Περιεχόμενο TechKnowledge
SUMMARY
Ο σκοπός αυτού του άρθρου για την παροχή συμβουλών σχετικά με τη συμφωνία λογαριασμών εισπρακτέων στη γενική λογιστική.
MORE INFORMATION
Reconciling Accounts Receivable to the General Ledger Reconciling the balances in the Accounts Receivable module with AR accounts in General Ledger is an important step and should be done as part
of the month-end closing process. Εάν πραγματοποιηθεί μηνιαία συμφωνία, η κατάλληλη τεκμηρίωση θα είναι διαθέσιμη εάν πραγματοποιηθεί έλεγχος και τυχόν διαφορές που υπάρχουν μεταξύ των δύο λειτουργικών μονάδων μπορούν να πιαστούν και να διορθωθούν πριν από το κλείσιμο της περιόδου.
Ποιοι λογαριασμοί πρέπει να συνδυαστούν;
Όλες οι πληροφορίες που καταχωρούνται στο λογαριασμό "Εισπρακτέοι λογαριασμοί" ενημερώνει ένα λογαριασμό γενικής λογιστικής. Ο σημαντικότερος λογαριασμός που πρέπει να συμβιβάσετε είναι ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών. Άλλοι λογαριασμοί που μπορεί να θέλετε να συμβιβάσετε μεταξύ των δύο λειτουργικών μονάδων θα είναι ο λογαριασμός AR Holding (εάν χρησιμοποιείτε τη Διαχείριση μετρητών), οι λογαριασμοί εισοδήματος, ο λογαριασμός μετρητών, οι εκπτώσεις, οι χρεώσεις χρηματοδότησης κ.λπ.
Η συμφωνία του λογαριασμού AR στο GL σημαίνει ότι το σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών από τη λειτουργική μονάδα AR ισούται με το υπόλοιπο του λογαριασμού AR στη Γενική λογιστική.
Ποιες αναφορές πρέπει να εξετάζονται για συμφωνία;
Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης πελάτη (08.620) – Μορφή "Άνοιγμα μόνο εγγράφων" ή "Παλαιοί πελάτες" (08.610) – Μορφή "Συνοπτικά υπόλοιπα πελατών".
Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης γενικής λογιστικής (01,610) είτε μορφή – Εκτελέστε αυτήν την επιλογή μόνο για να εξισορροπηθεί ο λογαριασμός. Αυτό γίνεται με την εισαγωγή μιας πρότασης Select για το λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών ως εξής: Πεδίο: account.acct, Operator: Equal, Value: (ο λογαριασμός AR).
Το σύνολο του λογαριασμού στην αναφορά "Υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης" θα πρέπει να είναι υπόλοιπο με το σύνολο στην αναφορά "Εισπρακτέοι λογαριασμοί". Εάν τα σύνολα από αυτές τις δύο αναφορές είναι υπόλοιπα, δεν απαιτείται περαιτέρω συμφωνία.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών ή πολλούς δευτερεύοντες λογαριασμούς με έναν λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών, θα πρέπει να κάνετε ένα από τα εξής:
1. Εκτυπώστε την αναφορά AR με μια πρόταση επιλογής για να συμπεριλάβετε μόνο έναν από τους λογαριασμούς AR και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ίδια πρόταση επιλογής στο υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης gl και συγκρίνετε κάθε λογαριασμό AR έναν προς έναν.
Ή
2. Προσθέστε όλους τους λογαριασμούς AR στο δοκιμαστικό υπόλοιπο gl και συγκρίνετέ τους με το σύνολο από την αναφορά AR.
Υπόλοιπο δοκιμαστικής περιόδου πελάτη (08,621) και περίοδος ευαισθησίας ηλικίας AR (08,611) - Για τη συμφωνία προηγούμενων περιόδων, το Dynamics SL παρέχει αυτές τις αναφορές που εμφανίζουν τα υπόλοιπα του εγγράφου από τη συγκεκριμένη περίοδο και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη συμφωνία με τη Γενική λογιστική για τη συγκεκριμένη προηγούμενη περίοδο.
Συμφωνία διαφορών μεταξύ της αναφοράς AR και του υπολοίπου δοκιμαστικής έκδοσης GL Εάν βρεθεί μια διαφορά συγκρίνοντας τα σύνολα είτε του παλαιωμένου ar είτε του υπολοίπου δοκιμαστικής έκδοσης πελάτη με το υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης GL, υπάρχουν πολλές λεπτομερείς αναφορές διαθέσιμες στο Dynamics SL για να σας βοηθήσουν να βρείτε
τις διαφορές.
