπα. Μπορείτε επίσης να στείλετε σχόλια σχετικά με τα πρότυπα και να παρέχετε αριθμητική αξιολόγηση για κάθε πρότυπο του οποίου κάνετε λήψη.

Όταν ανοίγετε ένα πρότυπο ή αρχείο που βασίζεται σε ένα πρότυπο, την Access 2010, ανάλογα με τις ρυθμίσεις της Ηλεκτρονικής Βοήθειας, τις επαφές Office.com. Στέλνει το αναγνωριστικό για αυτό το πρότυπο, το πρόγραμμα και την έκδοση που χρησιμοποιείτε τη συγκεκριμένη στιγμή, μαζί με τυπικές πληροφορίες υπολογιστή.

Το αναγνωριστικό προτύπου χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του αρχικού προτύπου όπως λαμβάνεται από Office.com ή περιλαμβάνεται στην εγκατάσταση της Access 2010. Δεν προσδιορίζει μοναδικά τη βάση δεδομένων της Access. Το αναγνωριστικό είναι το ίδιο για όλους τους χρήστες του ίδιου προτύπου.

Σύνδεση με προελεύσεις δεδομένων

Οι συνδεδεμένοι πίνακες και άλλες προελεύσεις δεδομένων αποθηκεύονται σε μετα-δεδομένα ως μέρος της βάσης δεδομένων της Access 2010. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύνδεση μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα χρήστη ή πληροφορίες σχετικά με τους διακομιστές στο δίκτυό σας. Στην περίπτωση σύνδεσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε ένα όνομα χρήστη ή έναν κωδικό πρόσβασης μέσα στη σύνδεση σύνδεσης δεδομένων.

Επίσης, εάν έχετε συσχετισμένες βάσεις δεδομένων, η θέση της συσχετισμένης βάσης δεδομένων αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων της Access.

Εκτύπωση

Όταν εκτυπώνετε ένα αρχείο της Access 2010 και, στη συνέχεια, αποθηκεύετε αυτό το αρχείο, η Access 2010 αποθηκεύει τη διαδρομή στον εκτυπωτή σας με το αρχείο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει ένα όνομα χρήστη ή ένα όνομα υπολογιστή.

Τοποθεσίες χώρου εργασίας εγγράφων

Η Access 2010 σάς επιτρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων σε μια τοποθεσία του Microsoft SharePoint Foundation 2010. Μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων είναι ένας κοινόχρηστος χώρος όπου μπορείτε να συνεργαστείτε με άλλα μέλη της ομάδας σε μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων της Access.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων, η Access 2010 κάνει λήψη δεδομένων από την τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων για να σας παρέχει πληροφορίες σχετικά με αυτή την τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα περιλαμβάνουν τα εξής:

• Το όνομα της τοποθεσίας του SharePoint Foundation

• Διεύθυνση URL ή διεύθυνση της τοποθεσίας

• Ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επίπεδα δικαιωμάτων των χρηστών της τοποθεσίας

• Λίστες των εγγράφων, των εργασιών και άλλων πληροφοριών που είναι διαθέσιμες από την τοποθεσία

Η Access 2010 αποθηκεύει επίσης μια λίστα με τις τοποθεσίες του SharePoint Foundation που έχετε επισκεφθεί στον υπολογιστή σας, με τη μορφή cookies. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται για να σας παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν. Η Microsoft δεν έχει πρόσβαση στη λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφτεί και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα ευρύτερα διαθέσιμη.

SharePoint Foundation

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 παρέχει κοινόχρηστες τοποθεσίες χώρου εργασίας που βασίζονται στο Web, όπου μπορείτε να συνεργαστείτε σε έγγραφα ή συσκέψεις.

