Υπάρχουν αρκετοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μιας βάσης δεδομένων της Access ανάλογα με τις ανάγκες σας και τη διαθεσιμότητα πόρων. Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά στις διαθέσιμες επιλογές, στα πλεονεκτήματα κάθε επιλογής και στους πόρους για περισσότερες πληροφορίες.
Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση των τρόπων κοινής χρήσης δεδομένων της Access
Οι εφαρμογές βάσεων δεδομένων αλλάζουν και αναπτύσσονται με την πάροδο του χρόνου. Πολλοί παράγοντες επηρεάζουν τις ανάγκες και τις επιδόσεις, όπως ο αριθμός των ταυτόχρονων χρηστών, το περιβάλλον δικτύου, η ταχύτητα μετάδοσης, ο λανθάνων χρόνος, το μέγεθος της βάσης δεδομένων, οι χρόνοι χρήσης αιχμής και οι αναμενόμενοι ρυθμοί ανάπτυξης. Με λίγα λόγια, εάν η λύση βάσης δεδομένων σας είναι επιτυχής, πιθανότατα πρέπει να εξελιχθεί. Ευτυχώς, η Access έχει μια εξελικτική διαδρομή, από απλή έως σύνθετη, που μπορείτε να αφιερώσετε με την πάροδο του χρόνου για να κλιμακώσετε αποτελεσματικά τη λύση σας. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει σενάρια και φόρτους εργασίας της Access για να σας βοηθήσει να επιλέξετε αυτή τη διαδρομή.
Κοινή χρήση μίας βάσης δεδομένων
Αυτή είναι η πιο απλή επιλογή και έχει τις ελάχιστες απαιτήσεις, αλλά παρέχει επίσης και την ελάχιστη λειτουργικότητα. Με αυτή τη μέθοδο, το αρχείο βάσης δεδομένων αποθηκεύεται σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου και όλοι οι χρήστες κάνουν κοινή χρήση του αρχείου βάσης δεδομένων ταυτόχρονα. Υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί, όπως η αξιοπιστία και διαθεσιμότητα εάν υπάρχουν πολλοί ταυτόχρονοι χρήστες που αλλάζουν τα δεδομένα, επειδή όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων είναι κοινόχρηστα. Αυτή η τεχνική μπορεί επίσης να μειώσει τις επιδόσεις καθώς όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων στέλνονται μέσω δικτύου.
Αυτή η επιλογή ενδέχεται να είναι κατάλληλη μόνο αν πρόκειται να χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων λίγα άτομα ταυτόχρονα και οι χρήστες δεν χρειάζεται να προσαρμόσουν τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος είναι λιγότερο ασφαλής από άλλες μεθόδους κοινής χρήσης μιας βάσης δεδομένων, επειδή κάθε χρήστης έχει ένα πλήρες αντίγραφο του αρχείου βάσης δεδομένων, αυξάνοντας τον κίνδυνο μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.
Για να κάνετε κοινή χρήση μιας βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας έναν κοινόχρηστο φάκελο:
-
Σε ένα περιβάλλον για οικιακή χρήση ή μικρές επιχειρήσεις, κάντε κοινή χρήση ενός φακέλου με συγκεκριμένα άτομα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων μέσω δικτύου στα Windows.
-
Βεβαιωθείτε ότι η Access έχει ρυθμιστεί για να ανοίγει σε κοινόχρηστη λειτουργία στους υπολογιστές όλων των χρηστών. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση, αλλά θα πρέπει να ελέγξετε για να είστε βέβαιοι — εάν ένας χρήστης ανοίξει τη βάση δεδομένων σε αποκλειστική λειτουργία, παρεμποδίζεται η διαθεσιμότητα των δεδομένων.
-
Ξεκινήστε την Access και, στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στις Επιλογές.
-
Στο πλαίσιο Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις προγράμματος-πελάτη.
-
Στην ενότητα Για προχωρημένους , στην περιοχή Προεπιλεγμένη λειτουργία ανοίγματος, επιλέξτε Κοινόχρηστα, κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, κλείστε την Access.
