Usar un lector de pantalla para ordenar o filtrar una tabla en Excel

Use Excel con el teclado y un lector de pantalla para ordenar y filtrar tablas. Si ordena los datos, podrá organizar y encontrar fácilmente los datos que quiera para analizarlos rápidamente. Filtrar los datos le permite centrarse en un conjunto de datos específico, lo que es muy útil en hojas de cálculo de gran tamaño.

¿Necesita instrucciones sobre cómo ordenar o filtrar datos en Excel, pero no con un lector de pantalla? Vea Ordenar datos en un rango o tabla o Filtrar datos en un rango o tabla.

Contenido

• Métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar
• Información sobre cómo ordenar en Excel
• Ordenar texto en una tabla o rango
• Ordenar números
• Ordenar valores de fecha y hora
• Ordenar por más de una columna
• Sugerencias para solucionar problemas de ordenación
• Filtrar datos en una tabla
• Filtrar datos en un rango

Métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar

En esta tabla se muestran los métodos abreviados de teclado para ordenar y filtrar.

Información sobre cómo ordenar en Excel

Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y valores de fecha y hora (de más antigua a más reciente o de más reciente a más antigua) en una o más columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Mediano y Pequeño) o por formato, incluidos el color de celda, color de fuente o conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación se realizan en columnas, pero también puede ordenar por filas.

Al ordenar una tabla, Excel guarda los criterios que usó con el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que abra el libro. Esta característica es especialmente importante para ordenaciones multicolumna o para ordenaciones que tardan mucho tiempo en crearse. Sin embargo, esta característica solo funciona con los datos de una tabla, no se aplica solo a un rango de celdas. Si desea guardar criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, use una tabla.

Ordenar texto en una tabla o rango

Ordenar texto en una tabla

1. Use las teclas de dirección para ir a la fila de encabezado de la tabla. Cuando esté en la fila de encabezado, escuchará "Elemento de encabezado" después de la ubicación de la celda.
2. Presione la tecla dedirección derecha o izquierda para desplazarse hasta el encabezado de columna de los datos que quiera ordenar.
3. Presione Alt+Tecla de dirección abajo para abrir el menú de filtro y, después, presione la tecla TAB hasta que oiga "Menú, Ordenar de la A a la Z, elemento de menú desactivado".
4. Las opciones que se muestran dependen del tipo de datos de la columna. Por ejemplo, puede ordenar datos numéricos de menor a mayor o de mayor a menor. Puede ordenar datos alfanuméricos de A a Z o de Z a A. También puede ordenar por color.
5. Use la teclade flecha abajo para examinar las opciones y, después, presione Entrar para seleccionar una opción. Escuchará "Ordenado", seguido de la opción seleccionada.

Ordenar texto en un rango

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y escuchará "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, elemento de pestaña Datos".

3. Realice una de las siguientes acciones:

   • Para ordenar en orden alfanumérico ascendente (ordenar de la A a la Z), presione S y después A.
   • Para ordenar en orden alfanumérico descendente (ordenar de Z a A), presione S y después D.

Hacer que una ordenación distinga mayúsculas de minúsculas

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. Presione Alt+H, S, U. Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar y escuchará "ventana Ordenar, botón Aceptar".
3. Presione Alt+O para abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación y escuchará "Opciones de ordenación. Desactivada, casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas".
4. Presione la barra espaciadora para seleccionar la casilla Distinguir mayúsculas de minúsculas .
5. Presione Entrar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones de ordenación y escuchará "Ordenar, botón Opciones".
6. Para cerrar el cuadro de diálogo Ordenar y aplicar los cambios, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y, después, presione Entrar.
7. Ordene el texto como se explica en Ordenar texto en un rango.

Ordenar números

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos numéricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2. Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y escuchará "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, elemento de pestaña Datos".
3. Siga uno de estos procedimientos:
   • Para ordenar de menor a mayor, presione S y luego A.
   • Para ordenar de mayor a menor, presione S y, después , D.

