Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων Projects Access

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία:

• Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.

  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν θα θεωρήσετε αξιόπιστη μια βάση δεδομένων.

Προσθήκη υπαλλήλων

Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το πρότυπο βάσης δεδομένων "Έργα", το πρώτο βήμα είναι να προσθέσετε υπαλλήλους, ώστε να έχετε κάποιον για να αναθέσετε έργα και εργασίες. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία για να προσθέσετε υπαλλήλους με μη αυτόματο τρόπο ή ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για να προσθέσετε υπαλλήλους από τις επαφές του Outlook.

1. Στη φόρμα Λίστα έργων , κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

2. Στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων , συμπληρώστε τις λεπτομέρειες κάθε υπαλλήλου.

3. Για να εισαγάγετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του υπαλλήλου στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων και εισαγάγετε τις πληροφορίες στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου .

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στη φόρμα Λίστα έργων .

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε υπαλλήλους από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

1. Στη φόρμα Λίστα έργων , κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα υπαλλήλων.

2. Στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.

Προσθήκη νέου έργου

1. Στη φόρμα Λίστα έργων , κάντε κλικ στην επιλογή Νέο έργο.

2. Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , συμπληρώστε τις λεπτομέρειες του έργου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Επεξεργασία υπάρχοντος έργου

1. Στη φόρμα Λίστα έργων , κάντε διπλό κλικ στο έργο που θέλετε να επεξεργαστείτε.

2. Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , προσθέστε ή επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες του έργου.

   Προσθήκη εργασίας

   • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη εργασίας.

   • Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας , συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

     Η Access εμφανίζει το νέο έργο στη λίστα Εργασίες έργου της φόρμας Λεπτομέρειες έργου .

     Επεξεργασία εργασίας

   • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , κάντε κλικ στην καρτέλα Εργασίες έργου .

   • Κάντε διπλό κλικ στην εργασία που θέλετε να επεξεργαστείτε.

   • Στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας , επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

     Προσθήκη μιας κοινής εργασίας

     Συνήθεις εργασίες είναι οι εργασίες που χρησιμοποιούνται συχνά σε πολλά διαφορετικά έργα, όπως ο προϋπολογισμός ή η εκπαίδευση. Μετά την εισαγωγή μιας κοινής εργασίας, μπορεί να προστεθεί σε οποιοδήποτε έργο στη βάση δεδομένων του Project, χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά τις λεπτομέρειες της εργασίας.

   • Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , κάντε κλικ στην επιλογή Κοινές εργασίες.

   • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε κοινή εργασία που θέλετε να προσθέσετε στο έργο. Προσθέστε νέες κοινές εργασίες στο τέλος της λίστας.

   • Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου .

Φιλτράρισμα της λίστας έργων

Στη φόρμα Λίστα έργων , μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα έργων και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα για μελλοντική χρήση.

1. Εφαρμόστε φίλτρα κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου , πληκτρολογήστε ένα όνομα φίλτρου και μια περιγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση λεπτομερειών έργου ή υπαλλήλου

Η φόρμα Λεπτομέρειες έργου και οι φόρμες Λεπτομέρειες υπαλλήλου σάς επιτρέπουν να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα έργο ή έναν υπάλληλο. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες έργου ή τη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου :

• Στη φόρμα Λίστα έργων ή στη φόρμα Λίστα υπαλλήλων , κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη συνημμένων

Στη φόρμα Λεπτομέρειες έργου , στη φόρμα Λεπτομέρειες εργασίας και στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου , μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

• Σε οποιαδήποτε φόρμα λεπτομερειών , κάντε διπλό κλικ στο πεδίο Συνημμένα (στη φόρμα Λεπτομέρειες υπαλλήλου , κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο εικόνας).

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

• Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων έργων περιλαμβάνει πολλές αναφορές, όπως Άνοιγμα έργων, Λεπτομέρειες εργασίας, Βιβλίο διευθύνσεων υπαλλήλων και πολλά άλλα. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

• Στη φόρμα Λίστα έργων , επιλέξτε την αναφορά που θέλετε να εμφανίζεται από τη λίστα Αναφορές .

Για να εκτυπώσετε μια αναφορά:

• Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Εκτύπωση.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής αναφοράς.