Όταν εισάγετε περιεχόμενο ως αντικείμενο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυναμική σύνδεση μεταξύ του περιεχομένου που εισάγετε και του περιεχομένου που δημιουργήθηκε σε ένα άλλο πρόγραμμα του Microsoft Office. Σε αντίθεση με την επικόλληση περιεχομένου (όπως με το πάτημα του πλήκτρου CTRL+V), με την εισαγωγή του ως συνδεδεμένου ή ενσωματωμένου αντικειμένου, μπορείτε να εργαστείτε με αυτό στο αρχικό πρόγραμμα.
Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε κελιά φύλλου εργασίας στο έγγραφο ως αντικείμενο του Excel, το Microsoft Office Word εκτελεί το Excel όταν κάνετε διπλό κλικ στα κελιά και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εντολές του Excel για να εργαστείτε με το περιεχόμενο του φύλλου εργασίας.
Κατανόηση των διαφορών μεταξύ συνδεδεμένων και ενσωματωμένων αντικειμένων
Οι κύριες διαφορές μεταξύ συνδεδεμένων και ενσωματωμένων αντικειμένων είναι το σημείο αποθήκευσης των δεδομένων και ο τρόπος ενημέρωσης των δεδομένων μετά την τοποθέτησή τους στο αρχείο Word.
Μπορείτε να τοποθετήσετε είτε μια σύνδεση προς το αντικείμενο είτε ένα αντίγραφο του αντικειμένου στο έγγραφο. Μπορείτε να εισαγάγετε αντικείμενα με αυτόν τον τρόπο από οποιοδήποτε πρόγραμμα που υποστηρίζει την τεχνολογία σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένων (OLE).
Για παράδειγμα, μια μηνιαία αναφορά κατάστασης μπορεί να περιέχει πληροφορίες που διατηρούνται ξεχωριστά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν συνδέσετε την αναφορά με το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα της αναφοράς μπορούν να ενημερώνονται κάθε φορά που ενημερώνεται το αρχείο προέλευσης. Εάν ενσωματώσετε το φύλλο εργασίας στην αναφορά, η αναφορά περιέχει ένα στατικό αντίγραφο των δεδομένων.
1. Ενσωματωμένο αντικείμενο
2. Συνδεδεμένο αντικείμενο
3. Αρχείο προέλευσης
Συνδεδεμένα αντικείμενα
Όταν ένα αντικείμενο είναι συνδεδεμένο, οι πληροφορίες μπορούν να ενημερωθούν εάν τροποποιηθεί το αρχείο προέλευσης. Τα συνδεδεμένα δεδομένα αποθηκεύονται στο αρχείο προέλευσης. Το αρχείο του Word ή αρχείο προορισμού, αποθηκεύει μόνο τη θέση του αρχείου προέλευσης και εμφανίζει μια αναπαράσταση των συνδεδεμένων δεδομένων. Χρησιμοποιήστε συνδεδεμένα αντικείμενα εάν το μέγεθος του αρχείου αποτελεί ζήτημα.
Η σύνδεση είναι επίσης χρήσιμη όταν θέλετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες που διατηρούνται ανεξάρτητα, όπως τα δεδομένα που συλλέγονται από ένα διαφορετικό τμήμα και όταν χρειάζεται να διατηρήσετε αυτές τις πληροφορίες ενημερωμένες σε ένα έγγραφο του Word.
Ενσωματωμένα αντικείμενα
Όταν ενσωματώνετε ένα αντικείμενο του Excel, οι πληροφορίες στο αρχείο Word δεν αλλάζουν αν τροποποιήσετε το αρχείο προέλευσης του Excel. Τα ενσωματωμένα αντικείμενα γίνονται μέρος του αρχείου του Word και, εφόσον εισαχθούν, δεν αποτελούν πλέον μέρος του αρχείου προέλευσης.
Επειδή οι πληροφορίες περιέχονται συνολικά σε ένα αρχείο του Word, η ενσωμάτωση είναι χρήσιμη όταν δεν θέλετε να αντανακλώνται οι αλλαγές στο αρχείο προέλευσης ή όταν δεν θέλετε να πρέπει να ενημερώνουν και να συνδέουν πληροφορίες οι παραλήπτες του εγγράφου.