-
-
Αντιγράψτε το αρχείο βάσης δεδομένων στον κοινόχρηστο φάκελο. Αφού αντιγράψετε το αρχείο, βεβαιωθείτε ότι τα χαρακτηριστικά του αρχείου έχουν ρυθμιστεί, ώστε να επιτρέπουν την πρόσβαση ανάγνωσης/εγγραφής στο αρχείο βάσης δεδομένων. Οι χρήστες πρέπει να έχουν πρόσβαση ανάγνωσης/εγγραφής για να χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων.
-
Στον υπολογιστή κάθε χρήστη, δημιουργήστε μια συντόμευση προς το αρχείο βάσης δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία συντόμευσης επιφάνειας εργασίας για ένα πρόγραμμα ή αρχείο του Office.
Κοινή χρήση μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων
Αυτή είναι μια καλή επιλογή, εάν δεν έχετε κάποια τοποθεσία SharePoint ή διακομιστή βάσεων δεδομένων. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων μέσω ενός τοπικού δικτύου (LAN). Όταν διαιρείτε μια βάση δεδομένων, την αναδιοργανώνετε σε δύο αρχεία — μια βάση δεδομένων παρασκηνίου, η οποία περιέχει τους πίνακες δεδομένων και μια βάση δεδομένων προσκηνίου, η οποία περιέχει όλα τα άλλα αντικείμενα της βάσης δεδομένων όπως ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις. Κάθε χρήστης αλληλεπιδρά με τα δεδομένα χρησιμοποιώντας ένα τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων προσκηνίου.
Τα πλεονεκτήματα της διαίρεσης μιας βάσης δεδομένων περιλαμβάνουν τα εξής:
-
Βελτιωμένες επιδόσεις Μόνο τα δεδομένα είναι κοινόχρηστα σε όλο το δίκτυο και όχι στους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες, τις αναφορές, τις μακροεντολές και τις λειτουργικές μονάδες.
-
Μεγαλύτερη διαθεσιμότητα Οι συναλλαγές βάσης δεδομένων, όπως οι αλλαγές εγγραφών, ολοκληρώνονται πιο γρήγορα.
-
Βελτιωμένη ασφάλεια Οι χρήστες αποκτούν πρόσβαση στη βάση δεδομένων back-end μέσω συνδεδεμένων πινάκων. είναι λιγότερο πιθανό ότι οι εισβολείς μπορούν να αποκτήσουν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στα δεδομένα μέσω της βάσης δεδομένων προσκηνίου.
-
Βελτιωμένη αξιοπιστία Εάν ένας χρήστης αντιμετωπίσει ένα πρόβλημα και η βάση δεδομένων κλείσει απροσδόκητα, οποιαδήποτε καταστροφή αρχείου βάσης δεδομένων συνήθως περιορίζεται στο αντίγραφο της βάσης δεδομένων προσκηνίου που είχε ανοίξει ο χρήστης.
-
Ευέλικτο περιβάλλον ανάπτυξης Κάθε χρήστης μπορεί να αναπτύξει ανεξάρτητα ερωτήματα, φόρμες, αναφορές και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων χωρίς να επηρεαστούν άλλοι χρήστες. Μπορείτε επίσης, να αναπτύξετε και να διανείμετε μια νέα έκδοση της βάσης δεδομένων προσκηνίου χωρίς να διακόπτεται η πρόσβαση στα δεδομένα τα οποία είναι αποθηκευμένα στην παρασκηνιακή βάση δεδομένων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαίρεση βάσης δεδομένων της Access.
