Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων επαφών της Access για να παρακολουθείτε τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τους αριθμούς τηλεφώνου και άλλες πληροφορίες. Αυτή η νέα έκδοση ενός δημοφιλούς προτύπου της Access σάς επιτρέπει επίσης να κατηγοριοποιείτε κάθε επαφή, να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δημιουργείτε χάρτες διευθύνσεων.
Θέλετε να παρακολουθήσετε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση αυτού του προτύπου; Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο, Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων επαφών.
Σημείωση: Το πρότυπο βάσης δεδομένων "Επαφές" έχει ενημερωθεί τα τελευταία χρόνια. Αυτές οι οδηγίες αναφέρονται στην πιο πρόσφατη έκδοση του προτύπου που είναι διαθέσιμο για λήψη. Εάν τα παρακάτω βήματα δεν ταιριάζουν με αυτό που βλέπετε, πιθανότατα χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του προτύπου.
Γρήγορα αποτελέσματα
Σε αυτό το άρθρο, καλύπτουμε τα βασικά βήματα χρήσης του προτύπου βάσης δεδομένων επαφών.
Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση
-
Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά τη βάση δεδομένων, η Access εμφανίζει τη φόρμα υποδοχής. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της φόρμας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση υποδοχής κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων .
Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων.
-
Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν θα θεωρήσετε αξιόπιστη μια βάση δεδομένων.
Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε επαφές από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.
-
Στη φόρμα λίστας επαφών , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.
Αναζήτηση επαφής
Το πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια επαφή στη φόρμα λίστας επαφών .
-
Στη φόρμα Λίστα επαφών , στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση , πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.
Η Access φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίσει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης. (Είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης.)
Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών
Στη φόρμα λίστας επαφών , ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυφά από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίζεται. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.
Εμφάνιση λεπτομερειών επαφής
Η φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής" σάς επιτρέπει να δείτε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε επαφή. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής:
-
Στη φόρμα λίστας επαφών , κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα δίπλα στην επαφή που θέλετε να δείτε.
Προσθήκη εικόνας
Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα για την επαφή.
-
Κάτω από το πλαίσιο εικόνας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία εικόνας.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.
-
Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία σε κάθε επαφή, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών τύπων αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.
Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης μιας επαφής
Στη φόρμα Λεπτομέρειες επαφής , εάν έχετε εισαγάγει μια ταχυδρομική διεύθυνση για την επαφή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη της συγκεκριμένης τοποθεσίας:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Κάντε κλικ για αντιστοίχιση.
Εμφάνιση αναφορών
Η βάση δεδομένων επαφών περιλαμβάνει δύο αναφορές: "Κατάλογος " και " Κατάλογος τηλεφώνων". Για να εμφανίσετε μια αναφορά:
-
Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Αναφορές, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.
Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής αναφοράς.
Τροποποίηση της βάσης δεδομένων επαφών
Μπορείτε να προσαρμόσετε τη βάση δεδομένων επαφών, προσθέτοντας ένα νέο πεδίο στον πίνακα "Επαφές" και, στη συνέχεια, προσθέτοντας αυτό το πεδίο στη φόρμα λίστας επαφών και τη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής ".
Προσθήκη πεδίου στον πίνακα "Επαφές"
-
Κλείστε όλες τις ανοιχτές καρτέλες.
-
Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Επαφές .
-
Κάντε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να δείτε τη στήλη που ονομάζεται Προσθήκη νέου πεδίου. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου.
Την πρώτη φορά που θα εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.
Προσθήκη πεδίου σε φόρμα
Αφού προστεθεί ένα πεδίο σε έναν πίνακα, μπορείτε, στη συνέχεια, να το προσθέσετε σε μια φόρμα.
-
Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή διάταξης.
-
Από την καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα πεδίων.
-
Σύρετε το πεδίο που θέλετε από τη Λίστα πεδίων στη φόρμα.
