Planear el control de versiones de documentos, la aprobación de contenido y la desprotección en SharePoint

Resumen: Obtenga información sobre cómo usar el control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección en SharePoint 2013 para controlar las versiones de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

En este artículo se describe cómo planear el uso del control de versiones, la aprobación de contenido y la desprotección en SharePoint Server 2016 para controlar las versiones de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Antes de leer este artículo, debe comprender el proceso de planeación de la administración de documentos descrito en Información general de la administración de documentos en SharePoint 2013.

En este artículo:

• Acerca del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones
• Planear el control de versiones
• Planear la aprobación del contenido
• Planificar la desprotección y el registro

Acerca del control de versiones, la aprobación de contenido y las desprotecciones

SharePoint Server 2016 incluye las siguientes características que pueden ayudarle a controlar los documentos de una biblioteca de documentos:

• El control de versiones es el método mediante el cual se numeran y guardan iteraciones sucesivas de un documento.
• La aprobación de contenido es el método por el cual los miembros del sitio que tienen permisos de aprobador controlan la publicación de contenido.
• La desprotección y la inserción del repositorio son los métodos mediante los que los usuarios pueden controlar mejor cuándo se crea una nueva versión de un documento, así como comentar los cambios que han realizado al proteger un documento.

Debe configurar las opciones de las características de gobernanza de contenido que se describen en este artículo en las bibliotecas de documentos. Para compartir esta configuración entre las bibliotecas de la solución, puede crear plantillas de biblioteca de documentos que incluyan la configuración de gobernanza de contenido. Esto garantiza que las nuevas bibliotecas reflejen las decisiones de gobernanza de contenido.

Para más información sobre el control de versiones, vea Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca.

Planear el control de versiones

El control de versiones predeterminado de una biblioteca de documentos depende de la plantilla de la colección de sitios. Sin embargo, puede configurar el control de versiones para una biblioteca de documentos en función de sus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos puede tener un control de versiones diferente que se adapte mejor al tipo de documentos de la biblioteca. SharePoint Server 2016 tiene tres opciones de control de versiones:

• Sin control de versiones Especifica que no se guardan versiones anteriores de documentos. Cuando no se usa el control de versiones, las versiones anteriores de los documentos no se pueden recuperar y el historial del documento tampoco se conserva porque no se guardan los comentarios que acompañan a cada iteración de un documento. Use esta opción en bibliotecas de documentos que incluyen contenido sin importancia o que nunca cambiará.
• Crear versiones principales Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan mediante un esquema de control de versiones simple (como 1, 2, 3). Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones anteriores conservar, contando desde la versión actual.
  En el control de versiones principales, cada vez que se guarda una nueva versión de un documento, todos los usuarios que tienen permisos para la biblioteca de documentos podrán ver el contenido. Utilice esta opción si no quiere diferenciar entre las versiones de borrador de los documentos y las versiones publicadas. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos utilizada por un grupo de trabajo de una organización, el control de versiones principales es una buena opción si todos los miembros del equipo deben poder ver todas las iteraciones de cada documento.
• Crear versiones principales y secundarias (borrador) Especifica que las versiones numeradas de los documentos se conservan mediante un esquema de versiones principales y secundarias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0 o 2.1). Las versiones que terminan en .0 son versiones principales y las versiones que terminan con extensiones distintas de cero son versiones secundarias. Las versiones principales y secundarias anteriores de los documentos se guardan junto con las versiones actuales. Para controlar el efecto en el espacio de almacenamiento, puede especificar cuántas versiones principales anteriores se conservarán, contando desde la versión actual. También puede especificar cuántas versiones principales que se conservarán deben incluir sus respectivas versiones secundarias. Por ejemplo, si especifica que las versiones secundarias deben conservarse para dos versiones principales y la versión principal actual es 4.0, se conservarán todas las versiones secundarias a partir de 3.1.
  En el control de versiones principal y secundario, cualquier usuario que tenga permisos de lectura puede ver las versiones principales de los documentos. Puede especificar qué usuarios también pueden ver versiones secundarias. Normalmente, se recomienda conceder permisos para ver y trabajar con versiones secundarias a los usuarios que pueden editar elementos, y restringir a los usuarios que tienen permisos de lectura para ver solo las versiones principales.
  Use el control de versiones principal y secundario cuando quiera diferenciar entre el contenido publicado que puede ver un público y el contenido en borrador que aún no está listo para su publicación. Por ejemplo, en un sitio web de recursos humanos que describe las ventajas de la organización, use las versiones principales y secundarias para restringir el acceso de los empleados a las descripciones de las ventajas mientras se revisan las descripciones.

