¿Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? ¿O una cartera con un entregable? Tal vez no, pero la terminología de la gestión de proyectos puede ser confusa, y este artículo puede ayudarte a resolverla.
En este artículo
- Orientarse: fases, procesos, carteras y productos
- El resultado: los entregables del proyecto
- ¿Cómo encaja Microsoft Project en su sistema de gestión de proyectos?
- ¿No has tenido suficiente? ¿Aún quieres obtener más información?
Orientarse: fases, procesos, carteras y productos
Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que ocurren de acuerdo con un cronograma y que producen algún tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, sin relación con otros trabajos que se realizan en una organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de esfuerzos más amplios, como fases, procesos, programas y carteras.
Fases
Los proyectos se pueden programar en fases, de modo que varios proyectos relacionados con el mismo objetivo se puedan administrar juntos. Por ejemplo, una organización benéfica tiene una recaudación de fondos cada año. Para administrar todos los proyectos asociados a la función, agrupan los proyectos en tres fases: Planificación, Día del evento y Seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.
| Fase | Proyectos | Salida de fase |
|---|---|---|
| Planeación |
|
Documento de plan de eventos completado |
| Día del evento |
|
El evento se ejecuta según lo planeado |
| Follow-Up |
|
Documento post-mortem completo |
Procesos
Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar interrelacionadas para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de tickets de centro de llamadas y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y capacitar al personal de soporte para un centro de llamadas.
| Proyecto 1 | Proyecto 2 |
|---|---|
Actividades:
|
Actividades:
|
|
Salida: Sistema de tickets del centro de llamadas |
Salida: Personal de soporte técnico del centro de llamadas |
El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forma un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene una salida de un centro de llamadas completamente funcional.
| Proceso |
|---|
Actividades del proyecto 1:
|
Actividades del proyecto 2:
|
|
Salida del proceso: Centro de llamadas en pleno funcionamiento |
Programas
Un programa es un grupo de proyectos que se gestionan juntos para aprovechar al máximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una empresa constructora que está trabajando en una nueva subdivisión administra cada casa de la subdivisión como un proyecto separado. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisión, la empresa puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión en su conjunto y planificar la incorporación de recursos de terceros, como camiones de concreto o paisajistas.
| Programa | Proyectos |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Carteras
Algunos gerentes de proyectos pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos comerciales estratégicos correspondientes. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software ha identificado tres objetivos comerciales estratégicos: "Innovar en la industria", "Desarrollar software seguro" y "Brindar atención al cliente de primer nivel". La organización establece carteras para cada uno de estos objetivos (Innovación, Seguridad y Soporte) y alinea los proyectos y programas actuales dentro de estas carteras.
| Portafolio | Proyectos y programas |
|---|---|
| Innovación |
|
| Seguridad |
|
| Soporte técnico |
|
El resultado: los entregables del proyecto
Todos los proyectos, las fases y los procesos producen algún tipo de resultado, denominado entregable. Por lo general, un entregable es algún tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completo. Los entregables pueden ser productos o bienes, pero también pueden ser resultados o servicios. En la tabla siguiente se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entregas.
| Tipo de entrega | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Producto | Un elemento tangible que es el resultado de un proyecto, fase o proceso. Los productos pueden ser entregables independientes o pueden ser un componente de un entregable más grande. | Documento, programa de software, casa |
| Resultado | El resultado de un proyecto, fase o proceso completado. | Proceso revisado de clasificación de errores, nueva estructura organizativa, directrices para la construcción ecológica |
| Servicio | Resultado de un proyecto, fase o proceso que permite a una organización realizar una función empresarial. | Centro de llamadas en pleno funcionamiento, mesa con personal en una conferencia, servicio de despacho de radio |
¿Cómo encaja Microsoft Project en su sistema de gestión de proyectos?
Retrocediendo aún más, un "sistema" de gestión de proyectos se refiere al conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se utilizan para programar y realizar un seguimiento de los proyectos. Microsoft Project es una herramienta dentro del sistema de administración de proyectos más amplio. Los proyectos, también denominados planes de proyecto, se guardan como archivos independientes dentro de Project 2010 y se pueden agrupar en esfuerzos mayores, como fases, procesos, programas y carteras.