Όταν αποκτάτε πρόσβαση σε μια τοποθεσία του SharePoint, χρησιμοποιώντας είτε το πρόγραμμα περιήγησης Web είτε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office, η τοποθεσία αποθηκεύει ένα cookie στον υπολογιστή σας, εάν έχετε δικαιώματα για να δημιουργήσετε μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία σε αυτή την τοποθεσία. Όλα αυτά τα cookie μαζί σχηματίζουν μια λίστα με τις τοποθεσίες στις οποίες έχετε δικαιώματα. Αυτή η λίστα χρησιμοποιείται από διάφορα προγράμματα του Office, ώστε να έχετε γρήγορη πρόσβαση στις τοποθεσίες που έχετε επισκεφθεί στο παρελθόν.

Η Microsoft δεν έχει πρόσβαση στη λίστα των τοποθεσιών που έχετε επισκεφτεί και δεν εκτίθεται στο Internet, εκτός εάν επιλέξετε να κάνετε τη λίστα ευρύτερα διαθέσιμη.

Στο SharePoint Foundation, όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία Web ή λίστα ή προσθέτετε ή προσκαλείτε άτομα σε μια υπάρχουσα τοποθεσία Web ή λίστα, η τοποθεσία αποθηκεύει τα εξής για κάθε άτομο, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Ονοματεπώνυμο

• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα αναγνωριστικό χρήστη προστίθεται σε κάθε στοιχείο που εσείς ή οι άλλοι χρήστες της τοποθεσίας προσθέτετε ή τροποποιείτε στην τοποθεσία. Όπως συμβαίνει με όλο το περιεχόμενο στην τοποθεσία του SharePoint, μόνο οι διαχειριστές και τα μέλη της ίδιας της τοποθεσίας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες.

Όλα τα στοιχεία της τοποθεσίας του SharePoint περιλαμβάνουν δύο πεδία: "Δημιουργήθηκε από " και "Τροποποιήθηκε από". Το πεδίο Δημιουργήθηκε από συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που δημιούργησε αρχικά το στοιχείο και την ημερομηνία δημιουργίας του. Το πεδίο Τροποποιήθηκε από συμπληρώνεται με το όνομα χρήστη του ατόμου που τροποποίησε τελευταία φορά τη βάση δεδομένων της Access 2010 και την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησής της.

Οι διαχειριστές των διακομιστών όπου φιλοξενούνται οι τοποθεσίες SharePoint έχουν πρόσβαση σε ορισμένα δεδομένα από αυτές τις τοποθεσίες, τα οποία χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των μοτίβων χρήσης της τοποθεσίας και τη βελτίωση του ποσοστού του χρόνου κατά τον οποίο είναι διαθέσιμη η τοποθεσία. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα μόνο στους διαχειριστές των διακομιστών και δεν κοινοποιούνται στη Microsoft, εκτός αν η Microsoft φιλοξενεί την τοποθεσία του SharePoint. Τα δεδομένα που καταγράφονται συγκεκριμένα περιλαμβάνουν τα ονόματα, τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα δικαιώματα όλων των ατόμων που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Όλοι οι χρήστες που έχουν πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία του SharePoint μπορούν να αναζητήσουν και να προβάλουν όλο το διαθέσιμο περιεχόμενο αυτής της τοποθεσίας.

Έλεγχος

Το Microsoft SharePoint Foundation 2010 παρέχει δυνατότητες ελέγχου που επιτρέπουν στους διαχειριστές να παρακολουθούν αξιόπιστα τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες εργάζονται με συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Όταν οι διαχειριστές του SharePoint Foundation ενεργοποιούν τη δυνατότητα ελέγχου, ο διακομιστής εγγράφει αυτόματα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint ορισμένες ενέργειες που εκτελούνται από το χρήστη. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν την προβολή, την επεξεργασία, τη μεταβίβαση ελέγχου και την ανάληψη ελέγχου. Για κάθε καταγεγραμμένη ενέργεια, ο διακομιστής καταγράφει αναγνωριστικές πληροφορίες σχετικά με το αρχείο, την ενέργεια και το αναγνωριστικό SharePoint του χρήστη. Στο πλαίσιο αυτής της δυνατότητας, δεν αποστέλλονται δεδομένα στη Microsoft.

Αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και είναι διαθέσιμη μόνο σε διαχειριστές τοποθεσιών του SharePoint όπου είναι αποθηκευμένο περιεχόμενο.

