Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων της Access διαχείρισης εργασιών

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

• Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά τη βάση δεδομένων, η Access εμφανίζει τη φόρμα υποδοχής. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της φόρμας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση υποδοχής κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων .

  Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων.

• Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.

  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν θα θεωρήσετε αξιόπιστη μια βάση δεδομένων.

Αναζήτηση εργασίας ή επαφής

Το πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια εργασία στη φόρμα λίστας εργασιών ή μια επαφή στη φόρμα λίστας επαφών .

• Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

  Η Access φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίσει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης. (Είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης.)

Φιλτράρισμα της λίστας εργασιών

Στη φόρμα λίστας εργασιών , μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα εργασιών και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα για μελλοντική χρήση.

1. Εφαρμόστε φίλτρα κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου , πληκτρολογήστε ένα όνομα φίλτρου και μια περιγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστα εργασιών και στη φόρμα Λίστα επαφών , ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυφά από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το κουμπί δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίσετε. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση λεπτομερειών εργασίας ή επαφής

Η φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας και η φόρμα Λεπτομέρειες επαφής σάς επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας ή τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής :

• Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας ή στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη συνημμένων

Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας και στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

• Κάτω από το πλαίσιο εικόνας στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή κατάργηση συνημμένων.

  Κάτω από το πλαίσιο εικόνας στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία εικόνας.

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

• Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε επαφές ή εργασίες κατόχους από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

1. Στη φόρμα λίστας επαφών , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.

Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης μιας επαφής

Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , εάν έχετε εισαγάγει μια ταχυδρομική διεύθυνση για την επαφή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη της συγκεκριμένης τοποθεσίας:

• Κάντε κλικ στην επιλογή Κάντε κλικ για αντιστοίχιση.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων εργασιών περιλαμβάνει πολλές αναφορές, συμπεριλαμβανομένων των ενεργών εργασιών, των λεπτομερειών εργασίας, του βιβλίου διευθύνσεων επαφών και πολλών άλλων. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

• Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Αναφορές, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής αναφοράς.

Προσθήκη πεδίου στον πίνακα "Εργασίες"

1. Κλείστε όλες τις ανοιχτές καρτέλες.

2. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Εργασίες .

3. Κάντε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να δείτε τη στήλη που ονομάζεται Προσθήκη νέου πεδίου. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου.

Την πρώτη φορά που θα εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.

Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση

Αφού προστεθεί ένα πεδίο σε έναν πίνακα, μπορείτε, στη συνέχεια, να το προσθέσετε σε μια φόρμα ή έκθεση.

1. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα ή την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης.

2. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.

3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε από τη λίστα πεδίων στη φόρμα ή την έκθεση.