Las tablas son objetos esenciales en una base de datos porque contienen toda la información o datos. Por ejemplo, una base de datos empresarial podría tener una tabla Contactos que almacene nombres de proveedores, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Dado que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, debe iniciar el diseño de la base de datos creando todas sus tablas. Después, cree los otros objetos. Antes de crear tablas en Access, piense en sus requisitos e identifique todas las tablas que podría necesitar. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo...
- Información general
- Propiedades de tabla y campo
- Tipos de datos
- Relaciones de tabla
- Teclas
- Ventajas de las relaciones
Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
- Registro: contiene datos específicos, como información sobre un determinado empleado o producto.
- Campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como un nombre o una dirección de correo electrónico.
- Valor de campo: cada registro tiene un valor de campo, como
Contoso, Ltd.osomeone@example.com.
Propiedades de tabla y campo
Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.
- Propiedades de tabla
- Propiedades de campo
En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.
Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero difiere de otras propiedades de campo de las siguientes maneras:
- Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
- El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
- Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.
Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos en función del valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante la cinta de opciones.
Ejemplos de detección automática de tipo de datos
La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de datos en la vista Hoja de datos.
| Si escribes | Access crea un campo con un tipo de datos de |
|---|---|
John |
Texto corto |
http://www.contoso.com |
Hipervínculo |
1 |
Número, entero largo |
50,000 |
Número, entero largo |
50,000.99 |
Número, doble |
50000.389 |
Número, doble |
12/67 |
Fecha y hora |
December 31, 2016 |
Fecha y hora |
10:50:23 |
Fecha y hora |
10:50 am |
Fecha y hora |
17:50 |
Fecha y hora |
$12.50 |
Moneda |
21.75 |
Número, doble |
123.00% |
Número, doble |
3.46E+03 |
Número, doble |
Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido, como http://, https://, o mailto:. Access reconoce los formatos de fecha, hora y moneda según la configuración regional del usuario.
Relaciones de tabla
Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:
- Una tabla de clientes que muestra los clientes de la empresa y sus direcciones.
- Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.
- Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Como almacena datos sobre distintos temas en tablas independientes, necesita una forma de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común. Para obtener más información, vea Guía de relaciones de tabla.
Claves
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave suele constar de un campo, pero puede constar de más de un campo. Existen dos tipos de claves:
- Clave principal: Una tabla solo puede tener una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificación, un número de serie o un código, que actúa como clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos existentes que proporcionan juntos valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos. Para obtener más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.
- Clave externa: Una tabla también puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Cuando agrega un registro a la tabla Pedidos, usa un valor de id. de cliente que procede de la tabla Clientes. Siempre que quiera ver información sobre el cliente de un pedido, use la relación para identificar qué datos de la tabla Clientes se corresponden con los registros de la tabla Pedidos.
- Una clave principal, identificada por el icono de clave junto al nombre del campo.
- Una clave externa, que se muestra sin el icono de clave.
No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla pueda requerir más de un valor para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea empezar a realizar un seguimiento de los pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla porque cada cliente tendrá más de un pedido. En su lugar, cree una nueva tabla para almacenar pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas.
Ventajas de las relaciones
Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
- Consistencia: Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez, en una tabla, hay menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solo una vez en una tabla sobre los clientes en lugar de almacenarlo repetidamente y posiblemente de forma incoherente, en una tabla que contiene datos de pedidos.
- Eficiencia: Registrar datos en un solo lugar significa que se usa menos espacio en disco. Además, las tablas más pequeñas tienden a proporcionar datos más rápidamente que las tablas más grandes. Por último, si no usa tablas independientes para asuntos independientes, introducirá valores nulos (ausencia de datos) y redundancia en las tablas. Ambos pueden desperdiciar espacio y rendimiento lento.
- Comprensibilidad: El diseño de una base de datos es más fácil de comprender cuando los temas se separan correctamente en tablas.
Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para búsquedas crea la relación por usted. Para obtener más información, vea Crear o eliminar un campo de búsqueda.