Planear conjuntos de documentos en SharePoint Server

Se aplica a
SharePoint Server 2013

Resumen: Obtenga información sobre la característica Conjunto de documentos en SharePoint Server 2013, cómo administrar conjuntos de documentos y planear los tipos de contenido del conjunto de documentos.

En este artículo se describen conjuntos de documentos y se proporcionan instrucciones sobre cómo integrarlos con la solución de administración de documentos de SharePoint Server 2016.

En este artículo:

Acerca de los conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server 2016 que permite a una organización administrar una única entrega, o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos únicos de conjunto de documentos, los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos, y proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.

Para equipos y usuarios de muchas organizaciones, se necesita un conjunto de documentos, o un producto de trabajo, para administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, un equipo legal puede necesitar recopilar, crear y administrar varios documentos, fotos y archivos de audio relacionados con un caso en particular. O bien, un equipo de ventas podría necesitar compilar documentos de varias fuentes para crear y administrar una solicitud de propuesta (RFP) para un cliente potencial. Los conjuntos de documentos proporcionan a esos equipos y usuarios la capacidad de administrar esos conjuntos de documentos como una sola colección, entregable o producto de trabajo. Los propietarios del conjunto de documentos podrán crear una página de bienvenida personalizada que pueda mostrar los elementos incluidos e información importante sobre el producto de trabajo.

En SharePoint Server 2016, las organizaciones que desean crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que crean normalmente. Un tipo de contenido de Conjunto de documentos puede definir tipos de contenido aprobados, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas. A continuación, se pueden crear tipos de contenido de conjuntos de documentos personalizados adicionales a partir del tipo de contenido principal, cada uno heredando las propiedades y la configuración del tipo de contenido del conjunto de documentos principal. Después de agregar el tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que herede los atributos del tipo de contenido del conjunto de documentos mediante el comando Nuevo . Un tipo de contenido de Conjunto de documentos proporciona opciones de configuración adicionales que le permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la página de bienvenida y la vista predeterminada de la Página de bienvenida.

Para obtener más información acerca de los tipos de contenido, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2016, vea Crear y configurar un nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2016.

Administrar conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos de SharePoint Server 2016 comparten muchos de los mismos atributos y propiedades que las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes que debe tener en cuenta al planificar una solución de conjunto de documentos.

  • No hay ningún límite en el número de documentos que pueden existir en un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga de la pantalla pueden estar limitados por el umbral de vista de lista, que de forma predeterminada se establece en 5000 elementos. Se permiten carpetas en conjuntos de documentos, pero no se puede usar la navegación por metadatos en un conjunto de documentos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la posibilidad de superar los umbrales de vista de lista y las preocupaciones de diseño de navegación al determinar cuántos elementos deben existir en un conjunto de documentos. Además, cuando se usa la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede ser mayor que 50 MB. Para una colección o un producto de trabajo con un gran número de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos puede ser una mejor solución.
  • No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que pueden existir en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en las listas estará limitado por el umbral de vista de lista.
  • Cuando se usan metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos que usan metadatos compartidos en un conjunto de documentos, las actualizaciones de metadatos se ejecutarán mediante un trabajo de temporizador cada 15 minutos. Por ejemplo, si tiene 10 documentos en el nivel superior de la biblioteca y un único documento en un conjunto de documentos con metadatos compartidos, el trabajo de tiempo no se ejecutará. Pero si agrega otro conjunto de documentos con 9 documentos más, se ejecutará el trabajo del temporizador.
  • Cuando se usa el enrutamiento de conjuntos de documentos, los conjuntos de documentos que se envían a un organizador de contenido permanecerán en la biblioteca de entrega y serán movidos a la ubicación apropiada por el trabajo de temporizador de procesamiento del organizador de contenido, que de forma predeterminada se ejecuta diariamente.

Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, la característica Conjuntos de documentos debe estar habilitada.

Para habilitar la característica Conjuntos de documentos en una colección de sitios

  1. En la página Configuración del sitio , en Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
  2. En la página Características , en Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.

Una vez habilitada la característica Conjuntos de documentos, puede crear tipos de contenido de Conjunto de documentos.

Documentos de planificación Establecer tipos de contenido

Puede planear los tipos de contenido del conjunto de documentos para la solución mediante la hoja de cálculo Analizar el uso de documentos, que puede completar mediante el artículo Identificación de usuarios y análisis del uso de documentos en SharePoint 2013. A continuación, puede usar la hoja de cálculo Tipo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) para registrar sus decisiones sobre cada nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos que utilizará en su solución.