Γενική λογιστική λεπτομερειών (01.620) – Εκτυπώστε αυτή την αναφορά για τους λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών. Θα εμφανίζονται όλες οι καταχωρήσεις που έχουν καταχωρηθεί στους λογαριασμούς για την περίοδο.
Για να επαληθεύσετε τη λειτουργική μονάδα από την οποία προέρχεται μια καταχώρηση ar, χρησιμοποιήστε το πεδίο "Τύπος Jrnl". Θα έχει την ενότητα που έχει οριστεί ως AR (Εισπρακτέοι λογαριασμοί), GJ (Γενική Λογιστική) ή AP (Πληρωτέοι λογαριασμοί). Είναι πιθανό ότι κατά την εισαγωγή μιας δέσμης GL, ο τύπος χρονικού μπορεί να αλλάξει σε AR, σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποιώντας μόνο τον τύπο Jrnl για να βρείτε αποκλίσεις μπορεί να μην είναι αρκετό. Εάν συμβεί αυτό, χρησιμοποιήστε τον τύπο Tran εκτός από τον τύπο Jrnl για να προσδιορίσετε τις απαραίτητες συναλλαγές. Οι πιθανοί τύποι Tran είναι GL (Γενική λογιστική), CE (Συνολική εικόνα), LS (Προέλευση εκχώρησης) και LD (Προορισμός εκχώρησης). Ο τύπος Tran είναι ισοδύναμος με τον τύπο εγγράφου του αρχικού εγγράφου.
Εάν υπάρχει ένας τύπος Jrnl διαφορετικός από τον τύπο AR, αυτό υποδεικνύει ότι έχει γίνει μια καταχώρηση στο λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών μέσω μιας λειτουργικής μονάδας εκτός από "Εισπρακτέοι λογαριασμοί", η οποία θα δημιουργούσε μια διαφορά μεταξύ γενικής λογιστικής και εισπρακτέων λογαριασμών. Ένας απλός τρόπος για να βρείτε την αρχική καταχώρηση για τη συναλλαγή είναι να κάνετε τα εξής:
1. Σημειώστε τον αριθμό δέσμης της συναλλαγής στο πεδίο Bat Nbr και την καταχώρηση στο πεδίο "Τύπος Jrnl" στην αναφορά "Γενικό καθολικό λεπτομερειών".
2. Ανοίξτε την Αναφορά επεξεργασίας για τη λειτουργική μονάδα που αναφέρεται στο πεδίο "Τύπος Jrnl" (π.χ. εάν το πεδίο "Τύπος Jrnl" είναι GJ, ανοίξτε την αναφορά GL Edit (01.810). Εισαγάγετε μια πρόταση επιλογής για να συμπεριλάβετε στην αναφορά μόνο τον αριθμό δέσμης που αναφέρεται παραπάνω. Ερευνήστε την εν λόγω συναλλαγή στην "Επεξεργασία αναφοράς" και αποφασίστε ποιες προσαρμογές απαιτούνται για την εξισορρόπηση των λογαριασμών μεταξύ των λογαριασμών γενικής λογιστικής και των εισπρακτέων λογαριασμών.
Οι καταχωρήσεις που έχουν καταχωρηθεί σε προηγούμενες περιόδους δεν θα εκτυπωθούν στην τρέχουσα αναφορά "Γενικό καθολικό λεπτομερειών". Για να προσδιορίσετε εάν οι καταχωρήσεις έχουν καταχωρηθεί σε προηγούμενες περιόδους, συγκρίνετε το υπόλοιπο αρχής της αναφοράς "Γενικό καθολικό λεπτομερειών του τρέχοντος μήνα" με το τελικό υπόλοιπο της αναφοράς του προηγούμενου μήνα για λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών και δευτερεύοντες λογαριασμούς. Εάν το υπόλοιπο έναρξης του τρέχοντος μήνα και το τελικό υπόλοιπο του προγενέστερου μήνα δεν είναι το ίδιο, είναι μια ένδειξη ότι μια συναλλαγή έχει καταχωρηθεί στην προηγούμενη περίοδο. Εκτυπώστε μια Γενική λογιστική λεπτομερειών για την προηγούμενη περίοδο και ερευνήστε τις συναλλαγές που καταχωρήθηκαν στη συγκεκριμένη περίοδο. Οι συναλλαγές που καταχωρούνται σε διαφορετική περίοδο επισημαίνονται με αστερίσκο (*) και η επεξήγηση "Υποδεικνύει ότι η περίοδος που καταχωρήθηκε είναι διαφορετική από τη δημοσίευση περιόδου" θα εκτυπωθεί στο κάτω μέρος της σελίδας, ώστε να είναι εύκολο να ρίξετε μια ματιά σε μια σελίδα για να δείτε ποιες συναλλαγές καταχωρήθηκαν σε διαφορετική περίοδο.
