Obtenga información sobre lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación profesional por correo electrónico en Outlook.
En este artículo
- Cosas que deben hacerse
- Lo que no se debe hacer
- Cómo usar listas de distribución y grupos de contactos (DL)
- Cómo insertar comentarios
- Cuándo usar Cco
- Preparación para las vacaciones
Cosas que deben hacerse
Las siguientes reglas ayudarán a que sus correos electrónicos se vean profesionales y transmitan su mensaje.
Lea el mensaje antes de enviarlo.
Haga el asunto descriptivo y orientado a la acción. Por ejemplo: "Gerentes: envíe las fechas de retiro de su tablero" contiene tanto el nombre del grupo como una acción para que los destinatarios puedan saber rápidamente lo que deben hacer. Otros prefijos útiles incluyen "FYI:" y "Action Required".
Si se requiere acción, indique lo que quiere en la línea de asunto.
Cambie el asunto del mensaje si el tema de la conversación varía.
Los mensajes deben ser concisos e ir al grano.
Organice el contenido del mensaje de más importante a mínimo.
Considera poner en negrita la información importante.
Coloque los elementos de acción o las preguntas en líneas separadas para que se destaquen y se noten.
Nombres de personas en negrita al hacer preguntas. Por ejemplo: "Ryan: ¿Cuál es el estado del proyecto?" Si usa Outlook 2016 con Microsoft 365, consider using @Mentions.
Limite el número de personas a las que envía un mensaje a aquellos que necesitan leerlo.
- Ponga a las personas que necesitan estar informadas en la línea Cc .
- Ponga a las personas que necesitan responder o tomar medidas en la línea Para .
Use unafirmacuando corresponda, pero mantenga su firma simple, corta, profesional y, si es posible, libre de gráficos.
Si desea una respuesta inmediata, no envíe correos electrónicos. Llame por teléfono o envíe un mensaje instantáneo.
Si está en una conversación de correo electrónico que tiene más de 10 mensajes sin una resolución, considere la posibilidad de llamar o convocar una reunión para tratar el problema. El correo electrónico no siempre es un medio eficaz para resolver problemas complejos.
Haga acuse de recibo de los mensajes que requieren una respuesta más extensa. Si está demasiado ocupado para responder inmediatamente de forma desarrollada, haga saber al remitente que se ocupará del asunto y responderá a una hora o fecha determinadas. Marca el mensaje para recordarte que debes responder más tarde.
Use Importancia alta (
) con moderación.Nota
Incluso si ha configurado una regla de envío retrasado, marcar un mensaje con Importancia alta hace que se envíe inmediatamente.
Si está haciendo una pregunta y hay varias personas que podrían responder, elija solo una persona en lugar de enviar su pregunta a un grupo.
La clave para escribir buenos mensajes de correo electrónico es empatizar con sus destinatarios.
Cuando envíe un mensaje a alguien de quien necesita una respuesta, haga lo siguiente:
- Márquela usted mismo al enviarla.
- Cambie el nombre de la tarea de correo electrónico marcada en la barra de To-Do para empezar con Seguimiento.
- Márquelo con la categoría @en espera.
Cuando realice estos tres pasos, sabe que la siguiente acción es enviar otro mensaje o buscar una respuesta.
Recomendación
Recordarse que envíe otro mensaje suele ser más eficaz que marcar el mensaje para el destinatario. De igual modo, si promete hacer algo en un mensaje, márquelo para usted, de modo que en la barra Tareas pendientes haya una que se lo recuerde.
Lo que no se debe hacer
- No utilice material de papelería.
- No incluya a su gerente en todos los mensajes que envíe.
- No envíes un mensaje cuando estés enojado. Es mejor escribirlo, guardarlo en la carpeta de borradores y retomarlo más adelante.
- No espere una respuesta rápida al enviar mensajes largos (más de dos párrafos).
- No envíes un mensaje de seguimiento menos de un día después del primer mensaje. Si no recibes una respuesta a tiempo, intenta usar el teléfono o la mensajería instantánea.
- No use confirmaciones de lectura ni confirmaciones de entrega en todos los mensajes que envíe. Úselas solo si no está seguro de si los destinatarios recibirán el mensaje.
-
No adjunte banderas ni importancia alta a todos los mensajes que envíe. Los destinatarios acabarán ignorándolos.
- No escriba TODO EN MAYÚSCULAS.
- No envíe datos adjuntos, sino vínculos.