Συλλογή δεδομένων στην Access

Η Access 2010 σάς επιτρέπει να συλλέγετε δεδομένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνοντας φόρμες που βασίζονται σε HTML ή βασίζονται σε Microsoft InfoPath 2010. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλογής δεδομένων, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των παραληπτών συλλέγονται και αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων της Access. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για την παρακολούθηση των δεδομένων που λαμβάνονται από τους παραλήπτες και για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς στο μέλλον. Μπορείτε να επιλέξετε τα δεδομένα που υποβάλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων αυτόματα ή με μη αυτόματο τρόπο.

Πού μπορεί να είναι αποθηκευμένο το όνομά σας

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Access 2010 αποθηκεύει το όνομά σας για να σας παρέχει μια καλύτερη εμπειρία κατά τη χρήση ορισμένων δυνατοτήτων. Για παράδειγμα, το όνομά σας είναι αποθηκευμένο σε αυτές τις θέσεις:

• Πεδία "Συντάκτης"

• Ιδιότητα αρχείου AuthorName

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομά σας από αυτά τα πεδία και τις ιδιότητες, κάνοντας τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

3. Στην περιοχή Επιλογές εφαρμογής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση .

Μπορείτε να καταργήσετε το όνομα και τα αρχικά σας από τα πεδία Όνομα και Αρχικά .

Οι λύσεις του Microsoft Office που έχουν δημιουργηθεί από άλλες εταιρείες ενδέχεται επίσης να περιλαμβάνουν το όνομά σας ή άλλες προσωπικές πληροφορίες στις προσαρμοσμένες ιδιότητες που σχετίζονται με το αρχείο σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Στοιχείο ελέγχου Web του Microsoft Office, την Πρόσβαση δεδομένων του Microsoft Excel, τον Υπολογισμό δεδομένων ή άλλες δυνατότητες που σας επιτρέπουν να συνδέεστε απευθείας σε άλλη προέλευση δεδομένων, οι πληροφορίες εξουσιοδότησης (αναγνωριστικό χρήστη και κωδικός πρόσβασης) ενδέχεται να αποθηκευτούν μέσα στη βάση δεδομένων της Access. Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε αυτές τις πληροφορίες εξουσιοδότησης, πρέπει να αλλάξετε κατάλληλα τις ιδιότητες της σύνδεσης.

Ψηφιακές υπογραφές

Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια προαιρετική δυνατότητα που μπορεί να σας βοηθήσει να πραγματοποιήσετε έλεγχο ταυτότητας του ατόμου που σας έστειλε μια βάση δεδομένων της Access. Η ψηφιακή υπογραφή είναι μια μοναδική κρυπτογραφημένη τιμή των δεδομένων στη βάση δεδομένων της Access που υπογράφετε. Όταν στέλνετε μια βάση δεδομένων της Access με μια ψηφιακή υπογραφή, η υπογραφή αποστέλλεται στον παραλήπτη, μαζί με τα δεδομένα στη βάση δεδομένων της Access και ένα αξιόπιστο ψηφιακό πιστοποιητικό από εσάς (τον αποστολέα). Το ψηφιακό πιστοποιητικό εκδίδεται από μια αρχή έκδοσης πιστοποιητικών, όπως η VeriSign, και περιέχει πληροφορίες για τον έλεγχο ταυτότητας του αποστολέα και την επαλήθευση ότι τα αρχικά περιεχόμενα της βάσης δεδομένων της Access δεν έχουν αλλοιωθεί. Η Access ενδέχεται να επικοινωνήσει αυτόματα με την αρχή έκδοσης πιστοποιητικών στο Internet, για να επαληθεύσει την ψηφιακή υπογραφή.

Όταν υπογράφετε μια βάση δεδομένων της Access, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην ψηφιακή υπογραφή, όπως την ημερομηνία και την ώρα του συστήματός σας, τον αριθμό έκδοσης του λειτουργικού συστήματος, τον αριθμό έκδοσης του Microsoft Office και τον αριθμό έκδοσης της Access 2010.

