Objetivo de la administración de proyectos: comunicar información del proyecto

Comunicar la información del proyecto suele ser difícil, ya sea para obtener información sobre el estado del equipo o para comunicar el estado del proyecto a los ejecutivos. Obtenga información sobre cuándo y cómo comunicar y reportar información del proyecto. De lo contrario, la colaboración efectiva se ve afectada y el éxito de su proyecto podría estar en riesgo. Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project.

Consejos de gestión de proyectos antes de empezar. . .

• Enumerar las partes interesadas Antes de que comience un proyecto, averigüe quiénes son las partes interesadas. Una forma segura de detener un proyecto es olvidar a una parte interesada crítica que tiene un impacto en su proyecto.
• Ponga en marcha un plan de comunicación pronto Diseñe estrategias y procesos de comunicación en su proyecto antes de que comience el proyecto. Aún mejor, haga que los procesos de comunicación aparezcan como una tarea en las primeras líneas de su proyecto para que esta parte crítica de la colaboración se convierta en el compromiso de todos.
• Comunicarse a menudo Recopilar información sobre el estado de las tareas una vez a la semana es lo correcto para evitar problemas antes de que se intensifiquen. Si se comunica con más frecuencia, es posible que los miembros del equipo dejen de enviar actualizaciones debido al tiempo adicional para prepararlas.
• Buscar problemas Si todo parece ir bien porque no has escuchado nada negativo, probablemente te dirijas a problemas. Incluso los proyectos mejor ejecutados tienen problemas. Tu trabajo es ir a buscarlos antes de que se conviertan en problemas mayores.
• Usar tecnología adecuada Comprenda las necesidades de comunicación de los miembros del equipo y las partes interesadas. Por ejemplo, los miembros del equipo que informan sobre el estado de la tarea pueden querer usar el correo electrónico o Project Online, mientras que un ejecutivo puede preferir un gráfico o una tabla dinámica bien presentados. Aquí hay una lista de programas que puede usar para ayudar en la comunicación.

Aplicación	Ventajas	Inconvenientes
Project	Tener herramientas de presentación integradas para todos los niveles de partes interesadas. Tiene vistas de escala de tiempo y planificador de equipo fácilmente comprensibles. Exporta datos a Excel y Visio para la comunicación de datos complejos.	Es posible que su empresa no use Project. Los proyectos en los que trabaja su empresa pueden ser demasiado pequeños para aprovechar un potente software de programación.
Project Online	Recomendado para comunicaciones avanzadas e informes de información de proyectos en toda la organización. Puede comparar el estado de varios proyectos o de una cartera de proyectos.	Las empresas más pequeñas pueden necesitar la ayuda de consultores para instalar y usar Project Online.
Excel	Project puede exportar datos a Excel para realizar análisis avanzados, como ANOVA y análisis de valor acumulado. Ideal para la planificación temprana de proyectos o para entregables de alto nivel que luego se pueden agregar a Project.	Excel carece de características de programación automatizada para proyectos más complejos.
Word	Ideal durante la fase de inicio, cuando necesitas compartir documentos de planificación como presupuestos y entregas.	No es ideal para presentaciones visuales para partes interesadas ejecutivas. Use en su lugar la funcionalidad de informes propios de Excel, Visio, PowerPoint o Project.
SharePoint	Ofrece características de sincronización sin Project Server. Los cambios en una lista de tareas se reflejarán en la otra.	Costoso de implementar en toda la empresa. Si no tiene los recursos de la empresa para instalar SharePoint, puede usar Microsoft 365 con SharePoint Online.
PowerPoint	Ideal para presentaciones impactantes para partes interesadas ejecutivas.	Los analistas e ingenieros pueden querer gráficos más detallados para análisis presupuestarios complejos.
Visio	Ideal durante las fases iniciales de un proyecto en el que necesita comunicar los procesos empresariales y de fabricación con diagramas de flujo u otros diagramas.	Puede presentar demasiada información para una audiencia ejecutiva. En su lugar, use las características de informes propias de Project.
Microsoft Teams	Ideal para equipos en diferentes ubicaciones. Puede compartir información del proyecto con mensajería instantánea, voz, vídeo o durante reuniones en línea.	Puede requerir un departamento de TI para la implementación.

Comunicar información del proyecto

Comprobar las actualizaciones de estado de Project Online	Si su equipo usa Project Online, descargue las actualizaciones de estado de las tareas desde el servidor antes de comunicarse con el equipo sobre el progreso del proyecto.
Realizar un seguimiento del progreso de su programación, desde lo sencillo hasta lo más especializado	Hay formas sencillas de seguir el progreso y hay formas más complejas. Encuentre la manera que mejor se adapte a su proyecto y a su equipo.
Comunicar información de valor acumulado	La captura de información de valor acumulado es un paso más avanzado, pero muy poderoso, para descubrir lo bueno y lo malo del rendimiento del proyecto. Los hechos de alto nivel que adquiera de esto es lo que sus partes interesadas quieren ver.
Crear un informe de proyecto	Con Project, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de utilizar ningún otro software. A medida que trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente, sin necesidad de actualizarla manualmente.
Sincronizar con una lista de tareas de SharePoint	Los miembros del equipo podrán ver la programación y actualizar su trabajo en SharePoint, y usted verá los cambios en el proyecto. Y viceversa.
Usar Microsoft 365	Comunicar información del proyecto mediante Microsoft 365. Siempre que trabaje en un equipo con conexión a Internet, puede trabajar en documentos con versiones completas de Word, Excel, PowerPoint o OneNote, a petición y en cualquier lugar.
Publicar cambios de tareas en el servidor	Cuando realice cambios en las tareas, publíquelos en Project Online para que todos tengan la información correcta para continuar con su trabajo.
Comunicarse con Microsoft Teams	Si los usuarios no pueden asistir a una reunión, use Teams para compartir información del proyecto. Comparta diapositivas de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel o un bloc de notas de OneNote para compartir planes de proyecto. People puede participar en reuniones en línea en su oficina, en casa o mediante su dispositivo móvil.

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