Comprobar que los números están almacenados como números

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos numéricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos numéricos. Después, presione la barraespaciadora Ctrl + para seleccionar todos los datos de la columna.
2. Presione Alt+H, F, N. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas y escuchará "Formato de celdas".
3. Para desplazarse hasta la pestaña Número, use la tecla de flechaizquierda (o presione ctrl+tab). Escuchará "Elemento de pestaña Número".
4. Presione la tecla TAB. Se abrirá la lista Categoría y escuchará la categoría seleccionada actualmente, como "General" o "Fecha".
5. Presione la tecla de dirección arriba o abajo hasta que oiga "Número".
6. Presione la tecla Tab hasta que oiga "Posiciones decimales", seguido del número de posiciones decimales usadas actualmente. Si desea cambiar este valor, escriba el nuevo número de posiciones decimales. Para quitar los decimales por completo, escriba 0.
7. Para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas y aplicar los cambios, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y, después, presione Entrar.

Ordenar valores de fecha y hora

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de fechas u horas de un rango de celdas o a una columna de tabla que contenga fechas u horas.
2. Presione Alt+A. Se abrirá la pestaña Datos y escuchará "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, pestaña Datos".
3. Siga uno de estos procedimientos:
   • Para ordenar de la más antigua a la más reciente, presione S y luego A.
   • Para ordenar de la más reciente a la más antigua, presione S y luego D.
   • Para volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos, seleccione una celda del rango o tabla y, después, presione Ctrl+Alt+L.

Ordenar por más de una columna

Es posible que desee ordenar por más de una columna o fila cuando tenga datos que desee agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, después, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.

1. Use las teclas de dirección para ir a un rango de celdas con dos o más columnas de datos o a una tabla con dos o más columnas.

2. Presione Alt+A, S, S. Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar y escuchará "Botón Ordenar, Aceptar".

3. Presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Columna: Ordenar por . Oirá "Ordenar por", seguido del nombre de la columna y, después, "cuadro combinado editable". Use las teclas de direcciónarriba y abajo para seleccionar la primera columna que quiere ordenar.

4. Presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Ordenar según . Escuchará "Ordenar según, Valores de celda, cuadro combinado editable". Si no oye "Valores de celda", presione las teclas flecha arribayflecha abajo hasta que lo haga.

5. Para seleccionar cómo quiere ordenar los valores de celda, presione la tecla TAB hasta que encuentre el cuadro combinado Ordenar . Escuchará "Pedido", seguido de la opción seleccionada actualmente y, después, "cuadro combinado editable". Use las teclas de flechaarriba y abajo para seleccionar de la A a la Z, de la Z a la A, de menor a mayor o de mayor a menor.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, use la tecla TAB para desplazarse hasta el botón Agregar nivel , presione Entrar y, después, repita los pasos del tres al cinco.

   Nota

   El cuadro combinado Ordenar por se denomina Entonces por para las columnas adicionales.

7. Para volver a aplicar una ordenación de columna después de cambiar los datos, seleccione una celda del rango o tabla y, después, presione Ctrl+Alt+L.

   Nota

   Ctrl+Alt+ No se vuelve a aplicar una ordenación de fila.

Sugerencias para problemas de ordenación

Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, siga este procedimiento:

• Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado. Si los datos que ha ordenado contienen una o más fórmulas, los valores devueltos por dichas fórmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de cálculo. En este caso, vuelva a aplicar la ordenación para actualizar los resultados.
• Muestre filas y columnas antes de ordenar. Las columnas ocultas no se mueven al ordenar columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar los datos, muestre las columnas y filas ocultas.
• Compruebe la configuración regional. Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en el Panel de control del equipo.
• Active o desactive la fila de encabezados. Normalmente, se recomienda tener una fila de encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil comprender el significado de los datos. De forma predeterminada, el valor del encabezado no se incluye en la operación de ordenación. En ocasiones, es posible que tenga que activar o desactivar el título para que el valor del encabezado esté o no incluido en la operación de ordenación.
• Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, presione Alt+H, S, U. En el cuadro de diálogo Orden personalizado , seleccione la casilla Mis datos tienen encabezados .
• Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no es un encabezado de columna, presione Alt+H, S, U. En el cuadro de diálogo Orden personalizado , desactive la casilla Mis datos tienen encabezados .

