El Calendario de Outlook se integra completamente con el correo electrónico, los contactos y otras características. Esta integración convierte al componente de Calendar en una de las características más populares de Outlook. En este artículo, lo guiaremos a través del uso de las diversas funciones del Calendario. Además, le presentaremos las mejoras del calendario dirigidas específicamente a que su experiencia sea más coherente.
Trabajar en un escenario de administrador y delegado
Si su organización se lo permite, configure Outlook para conectarse con su buzón de Exchange ejecutando Modo caché de Exchange. De esta forma, el rendimiento obtenido es mejor.
Las versiones más recientes de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook para iOS, Outlook para Android y Microsoft Outlook para Mac incluyen numerosas mejoras en la característica de delegado.
Para los nuevos escenarios de uso compartido de modelos (REST), se recomienda usar los niveles de permisos simplificados (puede editar, puede ver títulos y ubicaciones, etc.) en lugar de personalizar los permisos para los delegados. Los niveles de permisos personalizados no se admiten en el uso compartido de nuevos modelos y pueden generar resultados inesperados. Es técnicamente posible que varios delegados en el mismo administrador utilicen una combinación de uso compartido del modelo antiguo (MAPI) y del nuevo modelo (REST). Recomendamos que todas las relaciones entre administrador y delegado se configuren en el nuevo modelo de uso compartido.
Limitar el número de delegados
Outlook no pone límites al número de delegados que puede agregar. Ahora bien, recomendamos que solo conceda permisos de Editor a un (1) delegado. Así podrá realizar el seguimiento de cuándo y cómo se procesó una reunión. Teniendo en cuenta que un delegado puede emplear varios dispositivos para acceder a sus datos, si tiene varios delegados con permisos de Editor, le resultará muy difícil determinar por qué faltan reuniones o estas han caducado.
Incluso si solo concede permisos de editor a un delegado, evite agregar un gran número de delegados con permisos de revisor o colaborador . Esto se debe a que agregar un gran número de delegados puede agotar otros recursos. Por ejemplo, se puede alcanzar el límite de tamaño de los datos de la regla. Al agregar un delegado, se producen varios cambios:
- Outlook aplica permisos a las carpetas pertinentes.
- El atributo PublicDelegates de Active Directory se actualiza para agregar los permisos de envío en nombre del delegado.
- Outlook agrega el delegado a una regla de reenvío del buzón del administrador. De esta forma, las convocatorias de reunión se reenvían al delegado.
- Outlook guarda la información adicional del delegado en el buzón del administrador.
Cada una de las áreas del componente puede tener límites diferentes. Rozar estos límites puede repercutir en el rendimiento y la estabilidad.
Notas:
- Durante la fase de desarrollo y prueba del producto, Microsoft recurrió a un máximo de cuatro (4) delegados. Además, los delegados solo usaron Outlook. No se incluyeron dispositivos en la prueba.
- Si el delegado que tiene permisos de Editor debe sustituirse temporalmente o indefinidamente, cambie los permisos de Editor a Revisor o a ninguno. Después, conceda permisos de Editor al delegado nuevo o de respaldo.
Nota
No es compatible establecer un grupo de seguridad como delegado; En su lugar, los usuarios individuales deben configurarse como delegados.
Trabajar con reuniones periódicas
Establecer las fechas de finalización y limitar el número de apariciones
Con Outlook es fácil programar una reunión que se celebre periódicamente. Le recomendamos que establezca siempre una fecha de finalización y que limite las series de reuniones periódicas a un número concreto de repeticiones. Probablemente, las reuniones periódicas necesitarán, en algún momento, que se introduzcan modificaciones. Por ejemplo, se agregarán o se eliminarán asistentes de una reunión, o bien la ubicación o la hora de la reunión cambiarán por vacaciones o por circunstancias imprevistas. Outlook guarda todos estos cambios como excepción de la reunión. Ahora bien, las reuniones que tienen un gran número de excepciones producen series de reuniones difíciles de administrar. Además, se pueden ocasionar comportamientos imprevisibles. Siempre existe la posibilidad de crear una serie de reuniones cuando la serie en curso finalice. Cuando piense en el número de repeticiones, tenga en cuenta la frecuencia. En el transcurso de un año, una reunión que tenga lugar dos veces a la semana se celebrará unas 90 veces más que una reunión mensual en el mismo período de tiempo.
