La característica de Office @mention hace que sea mucho más fácil conectar con compañeros de trabajo y los recursos necesarios a medida que colabora en la creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
Inicie sesión en Microsoft 365 con su cuenta profesional o educativa y abra un documento guardado en una biblioteca de SharePoint o OneDrive para el trabajo o la escuela.
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Nota
Para que esta característica funcione, debe haber iniciado sesión en Outlook en su PC.
Agregue un comentario desde el menú contextual o desde Revisar > nuevo comentario.
Escriba @ y las primeras letras del nombre o los apellidos de la persona y, a continuación, elija el nombre que desee (si todavía no tienen permiso para abrir el documento, se le pedirá que lo proporcione).
Recomendación
Para ser más informal, no dude en eliminar todo excepto el nombre de la persona en el @mention. Para incluir más personas, vuelva a escribir @ y mencione a otra persona.
Asignar tareas con @mentions
En Word, Excel o PowerPoint, puede usar @mentions para asignar una tarea a otro usuario al publicar un comentario o una respuesta. Al crear una tarea, se realiza un seguimiento de todas las interacciones y reasignaciones, para que pueda ver su historial. Aún puede responder a los comentarios asignados como tareas, resolver tareas resolviendo el comentario y volver a abrir las tareas reabriendo el hilo de comentarios.
Para crear una tarea:
Agregue un nuevo comentario o responda a uno ya existente.
Use una @mention en el comentario. Aparecerá la opción de asignar el comentario como una tarea a la persona mencionada.
Active la casilla Asignar a.
Publique el comentario o responda. La persona a la que se asigna la tarea recibirá un correo electrónico donde se le notificará que se le ha asignado una tarea. En el comentario, verá la tarea asignada.
Para reasignar una tarea:
Use una @mention en el campo de respuesta.
Active la casilla Reasignar a.
Publique la respuesta. La persona a la que se le ha asignado la tarea recibirá un correo electrónico donde se le notificará que se le ha asignado la tarea.
Para resolver la tarea que le fue asignada:
En la parte superior del comentario, mantenga el puntero sobre el círculo situado junto a Asignado a usted. Se mostrará una marca de verificación en el círculo.
Haga clic en el círculo con la marca de verificación para resolver la tarea.
Para volver a abrir una tarea resuelta:
- Abra el panel Comentarios.
- En la parte superior del comentario resuelto, haga clic en la flecha de volver a abrir.
Buscar y responder rápidamente a @mentions
En Word, Excel y PowerPoint, cuando alguien le mencione en un comentario, recibirá una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo que le lleva al comentario del archivo.
Además, la notificación por correo electrónico también muestra una vista previa del texto y el hilo de comentarios asociados al comentario, y puede responder al comentario directamente desde la notificación por correo electrónico.
Si se le menciona más de una vez, es posible que reciba varios vínculos de mención en un solo correo electrónico.
Nota
Esta característica no está disponible en inquilinos gubernamentales (GCC/GCC High/DoD) ni para los clientes que usan Microsoft 365 operado por 21Vianet.
Requisitos
Para responder a un comentario desde el correo electrónico de notificación, debe usar Outlook para Windows, Outlook en la Web o Outlook Mobile.
Cómo desactivar las vistas previas de contexto
Los administradores pueden usar un cmdlet de SharePoint PowerShell para desactivar las vistas previas de contexto:
Instale la última versión del módulo de SharePoint Online Services para Windows PowerShell.
Conéctese a su inquilino mediante Connect-SPOService.
Ejecute el siguiente cmdlet: Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false
Nota
Email las notificaciones de comentarios realizados en archivos que tengan derechos protegidos o marcados como confidenciales a través de reglas DLP no incluirán una vista previa del contexto ni respuestas en línea, independientemente de si la característica está activada o desactivada.
Cómo desactivar las notificaciones de comentarios en OneDrive y SharePoint
De forma predeterminada, el creador del documento original y los participantes de un hilo de comentarios reciben una notificación cada vez que alguien crea o actualiza un hilo de comentarios. Si prefiere no recibir notificaciones de comentarios, puede desactivarlas.
No hay una configuración para desactivar las notificaciones de comentarios de forma global. Cada participante de un hilo de comentarios debe hacerlo por sí mismo en OneDrive. La configuración de OneDrive afecta al archivo tanto en OneDrive como en SharePoint. Para desactivar las notificaciones de comentarios, haga lo siguiente:
En una nueva pestaña del explorador de Microsoft Edge, seleccione el Iniciador de aplicaciones y, a continuación, seleccione OneDrive.
Vaya a Configuración de>OneDrive.
En Configuración de notificaciones, desactive Notificación por correo electrónico cuando otros usuarios respondan a mis comentarios y Notificación por correo electrónico cuando otros usuarios comenten en mis documentos.
No se pudieron desactivar las notificaciones en Outlook
En la parte inferior del correo electrónico de notificación que reciba en Outlook hay una configuración que le permite desactivar las notificaciones para cualquier comentario o actualización adicional de un hilo de comentarios que el creador del documento original o cualquier participante realicen en el archivo.
Esta configuración funciona solo para un archivo individual. Si recibe notificaciones de comentarios realizados en varios archivos, deberá desactivar Notificaciones para este archivo para cada archivo.
Seguridad de los datos de comentarios
Microsoft no almacena ningún dato de comentarios internamente. Todos los comentarios entre los participantes de un hilo de comentarios se almacenan solo en sus dispositivos. Microsoft no tiene acceso para ver ninguno de sus comentarios.
Mencionar fuera de su organización
Las menciones están restringidas a personas de su organización. Menciones excluye a invitados y usuarios de otros espacios empresariales en una configuración multiinquilino.