Al configurar SharePoint en Microsoft 365 en Microsoft 365, es probable que tenga documentos y archivos que quiera agregar al sitio de grupo. Estas son algunas maneras de agregar diferentes tipos de contenido a su sitio.
Nota
Para obtener un artículo sobre cómo configurar OneDrive para el trabajo o la escuela y sitios de grupo para que pueda usarlos juntos, vea Configurar Office 365 almacenamiento de archivos y uso compartido.
En este artículo
- Antes de comenzar
- Crear carpetas, bibliotecas y subsitios
- Cargar documentos, imágenes y archivos
- Considere la posibilidad de crear listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo
- Considere las soluciones de SharePoint para las necesidades empresariales normales
- Ayudar a los usuarios del sitio a encontrar el contenido
Antes de comenzar
Antes de empezar a mover archivos, compruebe cuánto almacenamiento tiene para SharePoint en Microsoft 365 en Microsoft 365. Para obtener información sobre los límites de almacenamiento para SharePoint en Microsoft 365, vea Límites de SharePoint.
Recomendación
Es importante recordar que en Microsoft 365, los límites de almacenamiento para SharePoint en Microsoft 365 (su sitio de grupo) difieren de los límites de almacenamiento para Exchange Online (para cuentas de correo electrónico). Para obtener más información sobre los límites de almacenamiento del buzón, vea Destinatarios, en las Descripciones del servicio de Microsoft 365 para Exchange Online.
El siguiente paso es analizar el contenido que tiene actualmente. Esto incluye documentos, imágenes, formularios, etc.
Recomendación
En Explorador de archivos, busque los archivos existentes por tamaño y fecha. Esto puede ayudarle a identificar rápidamente los archivos que se han usado recientemente o que son muy grandes.
Piense en qué parte del contenido se usa periódicamente y si desea almacenarlo todo en Microsoft 365. Al igual que lo harías cuando te mudas a una casa más pequeña, el objetivo es decidir qué cabe en el nuevo sitio. Por ejemplo, si su organización usa ahora más almacenamiento que el límite de Microsoft 365 para SharePoint en Microsoft 365, tiene que tomar decisiones como estas:
- ¿Qué archivos desea mover?
- ¿Quieres comprar más espacio de almacenamiento?
- ¿Tiene previsto tener espacio para que su sitio crezca? (Definitivamente lo hará)
Si su organización es grande o compleja, considere la posibilidad de invitar a un experto para que le ayude. Puedes encontrar asistencia acreditada en Microsoft Pinpoint. Pinpoint es una forma rápida y sencilla para que las empresas de todo el mundo encuentren expertos de Microsoft certificados y servicios profesionales
Crear carpetas, bibliotecas y subsitios
Después de identificar el contenido que quiere mover, piense en cómo desea organizarlo. Es posible que desee empezar cargando archivos a la biblioteca documentos de su sitio de grupo. Es una buena idea organizar el contenido, especialmente si espera que, con el tiempo, tenga una gran cantidad de archivos. A medida que aumenta el volumen de contenido, puede crear bibliotecas de documentos, bibliotecas de formularios e imágenes para almacenar ese contenido. También puede crear subsitios para diferentes tipos de documentos o proyectos.
Para obtener más información sobre cómo planear una estructura para organizar el contenido del sitio, vea Planear el contenido del sitio de grupo.
Cargar documentos, imágenes y archivos
Para cargar archivos, como Word documentos, archivos PDF o fotos JPG, cárguelos a una biblioteca o una carpeta de una biblioteca.
Nota
El tamaño máximo de archivo de un único archivo que se puede cargar en SharePoint en la biblioteca de Microsoft 365 es actualmente de 2 GB. Además, solo puede cargar 100 archivos o menos a la vez.
La mejor manera de hacerlo depende del número de archivos. En primer lugar, busque la biblioteca de destino y, a continuación, use esta tabla para elegir un método:
| Número de archivos | Método de carga |
|---|---|
| Documento único | Seleccione Nuevo documento>CARGAR ARCHIVO EXISTENTE y, a continuación, busque el archivo en el equipo. |
| Muchos documentos y carpetas | Seleccione el botón Abrir con el Explorador en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones. A continuación, arrastre y coloque los archivos con Explorador de archivos. |
Para obtener más información, vea Cargar, crear o eliminar archivos en una biblioteca.