Κοινή χρήση δεδομένων σε μια τοποθεσία του SharePoint
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να κάνετε κοινή χρήση δεδομένων της Access σε μια τοποθεσία του SharePoint:
-
Σύνδεση Η διαδικασία σύνδεσης συνδέεται με δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, έτσι ώστε να μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα πιο πρόσφατα δεδομένα τόσο στο SharePoint όσο και στην Access χωρίς να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των δεδομένων στην Access. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε μια λίστα του SharePoint στη βάση δεδομένων της Access, αλλά αντί για αυτό θέλετε να εκτελέσετε ερωτήματα και να δημιουργήσετε αναφορές με βάση τα περιεχόμενα αυτής της λίστας, μπορείτε να συνδεθείτε με τα δεδομένα.
-
Μετακίνηση Όταν μετακινείτε δεδομένα από την Access σε μια τοποθεσία του SharePoint, δημιουργείτε λίστες στην τοποθεσία του SharePoint που παραμένουν συνδεδεμένες με πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Ο Οδηγός εξαγωγής πινάκων στο SharePoint σάς βοηθά να μετακινήσετε τα δεδομένα από όλους τους πίνακες ταυτόχρονα και να διατηρήσετε τις σχέσεις τους.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή, σύνδεση ή μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint.
Προειδοποίηση Παρόλο που μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access στο OneDrive ή σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, συνιστάται να αποφύγετε το άνοιγμα μιας βάσης δεδομένων της Access από αυτές τις θέσεις. Ενδέχεται να γίνει τοπική λήψη του αρχείου για επεξεργασία και, στη συνέχεια, να αποσταλεί ξανά μόλις αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στο SharePoint. Εάν περισσότερα από ένα άτομα ανοίγουν τη βάση δεδομένων της Access από το SharePoint, ενδέχεται να δημιουργηθούν πολλά αντίγραφα της βάσης δεδομένων και ενδέχεται να προκύψουν ορισμένες απροσδόκητες συμπεριφορές. Αυτή η πρόταση ισχύει για όλους τους τύπους αρχείων της Access, συμπεριλαμβανομένης μιας μεμονωμένης βάσης δεδομένων, μιας διαιρεμένης βάσης δεδομένων και των μορφών αρχείου .accdb, .accdc, .accde και .accdr. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξη της Access, ανατρέξτε στο θέμα Ανάπτυξη εφαρμογής της Access.
Κοινή χρήση δεδομένων με χρήση διακομιστή βάσης δεδομένων
Μπορείτε να χρησιμοποιείτε την Access με ένα προϊόν διακομιστή βάσεων δεδομένων, όπως ο SQL Server, για κοινή χρήση της βάσης δεδομένων σας. Αυτή η μέθοδος σας προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, αλλά απαιτεί πρόσθετο λογισμικό — ένα προϊόν διακομιστή βάσεων δεδομένων.
Αυτή η μέθοδος μοιάζει με τη διαίρεση μιας βάσης δεδομένων επειδή οι πίνακες αποθηκεύονται στο δίκτυο και κάθε χρήστης έχει ένα τοπικό αντίγραφο ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access το οποίο περιέχει συνδέσεις προς τους πίνακες, μαζί με ερωτήματα, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Τα πλεονεκτήματα αυτή της μεθόδου κοινής χρήσης εξαρτώνται από το λογισμικό διακομιστή βάσεων δεδομένων που χρησιμοποιείτε, αλλά γενικά περιλαμβάνουν λογαριασμούς χρηστών και επιλεκτική πρόσβαση στα δεδομένα, άριστη διαθεσιμότητα δεδομένων και καλά ενοποιημένα εργαλεία διαχείρισης δεδομένων. Επιπλέον, τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού διακομιστών βάσεων δεδομένων λειτουργούν ικανοποιητικά με τις προηγούμενες εκδόσεις της Access, συνεπώς δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιούν όλοι οι χρήστες σας την ίδια έκδοση. Μόνο οι πίνακες είναι κοινόχρηστοι. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα θέματα Μετεγκατάσταση βάσης δεδομένων της Access σε SQL Server, Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε μια βάση δεδομένων SQL Server και Σύνδεση σε δεδομένα ή εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων του Azure SQL Server.