Finalizar una reunión periódica antes de la fecha de finalización original
Aunque existe la posibilidad de cancelar una reunión periódica, es mejor cambiar la fecha de finalización de la serie de reuniones. De esta forma, todo el mundo puede conservar un registro de las reuniones que se celebraron en el pasado. Si, por el contrario, cancela la reunión periódica, el historial se perderá. La mejor solución es establecer una nueva fecha de finalización y enviar la actualización a todos los asistentes. Así, la serie de reuniones finalizará antes y, además, conservará un registro de las reuniones anteriores.
Nota
- En este caso, las excepciones asociadas a la reunión periódica se pierden. Para obtener más información sobre las excepciones, consulte "Establecer fechas de finalización y limitar el número de repeticiones" más arriba.
- Este procedimiento recomendado también se aplica cuando necesita cambiar el Asunto de una serie de reuniones existente. Finalice la serie de reuniones antes y cree una nueva reunión periódica con un asunto diferente.
Para obtener más información sobre cómo cancelar todas las reuniones futuras de una serie, consulte: Cancelar todas las reuniones futuras de una serie
Cambiar el organizador
Outlook no proporciona ninguna forma de cambiar el organizador de una reunión. Si quiere cambiar el organizador de una reunión periódica, deberá finalizar dicha reunión periódica. Para ello, establezca una fecha de finalización anterior y envíe la actualización a todos los asistentes. Después de este paso, el nuevo organizador deberá crear una reunión periódica nueva.
Para más información sobre cómo establecer una fecha de finalización anterior, vea Cancelar una reunión.
Evitar usar una reunión periódica para compartir datos adjuntos
Los datos adjuntos incrementan la complejidad de las excepciones de las reuniones periódicas. Cada excepción contiene su propia copia de los datos adjuntos. A medida que se agregan excepciones a las reuniones periódicas, se crean nuevas copias de los datos adjuntos. Si cambia un conjunto de datos adjuntos, estos cambios no se distribuyen a las demás excepciones. Si necesita que todos los asistentes tengan la copia más reciente de los cambios de una reunión determinada, se recomienda, siempre que sea posible, guardar los datos adjuntos en SharePoint o OneDrive y compartirlos con un vínculo.
Nota
Las acciones de agregar y quitar datos adjuntos en reuniones independientes no periódicas son totalmente compatibles.
Procesar todas las convocatorias y las cancelaciones de reuniones
Aunque puede eliminar directamente una convocatoria de reunión desde la bandeja de entrada, es mejor que procese correctamente la convocatoria de reunión, aceptándola o rechazándola. Ejecute siempre el comando Quitar del calendario para procesar las cancelaciones de reuniones desde la bandeja de entrada. Evite procesar las reuniones directamente desde el módulo Calendario.
Evitar copiar reuniones
Por diseño, Outlook quita cualquier vínculo entre una reunión copiada y la reunión original. Esto ayuda a evitar incoherencias. Las versiones más recientes de Outlook agregan la cadena de texto "Copy:" al asunto. Esto facilita la identificación de las copias de reuniones.
A partir de la versión 2311 de Outlook, ya no se admite la copia de reuniones. Se trata de un cambio intencionado para evitar la copia de reuniones. Las acciones que están relacionadas con la copia de reuniones dan resultados inesperados, así que le recomendamos que evite copiarlas. Esta ha sido una práctica recomendada documentada desde hace mucho tiempo. Para limitar los resultados inesperados, el equipo de Outlook implementó el bloqueo de la copia de reuniones.
Para obtener más información sobre la actualización reciente para bloquear la copia de reuniones, consulte:
Outlook bloquea la copia de reuniones con "No se admite la copia de reuniones".
Reenviar convocatorias de reunión
Cuando usa Outlook para reenviar una reunión a alguien que no fue invitado originalmente a la reunión, Outlook envía una notificación de reenvío de reunión al organizador de la reunión. Cuando el organizador recibe la notificación de la reunión, el nuevo asistente se agrega a la reunión del organizador. Si los demás asistentes deben estar informados de que se ha agregado otro asistente, el organizador debe abrir la reunión y enviar una actualización de la misma a todos los asistentes.
Nota
- No se recomienda que los organizadores reenvíen sus propios eventos del calendario, ya que pueden producirse comportamientos inesperados. En su lugar, los organizadores deben usar los campos obligatorios u opcionales para agregar o quitar asistentes. Esto también se aplica a un delegado que administra un calendario en nombre del organizador.
