Resumen: Obtenga información sobre los elementos de una solución de administración de documentos y el proceso de planeación de administración de documentos en SharePoint 2013.
Este artículo contiene una descripción de alto nivel de los distintos elementos de una solución de administración de documentos basada en SharePoint Server 2016.
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de su organización: cómo se crean, revisan y publican, y cómo se eliminan o conservan en última instancia. Aunque el término "gestión" implica que la información se controla desde la cima de la organización, un sistema eficaz de gestión de documentos debe reflejar la cultura de la organización que lo utiliza. Las herramientas que utilice para la gestión de documentos deben ser lo suficientemente flexibles como para permitirle controlar estrictamente el ciclo de vida de un documento, si se ajusta a la cultura y los objetivos de su empresa, pero también para permitirle implementar un sistema estructurado de manera más flexible, si eso se adapta mejor a su empresa.
Los elementos de un sistema de gestión documental
Una solución eficaz de gestión de documentos especifica lo siguiente:
- Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear en una organización.
- Qué plantilla usar para cada tipo de documento.
- Qué metadatos proporcionar para cada tipo de documento.
- Dónde almacenar un documento en cada etapa de su ciclo de vida.
- Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
- Cómo mover documentos dentro de la organización ya que los miembros del equipo contribuyen a la creación, revisión, aprobación, publicación y eliminación de los documentos.
SharePoint Foundation 2013 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. SharePoint Server 2016 incluye las mismas características y también agrega las siguientes:
- Qué directivas aplicar a los documentos para que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen los documentos de forma adecuada y se proteja el contenido importante para la organización.
- Cómo manejar los documentos como registros corporativos, que deben conservarse de acuerdo con los requisitos legales y las pautas corporativas.
Para asegurarse de que los trabajadores de la información puedan aprovechar fácilmente estas capacidades sin tener que desviarse de sus operaciones diarias y herramientas familiares, las aplicaciones en el sistema Microsoft Office, como Microsoft Outlook y Word, también incluyen características que admiten cada etapa del ciclo de vida de un documento.
El proceso de planificación
El proceso de planificación de la gestión de documentos consta de los siguientes pasos principales:
Identificación de roles de administración de documentos Asegúrese de que sus planes incorporan los comentarios de los grupos de interés clave de su organización, tiene el mejor equipo para implementar la solución y sabe quién participará en los procesos de gestión de documentos.
Analizar el uso de documentos Después de identificar quién trabaja en documentos, determine los tipos de documentos en los que trabajan y cómo los usan. Para obtener más información, consulte Identificación de usuarios y análisis del uso de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. SharePoint Server 2016 ofrece una variedad de características para ayudar a organizar y almacenar documentos, desde sitios especializados hasta bibliotecas de documentos estructuradas de manera flexible para una creación y colaboración rápidas de documentos. Dentro de una biblioteca, también puede organizar el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener más información, vea Planeamiento de la biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Planear cómo se mueve el contenido entre ubicaciones Puede ser necesario mover o copiar un documento de un sitio o biblioteca a otro en diferentes etapas de su ciclo de vida. Para obtener más información, consulte "Planear el flujo de contenido" en Planificación de la biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Tipos de contenido de planes Use tipos de contenido para organizar la información sobre documentos, como metadatos, plantillas de documento y procesos de flujo de trabajo. Este es un paso importante para ayudarle a organizar sus documentos y aplicar la coherencia en toda la organización. Para obtener más información, vea Tipo de contenido y planeamiento del flujo de trabajo (SharePoint Server 2010).
Planear flujos de trabajo Al planear flujos de trabajo para la organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo se mueven los documentos de un miembro del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento. SharePoint Server 2016 incluye flujos de trabajo para tareas comunes de equipo, como revisar y aprobar documentos. SharePoint Server 2016 también admite la creación e instalación de flujos de trabajo personalizados. Para obtener más información, vea Tipo de contenido y planeamiento del flujo de trabajo (SharePoint Server 2010).
Planear la gobernanza de contenidos Puede planear el grado de control adecuado en función del tipo de contenido o la ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, puede que necesite extraer documentos de una biblioteca determinada para poder editarlos. Para obtener más información, vea Control de versiones, aprobación de contenido y planeación de desprotección (SharePoint Server 2010).
Directivas de planes Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de la información para asegurarse de que los documentos se auditen, conserven y controlen de acuerdo con los requisitos institucionales y legales de su organización. SharePoint Server 2016 incluye directivas que implementan auditorías, retención de documentos y códigos de barras (para asegurarse de que el contenido impreso se pueda correlacionar con las versiones electrónicas correspondientes). Para obtener más información, vea Planeamiento de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010).
Nota
Las directivas no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.
Identificación de usuarios y análisis del uso de documentos (SharePoint Server 2010)
Planificación de la biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010)
Tipo de contenido y planeamiento del flujo de trabajo (SharePoint Server 2010)
Planeación de directivas de administración de información (SharePoint Server 2010)