Filtrar datos en una tabla

Cuando coloca los datos en una tabla, Excel agrega automáticamente un menú desplegable Filtro automático a cada encabezado de columna. Puede abrir este menú para filtrar rápidamente. Para quitar el menú desplegable Filtro automático de un encabezado de columna, seleccione el encabezado y presione Ctrl+Mayús+L.

1. En el encabezado de tabla de la columna que desea filtrar, presione alt+tecla dedirección abajo. Se abrirá el menú desplegable Filtro automático y escuchará "Menú".
2. En el menú Filtro automático, si la columna tiene números, use la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta Filtros de número y presione Entrar. Si la columna tiene entradas de texto, use la tecla de flecha abajo para desplazarse hasta Filtros de texto y presione Entrar. Se abrirá el submenú y escuchará "Es igual a".
3. Para desplazarse hasta la opción de filtrado que quiera usar, use las teclas de dirección y presione Entrar. Se abrirá el cuadro de diálogo Filtro automático personalizado y escuchará "Autofiltro personalizado".
4. Escriba o seleccione las condiciones de filtrado.
   Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, seleccione Mayor o igual que y, a continuación, escriba el número que tenga en mente en el siguiente cuadro combinado.
   Para filtrar por dos condiciones, escriba las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de cuadros combinados de edición. Para que ambas condiciones sean verdaderas, presione Mayús+A para seleccionar la condición Y . Para que cualquiera de las condiciones sea verdadera, presione Mayús+O para seleccionar la condición O .
5. Para cerrar el cuadro de diálogo, presione la tecla Tab hasta que oiga "Botón Aceptar" y, después, presione Entrar.

Filtrar datos en un rango

1. Seleccione las celdas que quiera filtrar. Vaya a la celda que desee como la celda superior izquierda de la selección. Mantenga presionada la tecla Mayús y use las teclas de dirección derecha y abajo para expandir el rango de celdas seleccionado.
2. Presione Ctrl+Mayús+L. Excel agrega un menú desplegable Filtro automático a la primera celda de cada columna del rango.
3. En el encabezado de tabla de la columna que desea filtrar, presione alt+tecla dedirección abajo. Se abrirá el menú desplegable Filtro automático y escuchará "Menú".
4. Use las teclas de dirección y la tecla Tab para desplazarse hasta las opciones de filtrado que desee. Use la barra espaciadora para activar o desactivar una casilla de valor de filtro.
5. Cuando realice las selecciones, presione Entrar para aplicar el filtro.

Para borrar el filtro y quitar los menús desplegables filtro automático, seleccione cualquier celda del rango y presione Ctrl+Mayús+L.

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¿Necesita instrucciones sobre cómo filtrar datos en Excel, pero no con un lector de pantalla? Vea Filtrar datos en un rango o una tabla.

Contenido

• Colocar datos en una tabla
• Ordenar texto en una tabla
• Ordenar texto en un rango
• Filtrar datos en una tabla
• Filtrar datos en un rango
• Opciones de filtro para tablas

Colocar datos en una tabla

1. Seleccione los datos que desea filtrar.

2. Presione Ctrl+L para abrir el cuadro de diálogo Crear tabla . Escuchará "Crear tabla".

3. Si la tabla no contiene encabezados, presione Entrar después de abrir el cuadro de diálogo Crear tabla .

   Recomendación

   Si la tabla no contiene encabezados, Excel para la Web los crea insertando textos de marcador de posición en la primera fila. Los textos de marcador de posición predeterminados son Columna 1, Columna 2, Columna 3, etc. Puede cambiar el nombre del texto del encabezado haciendo clic en él y escribiendo el nombre que desee.