- Si desea informar a alguien sobre una reunión, pero no invitarlo, basta con arrastrar la convocatoria de reunión de su calendario al icono de Correo de la esquina inferior izquierda de Outlook. Se abrirá un correo electrónico con información sobre la reunión que puede enviar. Tenga en cuenta que este correo electrónico no agrega los destinatarios a la reunión y solo contiene información de la reunión, como la fecha, la hora, el asunto y la agenda.
Para usuarios de Microsoft Exchange
Microsoft Exchange Server 2007 también introdujo las notificaciones de reenvío de reunión como parte de la función Supervisor de calendario. Si usa Outlook para conectarse a un buzón que se encuentra en una organización de Exchange Server, el comportamiento de la notificación de reenvío de reunión estará sujeto a la configuración de Exchange, si el administrador de Exchange lo ha configurado. Por ejemplo, el administrador de Exchange puede evitar que se envíe la notificación de reenvío de reunión a los dominios remotos.
Por lo general, recomendamos que un asistente no reenvíe una reunión si no se encuentra en la misma organización de Exchange que el organizador, salvo que se cumplan todas las condiciones siguientes:
- El asistente usa Microsoft Outlook 2010 o una versión posterior.
- El administrador de Exchange del asistente permite que las notificaciones de reenvío de reuniones se envíen a dominios remotos.
- El organizador usa un cliente de Microsoft Outlook.
En el caso de un asistente que use un sistema de correo que no sea Exchange, normalmente recomendamos que no reenvíe una reunión, a menos que se cumplan las condiciones siguientes:
- El asistente usa Microsoft Outlook 2010 o una versión posterior.
- El organizador usa un cliente de Microsoft Outlook.
Si por cualquier motivo el organizador no recibe la notificación de reenvío de la reunión, los asistentes a la reunión no se agregan a la reunión del organizador. Si, posteriormente, el organizador cambia la reunión y envía una actualización, esta actualización solo se envía a los invitados originales. Los asistentes que recibieron antes la copia reenviada de la reunión no recibirán la actualización.
Si estas limitaciones impiden que reenvíe convocatorias a reuniones de forma coherente y con éxito, la mejor solución es pedir al organizador de la reunión que agregue a los asistentes a quienes quiera enviar la notificación. Es importante pedir al organizador de la reunión que agregue los asistentes deseados si no está seguro de que tanto su entorno como el de los asistentes deseados cumplan las condiciones anteriores.
Nota
Los delegados de Outlook no reciben notificaciones de reenvío de reunión.
Recomendaciones suplementarias para los usuarios de Microsoft Exchange
Mantener los dispositivos que se conectan al calendario
Compruebe que todos los dispositivos que estén conectados a su calendario tengan instaladas las últimas actualizaciones. Algunos dispositivos usan Exchange ActiveSync para sincronizar el calendario y otras carpetas. Estos dispositivos incluyen Outlook para iOS, Outlook para Android, Apple iOS y dispositivos Android. Los dispositivos Research In Motion (RIM) BlackBerry y otros dispositivos también se pueden sincronizar con el calendario.
Nota
En algunos casos, varios clientes y dispositivos de Outlook pueden modificar elementos al mismo tiempo, lo que puede llegar a producir conflictos. Para reducir al máximo la posibilidad de que esto ocurra, no procese el mismo elemento en dos o más clientes o dispositivos en un período de tiempo que sea relativamente corto.
Mantener complementos que se integran en Outlook
La mayoría de los complementos de Outlook, si no todos, tienen acceso a los datos de Outlook. Un complemento puede cambiar un elemento de Outlook que esté editando al mismo tiempo, ya sea en Outlook o en otro dispositivo. Esto puede generar conflictos. Para minimizar la probabilidad, asegúrese de instalar las actualizaciones más recientes para los complementos o programas que se integren con Outlook. Desinstale o deshabilite cualquiera de estos programas y complementos que no utilice o que no necesite integrar con Outlook.
Nota
En algunos casos, varios clientes y dispositivos de Outlook pueden modificar elementos al mismo tiempo, lo que puede llegar a producir conflictos. Para reducir al máximo la posibilidad de que esto ocurra, no procese el mismo elemento en dos o más clientes o dispositivos en un período de tiempo que sea relativamente corto.