Συναλλαγή GL (01,680) – Αυτή η αναφορά χρησιμοποιείται επίσης όταν προσπαθείτε να συμβιβάσετε τις διαφορές μεταξύ γενικής λογιστικής και εισπρακτέων λογαριασμών. Δημιουργήστε αυτή την αναφορά με μη καταχωρημένη μορφή. Όλες οι συναλλαγές που εισάγονται μέσω θυγατρικών λειτουργικών μονάδων, όπως οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, καθώς και εκείνες που εισάγονται μέσω της Γενικής Λογιστικής παρατίθενται σε αυτή την αναφορά. Θα εξασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν μη καταχωρημένες συναλλαγές που μπορεί να επηρεάσουν τα υπόλοιπα του πελάτη ή της Γενικής Λογιστικής.
Διανομή λογαριασμού (08.630) - Για να βεβαιωθείτε ότι οι λογαριασμοί εισπρακτέων λογαριασμών έχουν χρεωθεί σωστά για τιμολόγια και χρεωστικά τιμολόγια και πιστώνονται για πληρωμές και πιστωτικά τιμολόγια, θα πρέπει να γίνει αναθεώρηση αυτής της αναφοράς. Το υπόλοιπο αυτής της αναφοράς θα πρέπει να ισούται με το υπόλοιπο των λογαριασμών εισπρακτέων λογαριασμών στην αναφορά "Λεπτομερής γενική λογιστική". Μια αναθεώρηση του πεδίου "Τύπος συναλλαγής" (TnTp) θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τις συναλλαγές. Οι τύποι συναλλαγών στη λειτουργική μονάδα "Εισπρακτέοι λογαριασμοί" είναι IN (τιμολόγιο), PA (πληρωμή), CM (πιστωτικό τιμολόγιο), DM (χρεωστικό τιμολόγιο) και FI (χρέωση τόκων). Ο αριθμός δέσμης κάθε συναλλαγής παρατίθενται επίσης σε αυτήν την αναφορά. Εάν βρεθεί μια αμφισβητήσιμη συναλλαγή, σημειώστε τον αριθμό δέσμης στο πεδίο "Δέσμη" και εξετάστε τη δέσμη εκτελώντας την αναφορά επεξεργασίας AR (08,810) κατά αριθμό δέσμης.
Συναλλαγές AR (08.640) – Αυτή η αναφορά είναι πολύ χρήσιμη εάν εμφανίζονται αμφισβητούμενες συναλλαγές σε οποιαδήποτε από τις παραπάνω αναφορές. Αυτή η αναφορά παραθέτει κάθε συναλλαγή που έχει εισαχθεί για την τρέχουσα περίοδο στα πεδία Τιμολόγιο και Υπόμνημα (08.010), Αιτήσεις πληρωμής (08.030) και Καταχώρηση πληρωμής (08.050). Εμφανίζει κάθε λογαριασμό εισπρακτέων λογαριασμών και τον λογαριασμό εξόδων συμψηφισμού στον οποίο καταχωρούνται οι συναλλαγές. Για να ταξινομήσετε την αναφορά κατά τύπο συναλλαγής, επιλέξτε ARTRAN. TranType στο πεδίο "Ταξινόμηση/Επιλογή" και στο πεδίο τιμής επιλέξτε τον τύπο TnTp της εν λόγω συναλλαγής.
Έλεγχος ακεραιότητας εισπρακτέων λογαριασμών (08,990) - Εάν μετά την αναθεώρηση των παραπάνω αναφορών το πρόβλημα δεν επιλυθεί, αυτή είναι η επόμενη επιλογή που πρέπει να λάβετε υπόψη. Ο Έλεγχος ακεραιότητας επαληθεύει ότι τα δεδομένα στη λειτουργική μονάδα "Εισπρακτέοι λογαριασμοί" είναι πλήρη και ακριβή.
Οι επιλογές που χρησιμοποιούνται μόνο για την επαλήθευση δεδομένων και όχι για την αλλαγή δεδομένων στη λειτουργική μονάδα "Εισπρακτέοι λογαριασμοί" είναι οι εξής: Επαλήθευση καταχωρημένων δεσμών AR - Επιλέξτε για να ελέγξετε όλες τις δέσμες εισπρακτέων λογαριασμών που κυκλοφόρησαν για να βεβαιωθείτε ότι έχουν μεταφερθεί σωστά στη Γενική λογιστική
(π.χ. ότι είναι πλήρεις και ακριβείς
στη Γενική λογιστική). Η διαδικασία εξετάζει κάθε δέσμη και εξασφαλίζει ότι υπάρχουν έγγραφα για τη δέσμη και ότι το έγγραφο συσσωρεύεται στο σύνολο ελέγχου δέσμης. Εάν υπάρχουν διαφορές, θα δημιουργηθεί μια καταχώρηση αρχείου καταγραφής συμβάντων.