Para planificar el conjunto de documentos tipos de contenido mediante la hoja de cálculo Tipo de contenido

  1. Escriba Document Set en el campo Tipo de contenido de la hoja de cálculo Tipo de contenido.

  2. Escriba la dirección URL del sitio en el que se definirá el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos. Tenga en cuenta que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los sitios debajo de ese sitio.

  3. Determinar el tipo de contenido primario Escriba el tipo de contenido del conjunto de documentos principal en el campo Tipo de contenido principal de la hoja de cálculo Tipo de contenido. Este será un tipo de contenido de conjunto de documentos básico o un tipo de contenido de conjunto de documentos personalizado que ya ha planeado.

  4. Determinar la configuración del conjunto de documentos Determine y especifique la siguiente configuración del conjunto de documentos en la hoja de cálculo Tipo de contenido:

    1. Determinar los tipos de contenido permitidos Especifique los tipos de contenido predeterminados que se permitirán en este tipo de contenido del conjunto de documentos.
    2. Determinar el contenido predeterminado Si el tipo de contenido del conjunto de documentos que está creando se configurará para crear automáticamente contenido predeterminado al crear una nueva instancia de un conjunto de documentos, puede agregar archivos al conjunto de documentos manualmente. Solo se pueden agregar archivos de los tipos de contenido permitidos para el conjunto de documentos.
    3. Determinar columnas compartidas Especifique si los valores de columna del conjunto de documentos se deben sincronizar automáticamente con todos los documentos incluidos en el conjunto.
    4. Determinar las columnas de la página principal Especifique las columnas que deben mostrarse en la página de bienvenida de cada conjunto de documentos.
    5. Determinar la vista de la página de bienvenida Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos en la página de bienvenida.

  5. Determinar las columnas y el orden de las columnas En la tabla Columnas de plan de la hoja de cálculo Tipo de contenido:

    1. Escriba cada columna que se hereda del tipo de contenido principal. En la columna Nuevo? , escriba No para cada entrada.
    2. Para cada columna adicional, especifique el nombre de una columna predefinida o de una columna que vaya a crear. Escriba los nombres de las columnas adicionales, sus tipos e indique si son nuevas.

  6. En la sección Plantilla de plan de la hoja de cálculo, escriba None.

  7. Determinar los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que es relevante para el tipo de contenido del conjunto de documentos, puede asociarlo opcionalmente con el tipo de contenido. El flujo de trabajo se puede iniciar en cualquier elemento de lista de ese tipo de contenido. Para obtener una explicación completa sobre la planeación del flujo de trabajo, consulte Planear flujos de trabajo. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar qué flujos de trabajo están disponibles, introduzca cada flujo de trabajo para asociarlo al tipo de contenido en la tabla Planificar flujos de trabajo de la hoja de cálculo Tipo de contenido. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido principal, escriba esa información en la columna ¿Nuevo?

  8. Determinar la directiva Una política es un conjunto de reglas para un tipo de contenido; Las características de directiva proporcionan los detalles de cada regla, por ejemplo, si los elementos del tipo de contenido se pueden imprimir o qué acciones deben auditarse en los elementos. Para obtener más información sobre el planeamiento de directivas, vea Plan de directiva de administración de información en SharePoint Server 2013. Después de revisar las directivas y determinar qué características y plantillas de directiva están disponibles, en la sección Planificar una directiva de la hoja de cálculo Tipo de contenido, haga lo siguiente:

    1. Si el tipo de contenido principal tiene configuraciones de directiva, se aplicarán sin cambios en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que las directivas, después de establecerlas, se aplican en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda la configuración de directiva de su tipo primario, en la sección Planificar una directiva de la hoja de cálculo Tipo de contenido, responda Yes a la pregunta "¿Se define la directiva en el tipo de contenido primario?".
    2. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido principal, en el campo Registrar el nombre de la directiva de la sección Planificar una directiva , escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo Registrar el nombre de la directiva de la sección Planificar una directiva , escriba el nombre de la plantilla de directiva.
    3. Si el tipo de contenido actual hereda una o varias características de directiva individuales del tipo de contenido principal, introduzca cada característica de directiva en la tabla Características de la sección Planificar una directiva de la hoja de cálculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva con el tipo de contenido actual, escriba esas características de directiva en la tabla Características . Tenga en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y una directiva por nombre a un tipo de contenido.

Hojas de cálculo

Utilice las siguientes hojas de cálculo para registrar la información que se trata en este artículo:

Identificación de usuarios y análisis del uso de documentos (SharePoint Server 2010)Planeación de flujos de trabajo y tipos de contenido (SharePoint Server 2010)