Nota
Hay determinados tipos de archivo que no se pueden cargar en una biblioteca. Para obtener una lista de estos, vea el artículo Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.
Considere la posibilidad de crear listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo
Cada empresa tiene datos de muchas formas, como calendarios, tareas y hojas de cálculo. Para este tipo de datos, puede mover o convertir ese contenido en una lista de su sitio. Por ejemplo, puede convertir la lista de contactos profesionales en una lista de contactos. Además, a menudo puede convertir calendarios en un Calendar de SharePoint, que es un tipo especial de lista.
- Para obtener información sobre cómo crear un calendario de grupo en SharePoint en Microsoft 365, vea este vídeo: Vídeo: Crear su propio calendario.
Si ahora usa hojas de cálculo de Microsoft Excel para realizar un seguimiento de la información, puede cargarlas directamente en una biblioteca de documentos de SharePoint en Microsoft 365. O bien, puede importar una hoja de cálculo como listas de SharePoint. Dado que muchas personas pueden actualizar una lista al mismo tiempo, las listas de SharePoint ayudan a fomentar la colaboración. Puede crear diferentes vistas de listas para exponer exactamente la información que desee.
- Para obtener más información sobre cómo trabajar con listas, vea Aprendizaje: Crear y configurar una lista.
Considere las soluciones de SharePoint para las necesidades empresariales normales
Otra forma de mover contenido es usar una solución de SharePoint para administrar mejor una tarea existente. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones desea capturar y compartir el conocimiento diario de las personas que trabajan allí. Un wiki en su sitio puede ser ideal para exactamente este tipo de uso compartido.
En esta tabla se describen las características de SharePoint que pueden ayudarle a administrar los procesos empresariales.
| Proceso empresarial | Descripción |
|---|---|
| Usar un wiki para compartir conocimientos del equipo y colaborar | Los wikis son sitios especiales en los que una comunidad de usuarios crea y mantiene información. Los wikis pueden ser una herramienta excelente para capturar y compartir información de procesos o información de referencia general que es importante para su trabajo. |
| Mover la programación de recursos a los calendarios de grupo de SharePoint | Un calendario de grupo puede ser una buena manera de programar recursos comunes, como salas de conferencias, equipos audiovisuales, etc. Dado que un calendario de grupo reside en un sitio de SharePoint en Microsoft 365, todos los miembros de su equipo pueden verlo fácilmente en SharePoint o en Outlook. |
| Convertir programas de base de datos en una aplicación de Access | Puede usar Microsoft Access 2013 para diseñar y publicar una base de datos y, a continuación, crear una aplicación de Access para usar la base de datos en el sitio de grupo. |
| Automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo | Los flujos de trabajo automatizan y controlan las tareas clave de un proceso empresarial. Son excelentes para tareas como procesos de aprobación o recopilación de comentarios. |
Ayudar a los usuarios del sitio a encontrar el contenido
Después de mover los documentos y archivos al sitio de grupo, informe a otros usuarios del sitio sobre él. Puede ofrecer varias maneras diferentes de buscar contenido en el sitio.
En esta tabla se describen diferentes métodos que puede usar.
| Método | Descripción |
|---|---|
| Usar la búsqueda para buscar contenido | La manera más sencilla de localizar contenido en un sitio de SharePoint en Microsoft 365 es usar la característica de búsqueda.
|
| Configurar vistas en listas y bibliotecas para que el contenido sea reconocible | Puede seleccionar los elementos que aparecen en una vista. Por ejemplo, en una vista, puede mostrar el título y el autor. En una vista diferente, es posible que desee mostrar solo los elementos que se agregaron después de una fecha determinada.
|
| Personalizar la navegación del sitio | Puede personalizar la navegación del sitio de grupo para facilitar la localización de contenido a los usuarios del sitio. |
| Buscar contenido en línea cuando estás sin conexión | Puede usar OneDrive para el trabajo o la escuela o Outlook para buscar contenido que está en el sitio de SharePoint en Microsoft 365 cuando está sin conexión
|
| Realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido |
Para obtener más información sobre las formas en que puede ayudar a los usuarios del sitio a encontrar contenido fácilmente, consulte el artículo de la Guía de planificación Planear el contenido de los sitios de grupo .
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