Επαλήθευση υπολοίπων πελατών - Επιλέξτε για να ελέγξετε όλες τις εγγραφές πελατών για να επαληθεύσετε ότι το ανοιχτό υπόλοιπο του εγγράφου κάθε πελάτη ισούται με το συσχετισμένο τρέχον και το μελλοντικό υπόλοιπο του πελάτη. Εάν υπάρχουν διαφορές, θα δημιουργηθεί μια καταχώρηση αρχείου καταγραφής συμβάντων.
Επαλήθευση εφαρμογών πληρωμής - Επιλέξτε για να ελέγξετε τη διαδικασία εφαρμογής για όλες τις πληρωμές και τα πιστωτικά υπομνήματα, για να βεβαιωθείτε ότι ενημερώθηκαν τόσο οι προσαρμοσμένες όσο και οι προσαρμοσμένες εγγραφές εγγράφων (εφαρμόστηκαν σωστά στη βάση δεδομένων). Εάν υπάρχουν διαφορές, θα δημιουργηθεί μια καταχώρηση αρχείου καταγραφής συμβάντων.
Επαλήθευση περιόδων κλεισίματος Θα πρέπει πάντα να εκτελείτε πρώτα τις επιλογές επαλήθευσης
πριν να εκτελέσετε τις επιλογές για να διορθώσετε ή να αναδημιουργήσετε τα δεδομένα. Οι σωστές επιλογές και οι επιλογές αναδημιουργία στον Έλεγχο ακεραιότητας εισπρακτέων λογαριασμών πρέπει να εκτελούνται με προσοχή, επειδή αυτές οι επιλογές θα αλλάξουν τα δεδομένα στις σχετικές εγγραφές. Οι διαδικασίες αναδόμηση δεν πρέπει να εκτελούνται χωρίς έγκριση από έναν υπεύθυνο λογιστικής. Ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων θα πρέπει πάντα να ολοκληρώνεται πριν από την εκτέλεση μίας από αυτές τις διεργασίες. Οι επιλογές είναι: Διόρθωση υπολοίπων πελατών στο συνολικό υπόλοιπο εγγράφου – Επιλέξτε για να ελέγξετε όλες τις εγγραφές πελατών και να
ενημερώσετε (επαναϋπολογίζοντας) τις εγγραφές, όπως απαιτείται για να συμφωνήσετε με τα υπόλοιπα εγγράφων που
υποστηρίζουν. Πριν από την εκτέλεση αυτής της συνάρτησης, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα έγγραφα στη βάση δεδομένων είναι πλήρη και σωστά. Εκτελέστε επαληθεύστε τις καταχωρημένες δέσμες AR, επαληθεύστε τα υπόλοιπα πελατών και επαληθεύστε τις εφαρμογές πληρωμής πριν να εκτελέσετε αυτήν τη συνάρτηση. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει επιλεγεί η επιλογή "Επαλήθευση υπολοίπων πελατών".
Αναδημιουργία ιστορικού AR από έγγραφα – Επιλέξτε για να ενημερώσετε τις εγγραφές ιστορικού πελατών συνοψίζοντας τους λογαριασμούς εισπρακτέων εγγράφων για κάθε πελάτη κατά περίοδο. Εκτελέστε επαληθεύστε τις καταχωρημένες δέσμες AR, επαληθεύστε τα υπόλοιπα πελατών και επαληθεύστε τις εφαρμογές πληρωμής πριν να εκτελέσετε αυτήν τη συνάρτηση.
Σωστές περίοδοι κλεισίματος Εάν έχουν βρεθεί και διορθωθεί σφάλματα, το υπόλοιπο δοκιμαστικής έκδοσης GL και το δοκιμαστικό υπόλοιπο πελάτη AR ή η αναφορά "Παλαιωμένο ar" θα πρέπει να επανεκτυπωθούν και να αναθεωρηθεί για να επαληθευτεί ότι τα υπόλοιπα
συμφωνούν.
Μετά την ολοκλήρωση της μηνιαίας συμφωνίας και έχει επαληθευτεί ότι οι λογαριασμοί εισπρακτέοι και η γενική λογιστική συμφωνούν, μπορεί να εκτελεστεί το κλείσιμο του μήνα.
Αυτό το άρθρο ήταν Αναγνωριστικό εγγράφου TechKnowledge:136078