4. Si la tabla contiene encabezados, presione la tecla Tab hasta que oiga "La tabla tiene encabezados, casilla desactivada". Presione la barra espaciadora para seleccionar la casilla y, después, presione Entrar.

Ordenar texto en una tabla

1. Vaya a la fila de encabezado de la tabla con las teclas de dirección . Cuando se encuentre en la fila de encabezado, escuchará "Elemento de encabezado" después de la ubicación de la celda.
2. Presione la tecla dedirección derecha o izquierda para desplazarse hasta el encabezado de columna de los datos que quiera ordenar.
3. Presione Alt+Tecla de dirección abajo para abrir el menú de filtro y, después, presione la tecla TAB varias veces hasta que oiga lo siguiente: "Menú, Ordenar de la A a la Z, elemento de menú desactivado".
4. Las opciones que se muestran dependen del tipo de datos de la columna. Por ejemplo, puede ordenar datos numéricos de menor a mayor o de mayor a menor. Puede ordenar datos alfanuméricos de A a Z o de Z a A. También puede ordenar por color. Use la tecla deflecha abajo para examinar las opciones y presione Entrar para seleccionar una opción. Escuchará "Ordenado", seguido de la opción seleccionada.

Ordenar texto en un rango

1. Use las teclas de dirección para ir a una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o a una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2. Presiona la tecla del logotipo de Windows Alt+, A. Se abrirá la pestaña Datos y escuchará "Pestañas de la cinta de opciones, Seleccionado, elemento de pestaña Datos".
3. Siga uno de estos procedimientos:
   • Para ordenar en orden alfanumérico ascendente (ordenar de la A a la Z), presione S y después A.
   • Para ordenar en orden alfanumérico descendente (ordenar de Z a A), presione S y después D.

Filtrar datos en una tabla

1. Seleccione la celda del encabezado de la columna que desea filtrar.
2. Presione alt+ tecla de direcciónabajo para abrir el menú desplegable Filtrar y ordenar.
3. Presione la teclade flecha abajo hasta que oiga "Filtros de texto" o "Filtros de número" y, después, presione Entrar para acceder al submenú. Si la columna contiene solo texto o una combinación de texto y números, escuchará “Filtros de texto”. Escuchará "Filtros de número" si la columna contiene solo números.
4. Presione la tecla de flecha abajo en el submenú hasta que oiga el nombre del filtro que quiere aplicar a los datos y, después, presione Entrar. Se abrirá un cuadro de diálogo Filtro personalizado para cada opción de filtro. Cuando se abra el cuadro de diálogo, escuchará "Cuadro de diálogo Filtro personalizado, foco en la edición" y, cuando se complete la acción, escuchará "Filtro aplicado".
   Presione la tecla TAB para desplazarse por los campos del cuadro de diálogo Filtro personalizado , incluidos los botones de radio Y/O .
5. Para borrar un filtro aplicado, primero seleccione la celda de encabezado de la columna que desea restablecer. Si selecciona la celda A1, por ejemplo, presione alt+ tecla deflecha abajo para expandir el menú desplegable y, después, presione la tecla de flecha abajo hasta que oiga "Borrar filtro de columna 1". Presione Entrar para realizar una selección. Cuando se complete la acción, escuchará "No se aplicó ningún filtro". Si ha cambiado el nombre del texto del encabezado de la celda A1, escuchará el nombre del encabezado en lugar de "Columna 1".

