Cuando ve un informe de Access en la pantalla, puede aplicar filtros para concentrarse en los datos que desea ver. Y después, puede imprimir el informe solo con esos datos. Para obtener más información sobre cómo crear informes, consulte Introducción a los informes en Access.
Nota
Este artículo no se aplica a las aplicaciones web de Access, el tipo de base de datos que diseña con Access y publica en línea.
Para filtrar los datos de un informe, ábralo en la vista Informe (haga clic con el botón derecho en el panel de navegación y haga clic en Vista de informe). A continuación, haga clic con el botón derecho en los datos que quiera filtrar.
Por ejemplo, en un informe en el que se enumeran todos los empleados, puede que quieras limitar el informe a los empleados cuyos apellidos empiezan por "L":
Haga clic con el botón derecho en cualquier apellido y haga clic en Filtros >de textoque comienzan por.
Ingrese "L" en el cuadro que aparece y haga clic en Aceptar.
Access aplica el filtro y ahora puede imprimir el informe solo con esos datos.
Alternar o borrar filtros
En la pestaña Inicio , haga clic en el botón Alternar filtro para quitar y volver a aplicar el filtro según sea necesario.
Si cierra el informe sin borrar explícitamente los filtros, Access los recordará y podrá hacer clic en Alternar filtro de nuevo para volver a aplicarlos la próxima vez que abra el informe. Esto funciona incluso si cierra y vuelve a abrir la base de datos. Sin embargo, si hace clic en Inicio>Avanzado>Borrar todos los filtros, Access borra los filtros por completo y tendrá que empezar de cero la próxima vez.
Guardar filtros como una consulta
Si tiene muchos filtros aplicados a un informe, es posible que quiera guardar los filtros como una consulta. Después, puede usar la consulta como origen de datos para el informe actual o un informe nuevo, o simplemente ejecutar la consulta la próxima vez que quiera ver los datos.
Aplique los filtros y haga clic en Inicio>Avanzado>Filtrar / Ordenar.
Access crea una consulta que incluye todos los filtros que ha aplicado. Si desea ver otras columnas además de las columnas filtradas en la salida de la consulta, haga doble clic en ellas en las tablas para agregarlas a la cuadrícula de consultas.
Haga clic en Guardar e introduzca un nombre para la consulta.
Para obtener más información sobre los informes, consulte Introducción a los informes en Access y, para obtener información más detallada sobre el filtrado, vea Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access. Si tiene curiosidad sobre otras cosas que puede hacer con las consultas, consulte Introducción a las consultas.