Προστασία βάσης δεδομένων

Η Προστασία βάσης δεδομένων σάς βοηθά να προστατεύσετε τη βάση δεδομένων της Access 2010 κρυπτογραφώντας την με κωδικό πρόσβασης.

Για να κρυπτογραφήσετε τη βάση δεδομένων με κωδικό πρόσβασης, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης.

3. Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στα πλαίσια Κωδικός πρόσβασης και Επαλήθευση .

Ο κωδικός πρόσβασης που καταχωρείτε δεν αποθηκεύεται μαζί με το αρχείο και χρησιμοποιείται για τη δημιουργία κλειδιών για την κρυπτογράφηση του αρχείου. Έχετε την επιλογή να καταργήσετε τον κωδικό πρόσβασης και την κρυπτογράφηση στη βάση δεδομένων. Για να καταργήσετε την κρυπτογράφηση, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποκρυπτογράφηση βάσης δεδομένων.

3. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασής σας στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης .

Προσωρινή αποθήκευση και συγχρονισμός δεδομένων

Οι πληροφορίες που περιέχονται στις βάσεις δεδομένων της Access 2010 ή σε εξωτερικούς πίνακες που είναι συνδεδεμένοι με τις βάσεις δεδομένων της Access ενδέχεται να αποθηκεύονται τοπικά στον υπολογιστή σας ως πίνακας της Access στη βάση δεδομένων σας. Αυτό γίνεται για τη βελτίωση των επιδόσεων της Access 2010. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα:

1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Τρέχουσα βάση δεδομένων .

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Να μην γίνεται ποτέ cache.

Αρχεία Microsoft Office Web Application

Ορισμένα αρχεία της Access 2010 κάνουν λήψη πληροφοριών από το Internet ή από ένα intranet. Με αυτόν τον τρόπο αποστέλλονται τυπικές πληροφορίες υπολογιστή στην προέλευση των πληροφοριών. Ένα παράθυρο διαλόγου σάς ρωτά εάν θέλετε να στείλετε αυτές τις πληροφορίες την πρώτη φορά που ανοίγετε μια δημοσιευμένη εφαρμογή. Μπορείτε να επιλέξετε να κλείσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για μελλοντικές αιτήσεις, κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Να μην εμφανιστεί ξανά αυτό το μήνυμα .

Στοιχείο ελέγχου προγράμματος περιήγησης Web

Όταν ανοίγετε μια φόρμα σε ένα αρχείο της Access 2010 που διαθέτει ένα στοιχείο ελέγχου προγράμματος περιήγησης Web, τα δεδομένα από την εφαρμογή σας μπορεί να αποσταλούν σε μια τοποθεσία Web του Internet που προσδιορίζεται από το στοιχείο ελέγχου του προγράμματος περιήγησης Web.

Συναρτήσεις της Access

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο της Access 2010, αυτό το αρχείο μπορεί να έχει μια παράσταση που χρησιμοποιεί συναρτήσεις, όπως CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups ή IsCurrentWebUserInGroup. Το αρχείο μπορεί να περιλαμβάνει συναρτήσεις που ανακτούν το όνομα χρήστη, το όνομα σύνδεσης, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πληροφορίες σχετικά με τις ομάδες χρηστών από μια τοποθεσία του SharePoint. Από προεπιλογή, αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο αρχείο της Access 2010 σε λειτουργία χωρίς σύνδεση. Μπορείτε να επιλέξετε να μην αποθηκεύσετε αυτές τις πληροφορίες στο αρχείο, κάνοντας τα εξής:

1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Στην περιοχή Βοήθεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

4. Στην περιοχή Προσωρινή αποθήκευση πινάκων υπηρεσίας Web και SharePoint, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση της μορφής cache που είναι συμβατή με τη Microsoft Access 2010 ή νεότερη έκδοση και, στη συνέχεια, επιλέξτε είτε το πλαίσιο ελέγχου Απαλοιφή cache κατά το κλείσιμο είτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην γίνεται ποτέ cache .

Αρχή της σελίδας