Puede cambiar las propiedades de un rango de datos externo para controlar los datos que se han importado a una hoja de cálculo a través de una conexión a un origen de datos externo, como una base de datos, una consulta web o un archivo de texto.
Más información sobre los rangos de datos externos y sus propiedades
Un rango de datos externos es un nombre definido o un nombre de tabla que define la ubicación de los datos que se incorporan a una hoja de cálculo. Al conectarse a datos externos, Excel crea automáticamente un rango de datos externos. La única excepción a esto es un informe de tabla dinámica conectado a un origen de datos: un informe de tabla dinámica no usa un rango de datos externo. En Excel, puede dar formato y diseño a un rango de datos externos o usarlo en cálculos, como con cualquier otro dato.
Propiedades de rango de datos externos
Un rango de datos externos tiene propiedades adicionales (que no deben confundirse con propiedades de consulta o conexión) que puede usar para controlar los datos, como la conservación del formato de celda y el ancho de columna. Puede cambiar estas propiedades del rango de datos externos haciendo clic en Propiedades en el grupo Conexiones de la pestaña Datos . A continuación, realice los cambios mediante los siguientes pasos:
- Para rangos de datos externos creados a partir de Microsoft Query y el Asistente para conexión de datos, use el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos .
- Para los rangos de datos externos que se crean a partir de un archivo de texto importado o de una consulta web que recupera datos HTML, use el cuadro de diálogo Propiedades de rango de datos externos .
- Para los rangos de datos externos que se crean a partir de una consulta Web que recupera datos XML, use el cuadro de diálogo Propiedades de mapa XML .
Buscar un rango de datos externo
- Seleccione la hoja de cálculo en la que desea buscar un rango de datos externo.
- En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y luego en el nombre del rango de datos externos que desee.
Cambiar el nombre de un rango de datos externo
- Seleccione Administrador de nombres de fórmulas>.
- En el cuadro de diálogo Administrador de nombres , haga clic en el nombre del rango de datos externo y, a continuación, haga clic en Editar. También puede hacer doble clic en el nombre.
- En el cuadro de diálogo Editar nombre , escriba el nuevo nombre de la referencia en el cuadro Nombre .
Nota
El botón Cerrar cierra solo el cuadro de diálogo del Administrador de nombres . No es necesario hacer clic en Cerrar para confirmar los cambios que ya ha realizado.
Cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo
Puede cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo que se creó a partir de Microsoft Query, un archivo de texto importado, una consulta web o el Asistente para conexión de datos.
Cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo creado a partir de Microsoft Query
- Haga clic en una celda del rango de datos externos para el que desea cambiar la consulta subyacente.
- Seleccione Propiedades de datos>.
- En el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos, haga clic en Propiedades de propiedades de conexión
. - En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión , haga clic en la pestaña Definición y, después, en Editar consulta.
Para obtener más información sobre cómo crear y editar consultas en Microsoft Query, vea la Ayuda de Microsoft Query.
Cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo creado a partir de un archivo de texto importado
- Haga clic en una celda del rango de datos externos para el que desea cambiar la consulta subyacente.
- Seleccione la pestañaConexionesde datos>& Conexiones de consultas>, haga clic con el botón derecho en la conexión que desee y luego seleccione Propiedades.
- En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión , haga clic en la pestaña Definición y, después, en Editar consulta.
- En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto , haga clic en Importar.
- Realice cambios en el archivo de texto importado en el Asistente para importar texto y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Para obtener más información sobre cómo importar archivos de texto, vea Importar o exportar archivos de texto.
Cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo creado a partir de una consulta web
- Haga clic en una celda del rango de datos externos para el que desea cambiar la consulta subyacente.
- Seleccione Propiedades de datos>.
- Seleccione la pestañaConexionesde datos>& Conexiones de consultas>, haga clic con el botón derecho en la conexión que desee y luego seleccione Propiedades.
- En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión , haga clic en la pestaña Definición y, después, en Editar consulta.
- Realice cambios en la consulta Web en el cuadro de diálogo Editar consulta Web y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Para obtener más información acerca de cómo crear y editar consultas web, consulte Conectarse a una página web.
Cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externo creado mediante el Asistente para conexión de datos
Haga clic en una celda del rango de datos externos para el que desea cambiar la consulta subyacente.
Seleccione Propiedades de datos>.
En el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos, haga clic en Propiedades de propiedades de conexión
.En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión , haga clic en la pestaña Definición .
Siga uno de estos procedimientos:
En el cuadro Tipo de comando, haga clic en Tabla y, a continuación, cambie el valor por el nombre de una tabla, vista o consulta apropiada.
En el cuadro Tipo de comando , haga clic en SQL o Predeterminado y, a continuación, en el cuadro de texto Comando , edite la instrucción SQL.
