Χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων Students Access

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

• Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά τη βάση δεδομένων, η Access εμφανίζει τη φόρμα υποδοχής. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της φόρμας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση υποδοχής κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων .

  Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων.

• Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου.

  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Αποφασίστε εάν θα θεωρήσετε αξιόπιστη μια βάση δεδομένων.

Αναζήτηση σπουδαστή

Το πλαίσιο "Γρήγορη αναζήτηση " σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα έναν σπουδαστή στη φόρμα λίστας σπουδαστών .

• Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο Γρήγορη αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

  Η Access φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίσει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσατε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης. (Είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης.)

Φιλτράρισμα της λίστας σπουδαστών

Στη φόρμα Λίστα σπουδαστών , μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα των σπουδαστών και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα για μελλοντική χρήση.

1. Εφαρμόστε φίλτρα κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση φίλτρου.

3. Στη φόρμα Λεπτομέρειες φίλτρου , πληκτρολογήστε ένα όνομα φίλτρου και μια περιγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Φιλτράρισμα αγαπημένων για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα Λίστα σπουδαστών , ορισμένα πεδία (στήλες) αποκρύπτονται από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επανεμφάνιση στηλών , επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίζεται. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση λεπτομερειών σπουδαστή

Η φόρμα Λεπτομέρειες σπουδαστή σάς επιτρέπει να προβάλετε και να εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με έναν σπουδαστή, όπως φωτογραφίες, κηδεμόνες, πληροφορίες έκτακτης ανάγκης και συμμετοχή. Για να εμφανίσετε τη φόρμα Λεπτομέρειες σπουδαστή :

• Στη φόρμα Λίστα σπουδαστών , κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη εικόνας

Στη φόρμα Λεπτομέρειες σπουδαστή , μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

• Κάτω από το πλαίσιο εικόνας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία εικόνας.

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

• Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου , μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

• Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

• Στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα , κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προσθήκη σπουδαστών από το Microsoft Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε σπουδαστές από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες.

1. Στη φόρμα Λίστα σπουδαστών , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Outlook.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων για προσθήκη , επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.

Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης ενός σπουδαστή

Στη φόρμα Λεπτομέρειες σπουδαστή , εάν έχετε εισαγάγει μια ταχυδρομική διεύθυνση για τον σπουδαστή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη της συγκεκριμένης τοποθεσίας:

• Κάντε κλικ στην επιλογή Κάντε κλικ για αντιστοίχιση.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων σπουδαστών περιλαμβάνει διάφορες αναφορές, συμπεριλαμβανομένων όλων των σπουδαστών, των αλλεργιών και των φαρμάκων, των στοιχείων επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης, των πληροφοριών κηδεμόνων και πολλών άλλων. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

• Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Αναφορές, κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία απλής αναφοράς.

Προσθήκη πεδίου στον πίνακα "Μαθητές"

1. Κλείστε όλες τις ανοιχτές καρτέλες.

2. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα Μαθητές .

3. Κάντε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να δείτε τη στήλη που ονομάζεται Προσθήκη νέου πεδίου. Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου.

Την πρώτη φορά που θα εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.

Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση

Αφού προστεθεί ένα πεδίο σε έναν πίνακα, μπορείτε, στη συνέχεια, να το προσθέσετε σε μια φόρμα ή έκθεση.

1. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα ή την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή διάταξης.

2. Από την καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα πεδίων.

3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε από τη λίστα πεδίων στη φόρμα ή την έκθεση.