Filtrar datos en un rango

1. Seleccione las celdas que quiera filtrar. Vaya a la celda que desea que sea la celda superior izquierda de la selección, mantenga presionada la tecla Mayúsabajo y use las teclas de direcciónderecha y abajo para expandir el rango de celdas seleccionado.
2. Presione Ctrl+Mayús+L. Excel agrega un menú desplegable Filtro automático a la primera celda de cada columna del rango.
3. Seleccione la celda con el menú desplegable Filtro automático. Presione Alt+Tecla dedirección abajo. Se abrirá el menú desplegable Filtro automático y escuchará "Menú".
4. Use las teclas de dirección y la tecla Tab para desplazarse hasta las opciones de filtrado que desee. Use la barra espaciadora para activar o desactivar una casilla de valor de filtro.
5. Cuando haya realizado las selecciones, presione Entrar para aplicar el filtro.
6. Para borrar el filtro y quitar los menús desplegables filtro automático, seleccione cualquier celda del rango y presione Ctrl+Mayús+L.

Opciones de filtro para tablas

Opciones de filtros de número

• Es igual a: filtra la columna para mostrar el número exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado.
• No es igual a: filtra la columna para mostrar todos los números excepto el número exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado.
• Mayor que: filtra la columna para mostrar todos los números con un valor mayor al del número que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado.
• Menor que: filtra la columna para mostrar todos los números con un valor menor al del número que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado.
• Entre: filtra la columna para mostrar todos los números dentro de un rango numérico específico. Escriba el rango en los dos cuadros de diálogo Filtro personalizado proporcionados.
• Diez mejores: filtra la columna para mostrar los números con los valores numéricos o porcentajes superiores o inferiores. Cuando se abra el cuadro de diálogo, escuchará el nombre de la celda activa y “El foco está en editar 10”. El cuadro de diálogo muestra de forma predeterminada los 10 números superiores (denominados elementos), pero puede cambiar este número por cualquier valor. Para filtrar porcentajes en lugar de números, presione la tecla Tab hasta que oiga "Elementos" y, después, presione Alt+ Tecla de direcciónabajo. Presione la tecla flecha abajo hasta que oiga "Porcentaje" y, después, presione Entrar. Para filtrar los números o porcentajes inferiores, presione la tecla Tab hasta que oiga: "Cuadro combinado editable Superior". Presione Alt+Tecla dedirección abajo. Después, presione la tecla deflecha abajo para seleccionar "Inferior" y, después, presione Entrar.
• Superior al promedio: filtra la columna para mostrar los números que están por encima del valor promedio de todos los números de la columna.
• Inferior al promedio: filtra la columna para mostrar los números que están por debajo del valor promedio de todos los números de la columna.
• Filtro personalizado : use esta opción para elegir el filtro que desea aplicar a los datos numéricos en un menú desplegable. Para usar esta opción, primero escriba el número que desea filtrar en el cuadro de diálogo. Después, presione la tecla Tab hasta que oiga "Cuadro combinado editable". Presione alt+tecla dedirección abajo para ver el menú desplegable. Use la teclade flecha abajo para seleccionar el filtro que quiera y, después, presione Entrar. Cuando se complete la acción, escuchará "Filtro aplicado".

Opciones de filtros de texto

• Es igual a : filtra la columna para mostrar el texto exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado .
• No es igual a: filtra la columna para mostrar todo excepto el texto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado .
• Comienza por : filtra la columna para mostrar los datos que comienzan con el texto exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado . El texto puede tener cualquier terminación.
• Termina con : filtra la columna para mostrar los datos que terminan con el texto exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado . El texto puede tener cualquier principio.
• Contiene : filtra la columna para mostrar los datos que incluyen el texto exacto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado .
• No contiene : filtra la columna para mostrar los datos que no incluyen el texto que escriba en el cuadro de diálogo Filtro personalizado .
• Filtro personalizado : le permite elegir el filtro que desea aplicar a los datos en un menú desplegable. Para usar esta opción, primero escriba el texto que desea filtrar. Después, presione la tecla Tab hasta que oiga "Cuadro combinado editable". Presione alt+tecla dedirección abajo para ver el menú desplegable. Use la teclade flecha abajo para seleccionar el filtro que quiera y, después, presione Entrar. Cuando se complete la acción, escuchará "Filtro aplicado".

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