En el área de trabajo híbrida, puede ser necesario evaluar el ritmo de negocio de su equipo y las organizaciones, como en cómo y cuándo se hace el trabajo conjunto estratégicamente para garantizar la productividad general del equipo. Esto puede significar decidir qué días son los más adecuados para las reuniones en persona y qué tipo de trabajo se puede realizar de forma remota. Además, es importante pensar en cómo su organización debe planear el trabajo en torno a objetivos y objetivos mensuales, trimestrales o semianuales.
Para configurar el equipo para que tenga éxito, considere la posibilidad de dar un paso atrás para ver el panorama general y responder a las siguientes preguntas:
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¿Cómo podemos diseñar programaciones de reuniones en función de objetivos específicos o puntos de control?
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¿Cuándo serán necesarias reuniones (en persona o remotas)? ¿Y cuándo son opcionales?
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¿Cómo sabremos cuándo hemos programado demasiadas reuniones?
Después, revise los ejemplos de escenarios ficticios de equipos para inspirarse en cómo usar las herramientas de Microsoft 365 para planear y diseñar la programación de reuniones y los canales de colaboración oficiales de su equipo.
Cómo se configura un equipo de marketing para lograr el éxito
En este ejemplo ficticio, un equipo de marketing diseña la programación de la reunión de equipo en torno a los lanzamientos de productos planeados a lo largo del año. El equipo decide qué tipo de herramientas y canales de colaboración se adaptarán mejor a los objetivos de la organización.
En primer lugar, el equipo documenta necesidades y objetivos conocidos
Factores que afectan a la forma en que el equipo programa las reuniones del equipo:
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Los productos se publican trimestralmente
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Las versiones de productos son de todo el mundo y se tienen en cuenta las programaciones internacionales
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Los objetivos del equipo de marketing se notifican dos veces al año
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El equipo prefiere trabajar 2 días a la semana en la oficina y 3 días desde una ubicación remota
Factores que afectan a qué herramientas y canales de comunicación se usan:
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El equipo trabaja con varios partners externos de diferentes organizaciones
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Se accederá a los activos de marketing desde aplicaciones de escritorio y móviles
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El equipo es responsable de comunicar el estado del proyecto y las noticias de marketing
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El equipo necesita ayuda para almacenar y compartir archivos de forma segura en toda la organización
A continuación, el equipo configura los sitios de SharePoint y los canales de Microsoft Teams
El equipo da prioridad a tres escenarios de colaboración y crea una combinación de equipos de SharePoint y sitios de colaboración que no admiten varias funciones de marketing descritas anteriormente.
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Colaboración en equipo |
Colaboración organizativa |
Colaboración externa |
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A continuación, el equipo planea y programa reuniones
El equipo decidió que las reuniones periódicas del equipo son más valiosas en persona y deben tener lugar cada dos semanas. Otras reuniones de equipo son específicas de los productos y solo tienen lugar antes del lanzamiento del producto.
Ejemplo de una programación de reunión de equipo trimestral:
Mes 1
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Lunes |
Tuesday |
Wednesday |
Jueves |
Friday |
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Reunión de equipo |
Producto una reunión |
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Producto una reunión |
Producto una reunión |
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Reunión de equipo |
Producto una reunión |
Lanzamiento del producto A |
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Mes 2
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Lunes |
Tuesday |
Wednesday |
Jueves |
Friday |
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Reunión del producto B |
Reunión del producto B |
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Reunión de equipo |
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Reunión del producto B |
Reunión del producto B |
Lanzamiento del producto B |
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Reunión de equipo |
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Mes 3
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Lunes |
Tuesday |
Wednesday |
Jueves |
Friday |
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Reunión de equipo |
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Reunión del producto C |
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Reunión de equipo |
Reunión del producto C |
Reunión del producto C |
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Reunión del producto C |
Lanzamiento del producto C |
