Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια δέσμη εγγράφων εξατομικευμένη για κάθε παραλήπτη. Για παράδειγμα, μια φόρμα επιστολής θα μπορούσε να εξατομικευτεί ώστε να απευθύνεστε σε κάθε παραλήπτη με το όνομά του. Μια προέλευση δεδομένων, όπως είναι μια λίστα, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια βάση δεδομένων, συσχετίζεται με το έγγραφο. Τα σύμβολα κράτησης θέσης--που ονομάζονται πεδία συγχώνευσης--ενημερώνουν το Word για το σημείο του εγγράφου που πρέπει συμπεριληφθούν πληροφορίες από την προέλευση δεδομένων.
Εργάζεστε στο κύριο έγγραφο του Word, κάνοντας εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης για το εξατομικευμένο περιεχόμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν ολοκληρωθεί η συγχώνευση αλληλογραφίας, το έγγραφο συγχώνευσης θα δημιουργήσει μια εξατομικευμένη έκδοση του εαυτού του για κάθε όνομα στην προέλευση δεδομένων.
Προελεύσεις δεδομένων
Το πρώτο βήμα για να ρυθμίσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας είναι να επιλέξετε την προέλευση των δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε για τις εξατομικευμένες πληροφορίες. Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel και οι λίστες επαφών του Outlook είναι οι πιο συνηθισμένες προελεύσεις δεδομένων, αλλά οποιαδήποτε βάση δεδομένων μπορείτε να συνδέσετε στο Word θα λειτουργήσει. Εάν δεν έχετε ήδη μια προέλευση δεδομένων, μπορείτε να την πληκτρολογήσετε στο Word ως μέρος της διαδικασίας συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Για λεπτομέρειες σχετικά με τις προελεύσεις δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Προελεύσεις δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μια συγχώνευση αλληλογραφίας.
Excel ή Outlook
Εάν γνωρίζετε ότι θα χρησιμοποιήσετε το Excel ή το Outlook ως προέλευση των δεδομένων σας, ανατρέξτε στο θέμα:
- Συγχώνευση αλληλογραφίας με χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel
- Χρήση των επαφών του Outlook ως προέλευσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας
Τύποι εγγράφων
Το Word παρέχει εργαλεία για την ενσωμάτωση των δεδομένων σας στα ακόλουθα είδη εγγράφων. Για λεπτομέρειες σχετικά με τον κάθε τύπο εγγράφου ακολουθήστε τις συνδέσεις:
-
Επιστολές που περιέχουν έναν εξατομικευμένο χαιρετισμό. Κάθε επιστολή εκτυπώνεται σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού.
Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης εξατομικευμένων επιστολών -
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου κάθε διεύθυνση παραλήπτη είναι η μόνη διεύθυνση στη γραμμή "Προς". Θα στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από το Word.
Δημιουργία και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου -
Φάκελοι ή Ετικέτες όπου τα ονόματα και οι διευθύνσεις προέρχονται από το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας.
Δημιουργία και εκτύπωση μιας δέσμης φακέλων για αποστολή αλληλογραφίας
Δημιουργία και εκτύπωση φύλλων των ετικετών αλληλογραφίας -
Κατάλογος που παραθέτει μια δέσμη πληροφοριών για κάθε στοιχείο που βρίσκεται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων σας. Χρησιμοποιήστε τον για να εκτυπώσετε τη λίστα επαφών σας ή για να παραθέσετε ομάδες πληροφοριών, όπως το σύνολο των σπουδαστών κάθε τάξης. Αυτός ο τύπος εγγράφου ονομάζεται και συγχώνευση καταλόγων.
Δημιουργία καταλόγου με ονόματα, διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες