Resumen: Obtenga información sobre cómo integrar tipos de contenido y flujos de trabajo en la solución de administración de documentos de SharePoint 2013.
En este artículo se describen los tipos de contenido y los flujos de trabajo y se proporcionan instrucciones sobre cómo planear su integración en la solución de administración de documentos de SharePoint Server 2016. Un tipo de contenido es una colección reutilizable de metadatos (columnas), flujo de trabajo, comportamiento y otras configuraciones para una categoría de elementos o documentos en una lista o biblioteca de documentos de SharePoint Server 2016. Los tipos de contenido permiten administrar la configuración de una categoría de información de forma centralizada y reutilizable. Un flujo de trabajo le permite adjuntar un proceso de negocio a elementos de SharePoint Server 2016.
En este artículo:
- Introducción al tipo de contenido
- Tipos de contenido de documentos de planeación
- Tipos de contenido de lista de planes
- Planear flujos de trabajo
- Hoja de cálculo
Antes de usar la hoja de cálculo Tipo de contenido y planeamiento del flujo de trabajo (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluida en este artículo para planear los tipos de contenido y los flujos de trabajo, asegúrese de haber leído Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint 2013 y de haber completado las hojas de trabajo "Analizar el uso de documentos" y "Participantes del documento" asociadas a ese artículo.
Introducción al tipo de contenido
Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, un documento o una carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar lo siguiente:
- Propiedades para asociar con elementos de su tipo.
- Metadatos para asociar a elementos de su tipo.
- Flujos de trabajo que se pueden iniciar a partir de elementos de su tipo.
- Directivas de administración de información para asociar con elementos de su tipo.
- Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento).
- Características personalizadas.
Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Al hacerlo, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.
Nota
También puede asociar propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas directamente a una lista o biblioteca. Sin embargo, al hacer esto se pueden limitar estas asociaciones a la lista o biblioteca y no se pueden reutilizar en la solución. En SharePoint Server 2016, los flujos de trabajo de nivel de sitio se pueden asociar a varias listas o bibliotecas.
Las bibliotecas de documentos y las listas pueden contener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener documentos y gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca contiene varios tipos de contenido, se aplica lo siguiente:
- De forma predeterminada, el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permite a los usuarios seleccionar entre todos los tipos de contenido disponibles al crear un nuevo elemento. Los propietarios de tipos de contenido pueden configurar el comando Nuevo para mostrar solo determinados tipos de contenido.
- Se muestran las columnas asociadas a todos los tipos de contenido disponibles.
Puede definir tipos de contenido personalizados en la galería de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido principal, como Documento o Elemento. Después de definirlo en un sitio, un tipo de contenido personalizado está disponible en ese sitio y en todos los sitios debajo de ese sitio. Para que un tipo de contenido esté disponible más ampliamente en una colección de sitios, defínalo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior. En SharePoint Server 2016, también puede crear un tipo de contenido personalizado dentro de un centro de tipos de contenido que se define en una instancia de servicio de metadatos administrados. Cuando se crea en un centro de tipos de contenido, estará disponibles para otras colecciones de sitios que formen parte de aplicaciones web asociadas a esa instancia de servicio de metadatos administrados.
Nota
El servicio de metadatos administrados y el concentrador de tipos de contenido no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.
Por ejemplo, si su organización usa una plantilla de contrato determinada, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios, puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato y los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato. A continuación, cualquier biblioteca de documentos de la colección de sitios a la que asocie el tipo de contenido de contrato incluirá todas estas características y permitirá a los autores crear nuevos contratos basados en la plantilla.
En los sitios basados en SharePoint Server 2016, cada elemento de lista o biblioteca predeterminado, como Contacto, Tarea o Documento, tiene un tipo de contenido principal correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipo de contenido principales como puntos de partida y basar los nuevos tipos de contenido en los existentes según sea necesario.
Los tipos de contenido se organizan en una jerarquía que permite que un tipo de contenido herede sus características de otro tipo de contenido. Esta herencia permite que clases de documentos compartan características entre una organización y permite a los equipos personalizar estas características para determinados sitios o listas.
Por ejemplo, todos los documentos entregables por el usuario en una empresa pueden requerir un conjunto de metadatos, como el número de cuenta, el número de proyecto y el jefe de proyecto. Al crear un tipo de contenido entregable por el cliente de nivel superior del que heredan todos los demás tipos de documentos entregables por el cliente, se asegura de que la información necesaria, como números de cuenta y números de proyecto, se asociará con todas las variantes de documentos entregables por el cliente en su organización. Tenga en cuenta que si el propietario del tipo de contenido agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido entregable del cliente de nivel superior, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que hereden de él, lo que agregará la nueva columna a todos los documentos entregables del cliente.
Integración de propiedades con Office 2016
En el sistema Microsoft Office, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administración de documentos de SharePoint Server 2016, se muestra un Panel de información del documento en la parte superior del documento. El Panel de información del documento muestra un formulario editable de las propiedades del documento en el servidor.
SharePoint Server 2016 facilita la personalización del formulario de propiedad para un tipo de contenido. Al configurar un tipo de contenido, puede iniciar InfoPath 2016, que genera un formulario de propiedades predeterminado que se basa en las propiedades del tipo de contenido. El formulario predeterminado incluye los mismos controles, diseño y esquema que usaría InfoPath 2016 si no se definiera ningún formulario personalizado. A continuación, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con cualquier otro formulario de InfoPath 2016. Por ejemplo, puede agregar el logotipo, las fuentes y la combinación de colores de su empresa a un formulario; conectarlo a un origen de datos personalizado; agregar lógica condicional; y diseñar características de formulario que están disponibles para los usuarios en función de sus roles.
Además de editar las propiedades en el Panel de información del documento, los autores que usan Word 2016 pueden insertar en sus documentos las propiedades definidas en el servidor. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de jefe de proyecto, este nombre se puede insertar en la página de título, en el pie de página o en cualquier otro lugar del documento. Si se asigna un nuevo jefe de proyecto a un proyecto, la propiedad del jefe de proyecto se puede actualizar en el servidor de administración de documentos. Este nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejará en todas las instancias de esta propiedad que se insertaron en un documento.
Uso de metadatos con tipos de contenido
Los metadatos son información sobre un documento que se usa para categorizar y clasificar el contenido. Los metadatos están asociados a un tipo de contenido como una columna. Los metadatos pueden proporcionar información contextual sobre el documento asociándolo con un autor, un tema, un público, un idioma, etc. A diferencia de las propiedades, los metadatos se almacenan como columnas y el motor de búsqueda de SharePoint puede indexarlos y buscarlos.
Los metadatos agregados en el nivel de colección de sitios se pueden asociar con tipos de contenido. Al usar metadatos con tipos de contenido, todos los tipos de contenido posteriores pueden heredar algunos o todos los metadatos del tipo de contenido primario en el nivel de colección de sitios. Los metadatos adicionales se pueden agregar a un nivel inferior, como un solo documento.
Plantillas de columnas
Cada elemento de metadatos asociado a un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o bibliotecas suelen mostrarse gráficamente como columnas de información. Sin embargo, según la vista asociada a la lista, las columnas pueden aparecer en otras formas, como días en una presentación de calendario. En los formularios asociados a una lista o biblioteca, las columnas se muestran como campos.
Puede definir columnas para su uso en varios tipos de contenido. Para ello, créelas en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de plantillas de columna en cada sitio de una colección de sitios. Al igual que con los tipos de contenido, las columnas definidas en la galería de plantillas de columna de un sitio están disponibles en ese sitio y en todos los sitios debajo de él.
Tipos de contenido de carpetas
Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos asociados a una carpeta de una lista o biblioteca. Cuando aplica un tipo de contenido de carpeta a una lista o biblioteca, el comando Nuevo de esa lista o biblioteca incluirá el tipo de contenido de carpeta, lo que permite a los usuarios crear carpetas de ese tipo.
Puede definir vistas en una lista o biblioteca que solo estén disponibles en carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto resulta útil cuando se desea que una carpeta contenga un tipo de documento determinado y que las vistas de esa carpeta muestren solo las columnas que sean relevantes para el tipo de documento que contenga esa carpeta.
Mediante el modelo de objetos de productos de SharePoint, puede personalizar el nuevo comando para un tipo de contenido de carpeta de modo que cuando un usuario cree una nueva carpeta de ese tipo, la carpeta se llene previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas almacenadas en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere que varios archivos contribuyan a un único documento entregable.
Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server 2016 que le permite usar Office 2016 para administrar entregas que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son tipos especiales de carpetas que se usan para administrar una única entrega o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones. Los conjuntos de documentos se crean mediante plantillas extensibles que se proporcionan con SharePoint Server 2016. También puede personalizar las plantillas del conjunto de documentos para representar los productos de trabajo que sean relevantes para su organización. Los conjuntos de documentos también incluyen control de versiones, que le permite capturar el estado del conjunto de documentos completo en varios puntos de su ciclo de vida. Para obtener más información sobre los conjuntos de documentos, vea Planeación de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010).
Tipos de contenido de documentos de planeación
La primera fase de planeación de los tipos de contenido de documentos consiste en revisar cada tipo de documento enumerado en la hoja de cálculo Analizar el uso de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar si un tipo de contenido existente funcionará para ese tipo de documento. Cada tipo de contenido del documento debe heredar su configuración directamente del tipo de contenido del documento principal o de un tipo de contenido que descienda del tipo de contenido del documento. De este modo, se garantiza que las columnas básicas de los tipos de documento, como Título y Creado por, están presentes y que puede asociar una plantilla con el tipo de contenido. Si un tipo de contenido principal (como Documento) es suficiente, escriba el nombre del tipo de contenido en la columna Tipo de contenido de la hoja de cálculo "Analizar el uso de documentos".
Nota
Los tipos de contenido principal admitidos no incluyen archivos PDF.
Para obtener información sobre cómo cambiar los tipos de contenido principales, descargue el documento técnico "Instrucciones para editar tipos de contenido predefinidos y columnas de sitio" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Tipos de contenido de lista de planes
Los elementos de un tipo de contenido de lista incluyen las columnas de metadatos asociadas al tipo de contenido y los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en los elementos de ese tipo de contenido. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista que sea único para su solución. Por ejemplo, en una solución de centro de llamadas para clientes, en la que los profesionales de soporte técnico investigan y resuelven los problemas técnicos de los clientes, se podría usar un tipo de contenido de lista para estandarizar los datos de cada incidente de soporte técnico y realizar un seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.
Planear flujos de trabajo
Los flujos de trabajo implementan procesos empresariales en documentos, páginas web, formularios y elementos de lista en SharePoint Server 2016. Se pueden asociar a bibliotecas, listas o tipos de contenido.
En la administración de documentos, use flujos de trabajo para enrutar documentos de persona a persona para que cada uno pueda completar sus tareas de administración de documentos, como revisar documentos, aprobar su publicación o administrar su disposición. Además, use flujos de trabajo personalizados para mover documentos de un sitio o biblioteca a otro. Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento esté programado para ser archivado.
SharePoint Server 2016 incluye el flujo de trabajo de tres estados, que puede usar para administrar los procesos empresariales que realizan un seguimiento del estado de un elemento a través de tres estados o fases. SharePoint Server 2016 también incluye los siguientes flujos de trabajo que abordan las necesidades de administración de documentos:
- Recopilar comentarios Envía un documento para su revisión.
- Aprobación Envía un documento para su aprobación, a menudo como requisito previo para publicarlo.
- Disposición Administra la expiración y eliminación de documentos.
- Recopilar firmas Enruta un documento para las firmas.
Asocie un flujo de trabajo a un tipo de contenido cuando desee que ese flujo de trabajo esté disponible cuando se use ese tipo de contenido. Por ejemplo, un tipo de contenido de pedido de compra podría requerir la aprobación de un administrador antes de que se pueda completar la transacción. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobación siempre esté disponible cuando se inicie una orden de compra, cree un tipo de contenido de orden de compra y asocie el flujo de trabajo de aprobación con él. A continuación, agregue el tipo de contenido Pedido de compra a las bibliotecas de documentos en las que se almacenarán los pedidos de compra.
Para planear flujos de trabajo para la solución de administración de documentos, analice cada tipo de contenido del documento que tiene previsto implementar e identifique los procesos empresariales que tienen que estar disponibles para ejecutarse en el contenido de ese tipo. A continuación, identifique los flujos de trabajo que tendrá que poner a disposición de ese contenido.
A continuación se muestra una tabla de ejemplo que analiza los flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato.
| Proceso de contrato | Flujo de trabajo de contratos |
|---|---|
| Revisar borradores. | Recopilar comentarios |
| Obtenga la aprobación del gerente y del asesor legal. | Aprobación |
| Resuelva problemas abiertos. | Seguimiento de incidencias |
| Obtener firmas. | Recopilar firmas |
Para obtener más información, consulte [Flujo de trabajo en SharePoint 2013](https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspx
Hoja de cálculo
Utilice la siguiente hoja de cálculo para registrar la información que se trata en este artículo:
- Tipo de contenido y hoja de cálculo de planificación del flujo de trabajo (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
[Flujo de trabajo en SharePoint 2013]https://technet.microsoft.com/sharepoint/jj556245.aspxigure ( flujo de trabajo en SharePoint Server 2013](https://technet.microsoft.com/library/jj658586(v=office.15))SharePoint 2013 para profesionales de TI