Nota
Según cómo se haya definido la conexión, es posible que el cuadro Tipo de comando no esté disponible (aparece atenuado).
Copiar un rango de datos externo y su consulta subyacente
- En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y seleccione el nombre del rango de datos externo que desee copiar.
En una tabla de Excel, seleccione el nombre del rango y, después, presione CTRL+A para seleccionar los encabezados de tabla.
Si desea incluir etiquetas de columna o fórmulas que no formen parte del rango de datos externo, seleccione las celdas que contienen las etiquetas de columna o fórmulas que desea copiar. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre en la barra de fórmulas y haga clic en el nombre del rango de datos externo que desee copiar. - Seleccione Copia Inicial>.
- Cambie al libro en el que quiere pegar el rango de datos externo.
- Haga clic en la celda superior izquierda del área de pegado.
Para asegurarse de que los datos externos no reemplacen los datos existentes, asegúrese de que la hoja de cálculo no tenga datos debajo o a la derecha de la celda en la que haga clic. - En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.
Nota
Si copia solo parte de un rango de datos externo, la consulta subyacente no se copia y los datos copiados no se pueden actualizar.
Especificar cómo se agregan los nuevos datos a un rango de datos externo
Puede controlar cómo administrar un conjunto de datos más pequeño o más grande que se devuelve a Excel cuando se actualizan los datos.
Seleccione Propiedades de datos>.
En el cuadro de diálogo Propiedades de rango de datos externo , en Si el número de filas del rango de datos cambia al actualizar, haga clic en una de las opciones siguientes:
Insertar celdas para datos nuevos, eliminar celdas sin usar
Nota
- Cuando se agregan una o varias filas en el origen de datos, las celdas que se encuentran directamente debajo del rango de datos externos se mueven hacia abajo, pero las celdas situadas a la derecha del rango de datos externo no se mueven.
- Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas que se encuentran directamente debajo del rango de datos externos se mueven hacia arriba, pero las celdas situadas a la derecha del rango de datos externos no se mueven.
Insertar filas enteras para nuevos datos, borrar las celdas sin usar
Nota
- Cuando se agregan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externos se mueven hacia abajo.
- Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externo no se mueven.
Sobrescribir celdas existentes con nuevos datos, borrar las celdas no utilizadas
Nota
- Cuando se agregan una o varias filas en el origen de datos, las celdas que se encuentran directamente debajo del rango de datos externos se sobrescriben, pero las celdas situadas a la derecha del rango de datos externo no se mueven.
- Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externo no se mueven.
Especificar el formato y el diseño de los datos
Seleccione Propiedades de datos>.
En Formato y diseño de datos, siga uno o varios de estos procedimientos:
Para incluir nombres de campo como la primera fila, active la casilla Incluir nombres de campo .
Para agregar una columna de números de fila, active la casilla Incluir números de fila .
Nota
Esta casilla no está disponible para un archivo de texto, un archivo XML o una consulta Web importados.
Para conservar el formato de celda que aplique, active la casilla Conservar el formato de celda .
Nota
Para una consulta web, esta opción se desactiva automáticamente al seleccionar Formato HTML completo en el cuadro de diálogo Opciones . Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones desde el cuadro de diálogo Editar consulta .
Para conservar los anchos de columna establecidos, active la casilla Ajustar ancho de columna .
Para conservar la ordenación, el filtrado y el diseño de columnas que aplica, active la casilla Conservar ordenación, filtro y diseño de columnas .
Nota
Esta casilla no está disponible para una consulta web.
Para conservar el filtrado de columnas que aplica, active la casilla Conservar filtro de columnas .
Nota
Esta casilla solo está disponible para una consulta Web basada en datos XML.
Inmovilizar datos en un rango de datos externo
Al inmovilizar un rango de datos externo se conservan los datos, pero no su consulta subyacente, por lo que no se puede actualizar un rango de datos externo inmovilizado.
Inmovilizar datos en una tabla de Excel
- Haga clic en la hoja de cálculo que contiene la tabla de Excel de la que desea quitar la conexión de datos.
- En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y, después, en el nombre del rango de datos externo del que desea quitar la conexión de datos. A continuación, se selecciona el rango de datos.
- En la pestaña Herramientas , en el grupo Datos de tabla externos , haga clic en Desvincular. El rango de datos permanece y sigue llevando el mismo nombre, pero la conexión se elimina.
Eliminar un rango de datos externo
- Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el rango de datos externos que desea eliminar.
- En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y, después, haga clic en el nombre del rango de datos externo que desea eliminar.
Si el rango de datos externos es una tabla de Excel, presione CTRL+A para seleccionar toda la tabla. - Para eliminar el rango de datos externo, presione SUPRIMIR.
- Para eliminar la consulta subyacente, haga clic en Sí cuando Excel se lo pida.