- No expanda las listas de distribución ni los grupos de contactos. Al expandir las listas de distribución, los mensajes resultan más difíciles de leer y hacen que vayan a las carpetas de correo incorrectas.
- No uses el sarcasmo. Tu humor puede ser malinterpretado.
- No escriba algo que no quiera que todos en su empresa lean. Nunca se sabe dónde puede acabar su mensaje de correo electrónico.
- No uses fuentes cursivas o muy artísticas que sean difíciles de leer.
- No use fuentes rojas, ya que son difíciles de leer y pueden interpretarse como críticas.
- No envíe una respuesta a todos a una lista de distribución o a un grupo de contactos que pida que se quite. Nunca.
Reglas para grupos de contactos y listas de distribución (DL)
- Si responde a un grupo de contactos de gran tamaño, siga todas las cosas que se deben y no se deben hacer en los correos electrónicos.
- Si necesita más información de una persona o está investigando el problema por separado, responda a la lista de distribución completa para que todos sepan que está respondiendo y, por separado, responda a la persona por separado. Asegúrese de responder a la lista de distribución después de que se resuelva el problema con la resolución. Si lo hace, otras personas de la lista de distribución pueden hacer referencia a la resolución.
Cómo redirigir a los usuarios
Si alguien envía un mensaje a una lista de distribución de la que usted es miembro y el mensaje sería mejor respondido por otra persona u otra lista de distribución, haga lo siguiente:
- Responda con la lista de distribución correcta o la persona en la línea Para .
- Haga que se envíen las respuestas a la lista de distribución o persona correcta.
- No coloque la lista de distribución original en la línea CCO porque el mensaje no se filtrará por las reglas de otras personas. En su lugar, deje la lista de distribución en la línea Para o Cc .
Cómo ser eliminado de una lista de distribución
Si recibe correo de una lista de distribución en la que no desea estar, envíe un mensaje al administrador de red o al propietario de la lista de distribución y solicite que se quite. No responda a toda la lista de distribución. Para buscar el propietario de la lista de listas de distribución, haga doble clic en el nombre de la lista de distribución.
Cómo insertar comentarios
Agregar comentarios en línea al correo electrónico que recibe es una forma conveniente de responder preguntas y responder directamente a los problemas. Un procedimiento recomendado es hacer lo siguiente:
En el mensaje, mencione que va a responder mediante comentarios. Por ejemplo, puede escribir "Ver mis comentarios más abajo".
Diferencie su texto del mensaje original. Algunas sugerencias:
- Cambiar el color de fuente
- Anteponer su nombre o iniciales entre corchetes, por ejemplo, [Melissa], [MM]
- Cambiar la fuente a cursiva, negrita o ambas
No borre nada que no haya escrito.
Cuándo usar Cco
Use la característica CCO para quitar a las personas de una conversación de correo electrónico cuando considere que ya no necesitan el correo electrónico adicional o si el tema de conversación ha cambiado.
Por ejemplo, si usted es una de las cinco personas que reciben una pregunta y desea responderla, mueva a las otras cuatro personas a la línea CCO y diga algo como "CCO Joe, Jeff, James y Jennifer. Aquí está la respuesta..." Los mensajes futuros estarán solo entre usted y el remitente original.
No use el cuadro CCO para informar a un tercero (por ejemplo, su administrador) de un mensaje confidencial. Es posible que el destinatario del cuadro CCO no se dé cuenta de que ha recibido un cuadro CCO y puede responder a todos, exponiendo que ha recibido un cuadro CCO. Esto puede parecer un comportamiento furtivo de su parte.
En lugar de usar el cuadro CCO para informar a un tercero de un problema, reenvíe el mensaje después de enviarlo.
Preparación para las vacaciones
Si usa Outlook con Microsoft 365, una cuenta de Outlook.com, Hotmail.com o Live.com o una cuenta de Microsoft Exchange, puede configurar un mensaje de fuera de la oficina para informar a las personas dentro de su organización de que se ha ido.
Como práctica recomendada, siga los consejos de Agregar tiempo fuera de la oficina a los calendarios de Outlook de los compañeros de trabajo.
Si usted o su administrador han creado un calendario de vacaciones compartido, asegúrese de publicar sus vacaciones allí. Si todos usan el calendario compartido, no es necesario enviar una solicitud de reunión por separado para que todos sepan que está ausente, como se indica en el artículo mencionado anteriormente, pero un mensaje de correo electrónico puede servir de recordatorio.