Πλεονεκτήματα κοινής χρήσης βάσης δεδομένων με χρήση διακομιστή βάσεων δεδομένων
-
Υψηλές επιδόσεις και δυνατότητα κλιμάκωσης Σε πολλές περιπτώσεις, ένας διακομιστής βάσης δεδομένων προσφέρει καλύτερες επιδόσεις από ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access μόνο. Πολλά προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων παρέχουν επίσης υποστήριξη για πολύ μεγάλες βάσεις δεδομένων τάξης terabyte, σχεδόν 500 φορές μεγαλύτερες από το σημερινό όριο ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access (δύο gigabyte). Τα προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων λειτουργούν γενικά με μεγάλη αποτελεσματικότητα, επειδή επεξεργάζονται τα ερωτήματα παράλληλα (χρησιμοποιώντας πολλά εγγενή νήματα μέσα σε μία μόνο διαδικασία για το χειρισμό των αιτημάτων χρηστών) και ελαχιστοποιούν τις απαιτήσεις πρόσθετης μνήμης, όταν προστίθενται περισσότεροι χρήστες.
-
Αυξημένη διαθεσιμότητα Τα περισσότερα προϊόντα διακομιστή βάσεων δεδομένων σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας ενώ αυτή χρησιμοποιείται. Κατά συνέπεια, δεν χρειάζεται να αναγκάζετε τους χρήστες να πραγματοποιήσουν έξοδο από τη βάση δεδομένων για να δημιουργηθεί το αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων. Επιπλέον, τα προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων χειρίζονται συνήθως την ταυτόχρονη επεξεργασία και το κλείδωμα εγγραφών με μεγάλη αποτελεσματικότητα.
-
Βελτιωμένη ασφάλεια Καμία βάση δεδομένων δεν μπορεί να γίνει απολύτως ασφαλής. Ωστόσο, τα προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων προσφέρουν αξιόπιστη ασφάλεια, η οποία βοηθάει στην προστασία των δεδομένων σας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Τα περισσότερα προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων προσφέρουν ασφάλεια βασισμένη σε λογαριασμούς, η οποία σας επιτρέπει να καθορίζετε τα άτομα που μπορούν να βλέπουν συγκεκριμένους πίνακες. Ακόμη και στην περίπτωση που το προσκήνιο της Access έχει ληφθεί με αθέμιτο τρόπο, η μη εξουσιοδοτημένη χρήση των δεδομένων παρεμποδίζεται χάρη στην ασφάλεια βάσει λογαριασμών.
-
Αυτόματη δυνατότητα ανάκτησης Σε περίπτωση αποτυχίας του συστήματος (όπως ένα σφάλμα του λειτουργικού συστήματος ή διακοπή ρεύματος), ορισμένα προϊόντα διακομιστή βάσης δεδομένων διαθέτουν μηχανισμούς αυτόματης ανάκτησης που ανακτούν μια βάση δεδομένων στην τελευταία κατάσταση συνέπειας μέσα σε λίγα λεπτά, χωρίς παρέμβαση διαχειριστή βάσης δεδομένων.
-
Επεξεργασία βάσει διακομιστή Η χρήση της Access σε ρύθμιση παραμέτρων προγράμματος-πελάτη/διακομιστή βοηθά στη μείωση της κίνησης του δικτύου με επεξεργασία ερωτημάτων βάσης δεδομένων στο διακομιστή πριν από την αποστολή αποτελεσμάτων στο πρόγραμμα-πελάτη. Συνήθως είναι αποτελεσματικότερο να πραγματοποιείται η επεξεργασία από το διακομιστή, ειδικότερα κατά την εργασία με μεγάλα σύνολα δεδομένων.
-
Azure SQL Server Εκτός από τα οφέλη της SQL Server, προσφέρει δυναμική κλιμάκωση χωρίς χρόνο εκτός λειτουργίας, έξυπνη βελτιστοποίηση, παγκόσμια κλιμάκωση και διαθεσιμότητα, εξάλειψη του κόστους υλικού και μειωμένη διαχείριση.