Planear la aprobación del contenido

Use la aprobación de contenido para formalizar y controlar la disponibilidad del contenido para una audiencia. Por ejemplo, una empresa que publica contenido como uno de sus productos o servicios puede requerir una revisión legal y aprobación antes de publicar el contenido.

Un borrador de documento en espera de aprobación de contenido se encuentra en estado Pendiente. Cuando un aprobador revisa el documento y aprueba el contenido, estará disponible para que lo vean los usuarios que tienen permisos de lectura. El propietario de una biblioteca de documentos puede habilitar la aprobación de contenido para una biblioteca de documentos y, opcionalmente, puede asociar un flujo de trabajo con la biblioteca para ejecutar el proceso de aprobación.

La manera en que los documentos se envían para su aprobación varía en función de la configuración de versiones en la biblioteca de documentos:

• Sin control de versiones Si no se usa el control de versiones y se guardan los cambios en un documento, el estado del documento pasa a ser Pendiente. SharePoint Server 2016 conserva la versión anterior del documento para que los usuarios con permisos de lectura puedan seguir viéndolo. Una vez aprobados los cambios pendientes, la nueva versión del documento está disponible para que la vean los usuarios que tienen permisos de lectura y la versión anterior no se conserva.
  Si no se usa el control de versiones y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca en estado Pendiente y los usuarios que tienen permisos de lectura no podrán verlo hasta que se apruebe.
• Crear versiones principales Si se usa el control de versiones principales y se guardan los cambios en un documento, el estado del documento pasa a ser Pendiente y la versión principal anterior del documento está disponible para que la vean los usuarios que tienen permisos de lectura. Una vez aprobados los cambios en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y se pone a disposición de los usuarios que tienen permisos de lectura, y la versión principal anterior se guarda en la lista del historial del documento.
  Si se usa el control de versiones principales y se carga un documento nuevo en la biblioteca de documentos, se agrega a la biblioteca en el estado Pendiente y los usuarios que tienen permisos de lectura no podrán verlo hasta que se apruebe como versión 1.
• Crear versiones principales y secundarias (borrador) Si se usan versiones principales y secundarias y se guardan los cambios en un documento, el autor tiene la opción de guardar una nueva versión secundaria del documento como borrador o crear una nueva versión principal, lo que cambia el estado del documento a Pendiente. Una vez aprobados los cambios en el documento, se crea una nueva versión principal del documento y se pone a disposición de los usuarios que tienen permisos de lectura. En el control de versiones principal y secundario, las versiones principales y secundarias de los documentos se mantienen en la lista del historial de un documento.
  Si se usa el control de versiones mayor y menor y se carga un nuevo documento en la biblioteca de documentos, se puede agregar a la biblioteca en el estado Borrador como versión 0.1 o el autor puede solicitar la aprobación inmediatamente. En este caso, el estado del documento pasa a ser Pendiente.

Planificar la desprotección y el registro

Puede requerir que los usuarios descarguen documentos de una biblioteca de documentos antes de editar los documentos. Las ventajas de requerir la desprotección y el registro de entrada son las siguientes:

• Mejor control de cuándo se crean las versiones de los documentos. Cuando se extrae un documento, el autor puede guardar el documento sin insertarlo en el repositorio. Otros usuarios de la biblioteca de documentos no podrán ver estos cambios y no se creará una nueva versión. Solo se crea una nueva versión (visible para otros usuarios) cuando un autor inserta un documento en el repositorio. Esto le da al autor más flexibilidad y control.
• Mejor captura de metadatos. Cuando se registra un documento en el repositorio, el autor puede escribir comentarios que describan los cambios realizados en el documento. Esto crea un registro histórico continuo de los cambios realizados en el documento.

Si la solución requiere que los usuarios desproteger y desproteger documentos para editarlos, puede usar las características de las aplicaciones cliente de Office 2016 que admiten estas acciones. Los usuarios pueden desproteger documentos, deshacer desprotecciones y proteger documentos desde aplicaciones cliente de Office 2016.

Cuando se extrae un documento, se bloquea para su edición exclusiva por parte del usuario. Cuando el usuario guarde las ediciones en este archivo, los cambios se cargarán y se guardarán en el servidor. Los cambios son privados para el usuario y no son visibles para otros usuarios. Cuando el usuario está listo para proteger el documento, los cambios más recientes se hacen visibles para otros usuarios y se publican.

Desde las aplicaciones cliente de Office 2016, los usuarios también pueden optar por dejar documentos extraídos en el servidor cambiando las opciones de edición de contenido.

Planificación de la administración de documentos en SharePoint 2013