Σύνοψη
Εξετάστε το ακόλουθο σενάριο.
-
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύσκεψη που περιλαμβάνει μια λίστα διανομής (DL) ως συμμετέχοντα.
-
Αργότερα ανοίγετε τη σύσκεψη και παρατηρήσετε ότι ένας συμμετέχων εμφανίζεται ξεχωριστά, παρόλο που είναι επίσης μέλος της λίστας διανομής.
-
Καταργείτε αυτόν τον μεμονωμένο συμμετέχοντα.
Όταν κλείνετε τη σύσκεψη, σας ζητείται να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να στείλετε μια ενημέρωση. Όταν το κάνετε αυτό, ο μεμονωμένος συμμετέχων που καταργήθηκε από τη λίστα συμμετεχόντων λαμβάνει ακύρωση σύσκεψης και ενημέρωση σύσκεψης.Εάν ο συμμετέχων διαθέτει γραμματοκιβώτιο Microsoft Exchange Server 2007 ή Exchange Server 2010, το Exchange Calendar Attendant επεξεργάζεται την ακύρωση της σύσκεψης και ενημερώνεται αυτόματα. Επειδή η ακύρωση της σύσκεψης λαμβάνεται πριν από την ενημέρωση της σύσκεψης, το Outlook επισημαίνει την ακύρωση ως Μη τρέχουσα ή μη ενημερωμένη. Ως μη ενημερωμένο στοιχείο, διαγράφεται αυτόματα. Όταν γίνεται επεξεργασία της πιο πρόσφατης ενημέρωσης, η σύσκεψη τίθεται σε κατάσταση αβεβαιότητας στο ημερολόγιο του παραλήπτη. Αυτό συμβαίνει ακόμη και αν ο παραλήπτης είχε αποδεχτεί προηγουμένως τη σύσκεψη.
Περισσότερες πληροφορίες
Η συμπεριφορά που περιγράφεται στην ενότητα "Σύνοψη" είναι βάσει σχεδίασης. Ένας διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να παρατηρήσει ότι ένας μεμονωμένος συμμετέχων είναι επίσης μέλος μιας λίστας διανομής. Σε αυτή την περίπτωση, ο διοργανωτής μπορεί να προσπαθήσει να εκκαθαρήσει τη λίστα συμμετεχόντων καταργώντας τον μεμονωμένο συμμετέχοντα. Εάν ο διοργανωτής καταργήσει τον μεμονωμένο συμμετέχοντα και, στη συνέχεια, στείλει την ενημέρωση της σύσκεψης, ο συμμετέχων λαμβάνει δύο ενημερώσεις σύσκεψης. Η πρώτη ενημέρωση αποτελεί ακύρωση. Ο μεμονωμένος συμμετέχων έλαβε αυτό το στοιχείο επειδή καταργήθηκε από τη σύσκεψη. Η δεύτερη ενημέρωση είναι μια ενημέρωση σύσκεψης που λαμβάνει ο συμμετέχων ως μέλος της DL. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι η σύσκεψη παραμένει στο ημερολόγιο του συμμετέχοντα, όπως αναμένεται.Όταν ένας συμμετέχων καταργείται από μια σύσκεψη που περιέχει μια λίστα διανομής, το Outlook δεν εμφανίζει το μήνυμα Αποστολή ενημερώσεων μόνο σε συμμετέχοντες που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν. Εάν το Outlook το αφήσει να συμβεί, ο μεμονωμένος συμμετέχων θα λάβει μόνο την ακύρωση της σύσκεψης. Αυτή δεν είναι η επιθυμητή συμπεριφορά και είναι ο λόγος για τον οποίο το Outlook εμφανίζει μόνο το μήνυμα Αποθήκευση αλλαγών και αποστολής ενημέρωσης .
Απαντήσεις σε συσκέψεις
Από προεπιλογή, όταν δημιουργείτε μια νέα σύσκεψη, η επιλογή Αίτηση αποκρίσεων είναι ενεργοποιημένη. Όταν ένας συμμετέχων αποδέχεται ή απορρίπτει την πρόσκλησή σας σε σύσκεψη, σας αποστέλλεται αυτόματα μια απόκριση σε σύσκεψη. Η επεξεργασία των απαντήσεων σε συσκέψεις γίνεται από το πρόγραμμα-πελάτη Exchange Server ή Outlook. Εάν ο συμμετέχων είναι μέλος μιας λίστας διανομής, προστίθεται στη λίστα συμμετεχόντων ως μεμονωμένος συμμετέχων. Αυτό επιτρέπει την παρακολούθηση της απάντησής τους ξεχωριστά.
